Как всё успевать: совмещать работу, учёбу и активную жизнь

Первый шаг — оценить количество свободного времени

Прежде чем планировать время на обучение и реализацию других планов, нужно определить, сколько его есть в запасе. Расчёты будут более точными, если сделать их не в часах, а в минутах.

Дмитрий Ткаченко

Эксперт по тайм-менеджменту

Микропотери времени сильно влияют на общую эффективность. Кажется, что 5 минут — это немного. Но если каждый час в течение 8-часового рабочего дня отвлекаться на 5 минут, а затем сложить эти перерывы — получится 40 минут. Уже ощутимо.

И обратная сторона: если в течение активного дня нужно найти дополнительное время — можно сократить обычные дела на те же 5 минут. Спим 8 часов, бодрствуем 16. 16 умножаем на 5, получаем дополнительные 1,5 часа в день.

Правда, далеко не всегда можно объединить эти минуты в единый блок. Тогда в такие короткие промежутки можно закрывать небольшие дела: ответить на сообщения, свериться с планами, заказать доставку, сделать гимнастику, то есть провести время с пользой.

Если у вас на работе принят стандартный 8-часовой график, с подсчётом не возникнет проблем: на выполнение рабочих задач в таком случае у вас есть 450 минут — с учётом одного часа на обед и двух условных перерывов по 15 минут.

Если вы занимаетесь фрилансом, и в течение недели нагрузка распределяется неравномерно, постарайтесь сформировать усреднённый тип дня.

Пример расчёта: в сутках 1 440 минут, и при стандартном рабочем графике в остатке у вас должно получиться 990 минут. На фрилансе эта цифра может варьироваться в большую или меньшую сторону.

Дальше нужно исключить время на:

• рутину: гигиену, перекусы, покупку продуктов, готовку, уборку и так далее;
• семейные и прочие обязанности: например, прогулку с детьми или встречи с друзьями;
• дорогу до офиса и обратно;
• сон — на него закладывайте не меньше 7 часов (420 минут), а лучше 8–9 часов (480–540 минут).

Оставшееся количество минут — это и будет свободное время, которое вы можете запланировать на обучение и саморазвитие.

В остатке получилось 210 минут — это 3,5 часа. Даже если из них мы отнимем 2 часа на отдых и хобби, в запасе ежедневно остаётся ещё 1,5 часа. Как раз их и можно запланировать на обучение.

Какие правила тайм-менеджмента могут помочь

Найти свободное время и запланировать на него дела довольно просто, но следовать плану на практике получается не всегда. Наш пример, скорее, идеал, но он вполне может быть реальным. Чтобы задачи оставались в рамках расчётов и на учёбу действительно оставалось время, полезно внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент.

Дмитрий Ткаченко

Эксперт по тайм-менеджменту

Последнее время всё в мире меняется быстрыми темпами, поэтому актуальность навыков тайм-менеджмента только возрастает. Ещё 10 лет назад дополнительное обучение было опцией, которая особо не влияла на жизнь, работу и востребованность специалистов на рынке труда. Сегодня учиться, расширять и обновлять свои компетенции — это необходимость.

Но не у всех людей получается грамотно спланировать день и выделить время на учёбу. Самая распространённая ошибка — использование отдельных инструментов тайм-менеджмента. Например, только списков задач или календаря. Либо другой вариант — человек может использовать и списки, и календарь, но при этом не придерживаться правил работы с входящей информацией.

Отдельные инструменты помогают решать локальные задачи, но чтобы использовать всё своё время эффективно, необходимо выстраивать систему тайм-менеджмента. Расстановка приоритетов, планирование задач и времени по сферам жизни, организация рабочего пространства, отдыха, работы с информацией — всё это части элементов системы.

Теперь когда вы знаете, сколько времени у вас ежедневно есть в запасе, нужно выбрать, как его сознательно провести. Расскажем об установках, которые в этом помогут — особенно если использовать их в комплексе.

Ставьте цели

Чтобы достичь желаемого, нужно поставить чёткую цель и определить сроки — это поможет сфокусироваться на том, что действительно важно.

Цели можно разделить на долгосрочные и краткосрочные. Долгосрочные цели — своего рода курс, которому вы выбираете следовать. Они затрагивают большие промежутки времени: год, 3, 5, 10 и более лет. Это может быть покупка квартиры, переезд в другую страну, получение образования и так далее.

Среди долгосрочных целей есть те, которые требуют регулярных действий, иначе прогресс обнуляется. К ним относятся спортивные результаты, изучение иностранного языка, похудение, налаживание отношений с другими людьми.

Краткосрочные цели — как раз те шаги, которые приближают к достижению долгосрочных. Они чётко определены, с конкретными дедлайнами, а их результат легко измерить.

Подумайте, к чему вы хотите прийти через год или несколько лет, и определите этапы реализации своей мечты. Например, вы решили освоить новую специальность — это долгосрочная цель. Разделите её на несколько краткосрочных: профориентационное тестирование, выбор курса, учёба по модулям, подготовка и защита дипломного проекта. Сформулируйте из этого конкретные задачи, которые сможете добавлять в свои ежедневные планы. Для начала можно:

Пройти тест на профориентацию.

Сформулировать для себя критерии выбора курса.

Отобрать несколько курсов, сравнить и определиться.

Понять, как проходит обучение, и записаться.

Посетить вводное занятие.

Расставляйте приоритеты

Хочется запланировать многое, но объективно успеть всё невозможно, поэтому нам постоянно приходится делать выбор. В идеале приоритизировать задачи нужно по степени их важности и срочности. Понять разницу не всегда просто, поэтому иногда мы тратим время впустую и не приближаемся к намеченной цели.

Приоритеты можно расставить с помощью матрицы Эйзенхауэра, разделив задачи на четыре категории:

Важное срочное — задачи, часто связанные с форс-мажорами. Они сильно влияют на нашу жизнь в моменте, чаще всего мы даже не думаем о том, чтобы от них отказаться. Их игнорирование может привести к потере денег, репутации, отношений, здоровья.

Важное несрочное — задачи, связанные с долгосрочными целями. Они не имеют горящих дедлайнов, поэтому часто возникает иллюзия, что здесь и сейчас всё в порядке. Однако их невыполнение, как и в случае с важными срочными, может привести к плохим последствиям. Эта группа — предмет тайм-менеджмента, как раз над ней и стоит работать.

Неважное срочное — задачи, которые завтра сделать уже будет нельзя, но особого эффекта от их выполнения сегодня не будет. Они съедают время, при этом приносят мало выгоды. Такие активности часто можно делегировать.

Неважное несрочное — приятные дела, часто мы начинаем их совершать неосознанно. Они не несут практической пользы, но порой отнимают много времени, если их не контролировать.

Вот так может выглядеть матрица Эйзенхауэра с делами на ближайшее время:

Задачи из первого блока нужно выполнять в первую очередь, часто у нас даже нет выбора.

Дальше займитесь вторым блоком — важными несрочными задачами, они ведут к реализации долгосрочных целей. Из примера выше получается:

• первый модуль курса — шаг к тому, чтобы пройти обучение;
• спортзал поможет укрепить здоровье и похудеть;
• планирование летнего отпуска нужно, чтобы качественно отдохнуть.

Третий блок задач стоит делегировать: можно нанять клининг, попросить зайти в сервис кого-то из членов семьи, заказать доставку.

Четвёртый блок — неважное несрочное — постарайтесь взять под контроль, чтобы не тратить время впустую. Не отвлекаться на новостные ресурсы и соцсети помогут блокировщики сайтов, например, BlockSite или Cold Turkey.

Часто мы отвлекаемся на бесполезные занятия, потому что хотим отдохнуть. Но важно помнить, что отдых должен быть качественным, — соцсети вряд ли помогут восполнить ресурс. О том, как правильно организовать отдых, чтобы почувствовать себя лучше, мы недавно писали.

Дмитрий Ткаченко

Эксперт по тайм-менеджменту

Полностью исключить отвлекающие факторы невозможно. Тем более, они бывают разные по своему весу. Например, звонок от ребёнка вроде и отвлекающий фактор, но проигнорировать его нельзя. Здесь просто нужно выделить время и принять решение, что делать в той или иной ситуации. Создать свои правила и чётко им следовать.

Можно начать с того, чтобы выстроить иерархию на основе ценностей. Допустим, жизнь и здоровье человека — безусловный приоритет, семейные ценности и воспитание ребёнка — тоже. И так по нисходящей.

Потом какое-то время нужно позаниматься фиксацией всего, что отвлекает. Телефонные звонки, сообщения в мессенджерах, всплывающая реклама, почтовые уведомления, информация из работающего фоном телевизора, домашние питомцы, шум — кто или что из этого списка заставляет вас отрываться от дел больше всего и почему?

Следующий шаг — на каждое событие придумать варианты действий. Например, с семьёй, знакомыми, коллегами можно договориться. Сказать, что в такое-то время вы заняты, но готовы обсудить возникающие у них вопросы в другое время.

Как ещё можно минимизировать отвлекающие факторы:

• Выключайте телефон или ставьте режим «Не беспокоить», предварительно создав исключение для важных абонентов.
• Домашние смотрят телевизор, не лишать же их этого удовольствия. Сделайте плейлист музыки для работы или учёбы и занимайтесь делами в наушниках.
• Смартфон всё равно нет-нет да моргнёт экраном — уберите его так, чтобы он лежал не в поле зрения.
• Создайте на компьютере отдельный профиль, где на рабочем столе не будет ничего, кроме работы или учёбы.
• Питомцы бывают очень настойчивы, когда хотят есть. Прежде чем заняться делами, налейте им воды и положите корм.
• Заранее подумайте, чем можно занять ребёнка на время, пока вы будете заняты. Безусловно, здесь нужно ориентироваться на то, как долго он может играть самостоятельно.
• Отключите ненужные почтовые рассылки и уведомления, удалите неактуальные для вас чаты в мессенджерах. Просматривайте сообщения только в определённое время.

Вариантов много. Главное — понимать, что отвлекает и с какой периодичностью. Тогда можно подбирать решения под конкретные ситуации.

Мой любимый способ получать пару часов тишины — вставать в 5 утра и спокойно заниматься своими делами, пока все спят. И здесь важно именно вставать раньше, а не ложиться позже, потому что это сильно влияет на работоспособность.

Матрица Эйзенхауэра поможет и в работе. Но если вам ежедневно поступают десятки входящих задач, с расстановкой приоритетов могут возникнуть проблемы. В таком случае лучше запрашивать у коллег два дедлайна: желательный и крайний. А ещё уточнить, почему заказчик хочет раньше получить результат.

При большом потоке горящих задач о степени их важности можно поинтересоваться у руководителя. Или другой вариант — самостоятельно расставить приоритеты и затем получить одобрение начальства.

Планируйте всё, даже личные дела и отдых

На основании обозначенных целей и приоритетов составьте распорядок дня. Удобнее это делать накануне вечером.

Есть разные методы планирования рабочих, учебных и домашних дел. Вот два самых популярных:

• «1–3–5»: планируйте на день не больше 9 задач: одну главную, три менее важные и пять простых, которые тоже продвигают вас к достижению цели, но не требуют больших эмоциональных и временных усилий.
• Метод Шваба: составьте список задач на день и каждой задаче присвойте номер — в зависимости от степени важности и срочности. Затем перепишите список по порядку, начиная с первого номера. Чтобы избежать переутомления, лучше планировать не более шести приоритетных дел. Все входящие в течение суток задачи нужно анализировать и затем гибко встраивать в текущий список, либо переносить на следующий день.

Протестируйте несколько методов планирования, чтобы выбрать наиболее удобный. Учитывайте, что распорядок дня должен быть реалистичным. Человек не может работать и учиться без остановки, личным делам и качественному отдыху тоже важно уделять достаточно времени. Добавьте в список задач то, что доставляет вам удовольствие, например, прогулку на свежем воздухе или встречу с друзьями — это поможет своевременно восстанавливать силы и не допустить эмоционального выгорания.

Старайтесь больше двигаться. Когда к списку рабочих и семейных обязанностей добавляется обучение, физическая нагрузка часто отходит на второй план, как менее приоритетная. Между тем регулярная двигательная активность напрямую влияет на работу мозга и в том числе способствует улучшению памяти, мышления и концентрации внимания.

Если в силу высокой занятости вы не можете посещать спортзал, занимайтесь дома. Чтобы восстановить силы и зарядиться энергией, комплекс физических упражнений лучше подобрать не изнуряющий. Хорошие альтернативы тренировкам — прогулки и йога.

Дмитрий Ткаченко

Эксперт по тайм-менеджменту

Главное правило при планировании отдыха — регулярность. Обычно люди напрягаются до тех пор, пока не упадут от усталости. Перегружают себя, живут большими циклами. И в какой-то момент даже долгожданного отпуска не хватает, чтобы восстановиться. Но ориентироваться нужно не на отпуск или длинные выходные, вроде новогодних каникул или майских праздников, а на каждый конкретный день.

Очень важно высыпаться. Порой нам кажется, что если сегодня мы ляжем позже, то успеем больше сделать. Да, сегодня это, скорее всего, будет так, а вот завтра уже нет. Даже одна бессонная ночь может выбить из рабочего ритма на несколько дней. Вряд ли это сильно скажется на физической активности, но на способности к интеллектуальной деятельности отразится обязательно. Организм человека рационален. Он сделает всё возможное, чтобы спасти себя от перегруза. Сегодня передавили, завтра он по чуть-чуть начнёт экономить энергию.

В идеале ложиться спать нужно в промежутке с 22 до 23 часов, а вставать в 6–7 часов. Продолжительность сна должна быть в пределах 8 часов. Это время крайне необходимо, чтобы организм отдохнул и подготовился к следующему дню.

Также важно чередовать виды деятельности. Позанимались интеллектуальным трудом — переключитесь на физические упражнения. Это своего рода микроотдых, который позволяет поддерживать хороший уровень активности в течение дня. При высоких нагрузках отлично помогает короткий послеобеденный сон. 20–30 минут вполне достаточно, чтобы восстановить силы.

Когда человек высыпается в течение всей недели, то активные выходные дни со сменой обстановки, выездом на природу, прогулками по городу, походами в театр, кино, выставки, музей, в гости отлично разгружают и помогают зарядиться энергией на предстоящую рабочую неделю.

Осваивайте новое постепенно, но регулярно

Нам сложно уделить чему-то сразу много времени, особенно если раньше мы этого не делали. Лучше начать с малого и постепенно увеличивать продолжительность нового занятия, так оно легче войдёт в привычный режим. Дело в том, что наш мозг воспринимает всё новое как угрозу, будь то обучение или переезд в другую страну. Он всячески препятствует изменениям, заставляет нас прокрастинировать.

Дмитрий Ткаченко

Эксперт по тайм-менеджменту

Прокрастинация не возникает на пустом месте, для неё есть предпосылки. Обычно люди начинают прокрастинировать, когда:

• нет необходимых навыков;
• есть много вариантов действий, или не видно их вовсе;
• не очевидны, не понятны результаты предстоящих действий;
• стоит новая задача, но не понятно, как её решать;
• мешают эмоции;
• у задач заниженная или завышенная важность;
• не хватает ресурсов;
• есть непринятые решения.

И все эти предпосылки легко закрываются при развитом навыке планирования. На этапе постановки цели решаются вопросы важности и результатов, как следствие — появляется первичный эмоциональный настрой. На этапе составления плана прогнозируются варианты действий: как решать новые задачи, что делать с ресурсами, в том числе и навыками, которых не хватает. На этапе реализации плана постоянно анализируется ситуация и принимаются необходимые решения, что в процессе выравнивает возникающие перекосы.

Я бы даже сказал, что отсутствие прокрастинации — это признак хороших, жизнеспособных планов.

Работать над новым нужно регулярно, иначе то, что начали осваивать, забудется. Если вы решили, что будете уделять внимание учёбе три раза в неделю по часу, постарайтесь не отклоняться от курса. Зафиксируйте это время в планах, сделайте его неприкосновенным и исключите возможные отвлекающие факторы.

Какие инструменты могут пригодиться

Есть много инструментов и сервисов, которые помогут организовать время, автоматизировать рутину и немного упростить жизнь. Можно начать с этих популярных ↓

Онлайн-календари

Удобны для планирования как рабочих процессов, так и активностей из других сфер. В календаре вы можете расписать задачи на день, месяц, год и при необходимости для каждой установить напоминание.

Google Календарь — привычный многим сервис, можно пользоваться и на смартфоне:

TimeTree позволяет заводить общие календари — их могут вести сразу несколько человек. А ещё события можно комментировать:

Сервисы по созданию заметок

Отличная альтернатива бумажным блокнотам. Кроме текста, в них можно добавлять изображения, аудиофайлы, документы, а ещё копировать веб-страницы и делать в них пометки. Самый простой — Google Keep.

В Evernote больше возможностей: можно распределять задачи внутри заметок, настраивать сроки и напоминания, а ещё быстро искать нужное:

Трекеры привычек

Приложения для закрепления новых навыков напоминают о тренировках, помогают фиксировать результаты, следить за прогрессом и не потерять мотивацию.

Можно попробовать Habit — красочное приложение с понятным интерфейсом:

Сервисы для управления проектами

Один из самых популярных и простых — Trello. Он организован в виде пространства с досками, к которым можно крепить карточки с задачами:

Доски можно использовать разными способами. Чтобы понять, над какими задачами работать в первую очередь, удобно сделать несколько столбцов с обозначением сфер жизни. Дальше выбрать колонки, которые проседают, и описать с позиции результата — определить, что вы хотите улучшить в этом направлении. Затем создать колонку «Действия», а в ней — карточки с конкретными шагами: какие активности запланировать уже на завтра, чтобы продвинуться к своей цели.

Ещё вариант — использовать Trello для приоритизации задач по методу Эйзенхауэра или для планирования долгосрочных целей на год, 3, 5, 10 лет.

Pomodoro

Методика предполагает чередование периодов концентрации на задачах и коротких перерывов. Для контроля времени удобно использовать специальные программы. Самый простой, но функциональный онлайн-сервис — Pomodoro Tracker:

Focus To-Do — приложение для iOS и Android. Кроме Pomodoro, предлагает календарь и визуализирует прогресс: