О смене профессии задумываются многие, однако решаются на переобучение не все. Частая причина — страх, что не хватит времени: на работе копятся задачи, дома тоже ждут дела, а ещё нужно уделить внимание семье и близким.
Совмещать всё действительно непросто, но вполне реально, если грамотно подойти к планированию своего дня. Расскажем, с помощью каких приёмов это можно сделать.
Статья будет полезна тем, кто хочет добавить в свой плотный график учёбу, но продолжать преуспевать и в других сферах жизни.
Первый шаг — оценить количество свободного времени
Прежде чем планировать время на обучение и реализацию других планов, нужно определить, сколько его есть в запасе. Расчёты будут более точными, если сделать их не в часах, а в минутах.
Микропотери времени сильно влияют на общую эффективность. Кажется, что 5 минут — это немного. Но если каждый час в течение 8-часового рабочего дня отвлекаться на 5 минут, а затем сложить эти перерывы — получится 40 минут. Уже ощутимо.
И обратная сторона: если в течение активного дня нужно найти дополнительное время — можно сократить обычные дела на те же 5 минут. Спим 8 часов, бодрствуем 16. 16 умножаем на 5, получаем дополнительные 1,5 часа в день.
Правда, далеко не всегда можно объединить эти минуты в единый блок. Тогда в такие короткие промежутки можно закрывать небольшие дела: ответить на сообщения, свериться с планами, заказать доставку, сделать гимнастику, то есть провести время с пользой.
Если у вас на работе принят стандартный 8-часовой график, с подсчётом не возникнет проблем: на выполнение рабочих задач в таком случае у вас есть 450 минут — с учётом одного часа на обед и двух условных перерывов по 15 минут.
Если вы занимаетесь фрилансом, и в течение недели нагрузка распределяется неравномерно, постарайтесь сформировать усреднённый тип дня.
Пример расчёта: в сутках 1 440 минут, и при стандартном рабочем графике в остатке у вас должно получиться 990 минут. На фрилансе эта цифра может варьироваться в большую или меньшую сторону.
Дальше нужно исключить время на:
- рутину: гигиену, перекусы, покупку продуктов, готовку, уборку и так далее;
- семейные и прочие обязанности: например, прогулку с детьми или встречи с друзьями;
- дорогу до офиса и обратно;
- сон — на него закладывайте не меньше 7 часов (420 минут), а лучше 8–9 часов (480–540 минут).
Оставшееся количество минут — это и будет свободное время, которое вы можете запланировать на обучение и саморазвитие.
Значение →
Количество минут
Работа →
450
Рутина →
120
Семейные и прочие обязанности →
120
Дорога до офиса и обратно →
60
Сон →
480
Остаток — свободное время →
210
В остатке получилось 210 минут — это 3,5 часа. Даже если из них мы отнимем 2 часа на отдых и хобби, в запасе ежедневно остаётся ещё 1,5 часа. Как раз их и можно запланировать на обучение.
Какие правила тайм-менеджмента могут помочь
Найти свободное время и запланировать на него дела довольно просто, но следовать плану на практике получается не всегда. Наш пример, скорее, идеал, но он вполне может быть реальным. Чтобы задачи оставались в рамках расчётов и на учёбу действительно оставалось время, полезно внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент.
Последнее время всё в мире меняется быстрыми темпами, поэтому актуальность навыков тайм-менеджмента только возрастает. Ещё 10 лет назад дополнительное обучение было опцией, которая особо не влияла на жизнь, работу и востребованность специалистов на рынке труда. Сегодня учиться, расширять и обновлять свои компетенции — это необходимость.
Но не у всех людей получается грамотно спланировать день и выделить время на учёбу. Самая распространённая ошибка — использование отдельных инструментов тайм-менеджмента. Например, только списков задач или календаря. Либо другой вариант — человек может использовать и списки, и календарь, но при этом не придерживаться правил работы с входящей информацией.
Отдельные инструменты помогают решать локальные задачи, но чтобы использовать всё своё время эффективно, необходимо выстраивать систему тайм-менеджмента. Расстановка приоритетов, планирование задач и времени по сферам жизни, организация рабочего пространства, отдыха, работы с информацией — всё это части элементов системы.
Теперь когда вы знаете, сколько времени у вас ежедневно есть в запасе, нужно выбрать, как его сознательно провести. Расскажем об установках, которые в этом помогут — особенно если использовать их в комплексе.
Ставьте цели
Чтобы достичь желаемого, нужно поставить чёткую цель и определить сроки — это поможет сфокусироваться на том, что действительно важно.
Цели можно разделить на долгосрочные и краткосрочные. Долгосрочные цели — своего рода курс, которому вы выбираете следовать. Они затрагивают большие промежутки времени: год, 3, 5, 10 и более лет. Это может быть покупка квартиры, переезд в другую страну, получение образования и так далее.
Среди долгосрочных целей есть те, которые требуют регулярных действий, иначе прогресс обнуляется. К ним относятся спортивные результаты, изучение иностранного языка, похудение, налаживание отношений с другими людьми.
Краткосрочные цели — как раз те шаги, которые приближают к достижению долгосрочных. Они чётко определены, с конкретными дедлайнами, а их результат легко измерить.
Подумайте, к чему вы хотите прийти через год или несколько лет, и определите этапы реализации своей мечты. Например, вы решили освоить новую специальность — это долгосрочная цель. Разделите её на несколько краткосрочных: профориентационное тестирование, выбор курса, учёба по модулям, подготовка и защита дипломного проекта. Сформулируйте из этого конкретные задачи, которые сможете добавлять в свои ежедневные планы. Для начала можно:
Пройти тест на
профориентацию.
Сформулировать для себя критерии выбора курса.
Отобрать несколько курсов, сравнить и определиться.
Понять, как проходит обучение, и записаться.
Посетить вводное занятие.
Расставляйте приоритеты
Хочется запланировать многое, но объективно успеть всё невозможно, поэтому нам постоянно приходится делать выбор. В идеале приоритизировать задачи нужно по степени их важности и срочности. Понять разницу не всегда просто, поэтому иногда мы тратим время впустую и не приближаемся к намеченной цели.
Приоритеты можно расставить с помощью матрицы Эйзенхауэра, разделив задачи на четыре категории:
Важное срочное — задачи, часто связанные с форс-мажорами. Они сильно влияют на
нашу жизнь в моменте, чаще всего мы даже не думаем о том, чтобы от них отказаться. Их игнорирование может привести к потере денег, репутации, отношений, здоровья.
Важное несрочное — задачи, связанные с долгосрочными целями. Они не имеют горящих
дедлайнов, поэтому часто возникает иллюзия, что здесь и сейчас всё в порядке. Однако их невыполнение, как и в случае с важными срочными, может привести к плохим последствиям. Эта группа — предмет тайм-менеджмента, как раз над ней и стоит работать.
Неважное срочное — задачи, которые завтра сделать уже будет нельзя, но особого
эффекта от их выполнения сегодня не будет. Они съедают время, при этом приносят мало выгоды. Такие активности часто можно делегировать.
Неважное
несрочное — приятные дела, часто мы начинаем их совершать неосознанно. Они не несут практической пользы, но порой отнимают много времени, если их не контролировать.
Вот так может выглядеть матрица Эйзенхауэра с делами на ближайшее время:
Задачи из первого блока нужно выполнять в первую очередь, часто у нас даже нет выбора.
Дальше займитесь вторым блоком — важными несрочными задачами, они ведут к реализации долгосрочных целей. Из примера выше получается:
- первый модуль курса — шаг к тому, чтобы пройти обучение;
- спортзал поможет укрепить здоровье и похудеть;
- планирование летнего отпуска нужно, чтобы качественно отдохнуть.
Третий блок задач стоит делегировать: можно нанять клининг, попросить зайти в сервис кого-то из членов семьи, заказать доставку.
Делегировать — действительно полезно. Поделитесь своими долгосрочными целями с близкими и объясните, почему какое-то время не сможете уделять достаточно времени домашним делам. Не стесняйтесь попросить помощи.
Делегировать можно не только домашние обязанности, но и некоторые рабочие моменты. Возможно, какие-то задачи вы готовы отдать на аутсорс, чтобы высвободить время на более важные дела.
Четвёртый блок — неважное несрочное — постарайтесь взять под контроль, чтобы не тратить время впустую. Не отвлекаться на новостные ресурсы и соцсети помогут блокировщики сайтов, например, BlockSite или Cold Turkey.
Часто мы отвлекаемся на бесполезные занятия, потому что хотим отдохнуть. Но важно помнить, что отдых должен быть качественным, — соцсети вряд ли помогут восполнить ресурс. О том, как правильно организовать отдых, чтобы почувствовать себя лучше, мы недавно писали.
Полностью исключить отвлекающие факторы невозможно. Тем более, они бывают разные по своему весу. Например, звонок от ребёнка вроде и отвлекающий фактор, но проигнорировать его нельзя. Здесь просто нужно выделить время и принять решение, что делать в той или иной ситуации. Создать свои правила и чётко им следовать.
Можно начать с того, чтобы выстроить иерархию на основе ценностей. Допустим, жизнь и здоровье человека — безусловный приоритет, семейные ценности и воспитание ребёнка — тоже. И так по нисходящей.
Потом какое-то время нужно позаниматься фиксацией всего, что отвлекает. Телефонные звонки, сообщения в мессенджерах, всплывающая реклама, почтовые уведомления, информация из работающего фоном телевизора, домашние питомцы, шум — кто или что из этого списка заставляет вас отрываться от дел больше всего и почему?
Следующий шаг — на каждое событие придумать варианты действий. Например, с семьёй, знакомыми, коллегами можно договориться. Сказать, что в такое-то время вы заняты, но готовы обсудить возникающие у них вопросы в другое время.
Как ещё можно минимизировать отвлекающие факторы:
- Выключайте телефон или ставьте режим «Не беспокоить», предварительно создав исключение для важных абонентов.
- Домашние смотрят телевизор, не лишать же их этого удовольствия. Сделайте плейлист музыки для работы или учёбы и занимайтесь делами в наушниках.
- Смартфон всё равно нет-нет да моргнёт экраном — уберите его так, чтобы он лежал не в поле зрения.
- Создайте на компьютере отдельный профиль, где на рабочем столе не будет ничего, кроме работы или учёбы.
- Питомцы бывают очень настойчивы, когда хотят есть. Прежде чем заняться делами, налейте им воды и положите корм.
- Заранее подумайте, чем можно занять ребёнка на время, пока вы будете заняты. Безусловно, здесь нужно ориентироваться на то, как долго он может играть самостоятельно.
- Отключите ненужные почтовые рассылки и уведомления, удалите неактуальные для вас чаты в мессенджерах. Просматривайте сообщения только в определённое время.
Вариантов много. Главное — понимать, что отвлекает и с какой периодичностью. Тогда можно подбирать решения под конкретные ситуации.
Мой любимый способ получать пару часов тишины — вставать в 5 утра и спокойно заниматься своими делами, пока все спят. И здесь важно именно вставать раньше, а не ложиться позже, потому что это сильно влияет на работоспособность.
Матрица Эйзенхауэра поможет и в работе. Но если вам ежедневно поступают десятки входящих задач, с расстановкой приоритетов могут возникнуть проблемы. В таком случае лучше запрашивать у коллег два дедлайна: желательный и крайний. А ещё уточнить, почему заказчик хочет раньше получить результат.
При большом потоке горящих задач о степени их важности можно поинтересоваться у руководителя. Или другой вариант — самостоятельно расставить приоритеты и затем получить одобрение начальства.
Курс- Повысите свою эффективность в личной жизни и работе
- Сосредоточитесь на самом важном
- Найдёте время на себя и близких, отдых и хобби
Планируйте всё, даже личные дела и отдых
На основании обозначенных целей и приоритетов составьте распорядок дня. Удобнее это делать накануне вечером.
Есть разные методы планирования рабочих, учебных и домашних дел. Вот два самых популярных:
- «1–3–5»: планируйте на день не больше 9 задач: одну главную, три менее важные и пять простых, которые тоже продвигают вас к достижению цели, но не требуют больших эмоциональных и временных усилий.
- Метод Шваба: составьте список задач на день и каждой задаче присвойте номер — в зависимости от степени важности и срочности. Затем перепишите список по порядку, начиная с первого номера. Чтобы избежать переутомления, лучше планировать не более шести приоритетных дел. Все входящие в течение суток задачи нужно анализировать и затем гибко встраивать в текущий список, либо переносить на следующий день.
Закладывайте время на форс-мажоры. От внезапных поручений на работе и непредвиденных семейных обстоятельств не застрахован никто, поэтому не планируйте задачи вплотную. Если ничего экстренного за день не случится, вы сможете распорядиться свободным временем на своё усмотрение.
Протестируйте несколько методов планирования, чтобы выбрать наиболее удобный. Учитывайте, что распорядок дня должен быть реалистичным. Человек не может работать и учиться без остановки, личным делам и качественному отдыху тоже важно уделять достаточно времени. Добавьте в список задач то, что доставляет вам удовольствие, например, прогулку на свежем воздухе или встречу с друзьями — это поможет своевременно восстанавливать силы и не допустить эмоционального выгорания.
Старайтесь больше двигаться. Когда к списку рабочих и семейных обязанностей добавляется обучение, физическая нагрузка часто отходит на второй план, как менее приоритетная. Между тем регулярная двигательная активность напрямую влияет на работу мозга и в том числе способствует улучшению памяти, мышления и концентрации внимания.
Если в силу высокой занятости вы не можете посещать спортзал, занимайтесь дома. Чтобы восстановить силы и зарядиться энергией, комплекс физических упражнений лучше подобрать не изнуряющий. Хорошие альтернативы тренировкам — прогулки и йога.
Главное правило при планировании отдыха — регулярность. Обычно люди напрягаются до тех пор, пока не упадут от усталости. Перегружают себя, живут большими циклами. И в какой-то момент даже долгожданного отпуска не хватает, чтобы восстановиться. Но ориентироваться нужно не на отпуск или длинные выходные, вроде новогодних каникул или майских праздников, а на каждый конкретный день.
Очень важно высыпаться. Порой нам кажется, что если сегодня мы ляжем позже, то успеем больше сделать. Да, сегодня это, скорее всего, будет так, а вот завтра уже нет. Даже одна бессонная ночь может выбить из рабочего ритма на несколько дней. Вряд ли это сильно скажется на физической активности, но на способности к интеллектуальной деятельности отразится обязательно. Организм человека рационален. Он сделает всё возможное, чтобы спасти себя от перегруза. Сегодня передавили, завтра он по чуть-чуть начнёт экономить энергию.
В идеале ложиться спать нужно в промежутке с 22 до 23 часов, а вставать в 6–7 часов. Продолжительность сна должна быть в пределах 8 часов. Это время крайне необходимо, чтобы организм отдохнул и подготовился к следующему дню.
Также важно чередовать виды деятельности. Позанимались интеллектуальным трудом — переключитесь на физические упражнения. Это своего рода микроотдых, который позволяет поддерживать хороший уровень активности в течение дня. При высоких нагрузках отлично помогает короткий послеобеденный сон. 20–30 минут вполне достаточно, чтобы восстановить силы.
Когда человек высыпается в течение всей недели, то активные выходные дни со сменой обстановки, выездом на природу, прогулками по городу, походами в театр, кино, выставки, музей, в гости отлично разгружают и помогают зарядиться энергией на предстоящую рабочую неделю.
Осваивайте новое постепенно, но регулярно
Нам сложно уделить чему-то сразу много времени, особенно если раньше мы этого не делали. Лучше начать с малого и постепенно увеличивать продолжительность нового занятия, так оно легче войдёт в привычный режим. Дело в том, что наш мозг воспринимает всё новое как угрозу, будь то обучение или переезд в другую страну. Он всячески препятствует изменениям, заставляет нас прокрастинировать.
Прокрастинация не возникает на пустом месте, для неё есть предпосылки. Обычно люди начинают прокрастинировать, когда:
- нет необходимых навыков;
- есть много вариантов действий, или не видно их вовсе;
- не очевидны, не понятны результаты предстоящих действий;
- стоит новая задача, но не понятно, как её решать;
- мешают эмоции;
- у задач заниженная или завышенная важность;
- не хватает ресурсов;
- есть непринятые решения.
И все эти предпосылки легко закрываются при развитом навыке планирования. На этапе постановки цели решаются вопросы важности и результатов, как следствие — появляется первичный эмоциональный настрой. На этапе составления плана прогнозируются варианты действий: как решать новые задачи, что делать с ресурсами, в том числе и навыками, которых не хватает. На этапе реализации плана постоянно анализируется ситуация и принимаются необходимые решения, что в процессе выравнивает возникающие перекосы.
Я бы даже сказал, что отсутствие прокрастинации — это признак хороших, жизнеспособных планов.
Работать над новым нужно регулярно, иначе то, что начали осваивать, забудется. Если вы решили, что будете уделять внимание учёбе три раза в неделю по часу, постарайтесь не отклоняться от курса. Зафиксируйте это время в планах, сделайте его неприкосновенным и исключите возможные отвлекающие факторы.
Какие инструменты могут пригодиться
Есть много инструментов и сервисов, которые помогут организовать время, автоматизировать рутину и немного упростить жизнь. Можно начать с этих популярных ↓
Онлайн-календари
Удобны для планирования как рабочих процессов, так и активностей из других сфер. В календаре вы можете расписать задачи на день, месяц, год и при необходимости для каждой установить напоминание.
Google Календарь — привычный многим сервис, можно пользоваться и на смартфоне:
TimeTree позволяет заводить общие календари — их могут вести сразу несколько человек. А ещё события можно комментировать:
Сервисы по созданию заметок
Отличная альтернатива бумажным блокнотам. Кроме текста, в них можно добавлять изображения, аудиофайлы, документы, а ещё копировать веб-страницы и делать в них пометки. Самый простой — Google Keep.
В Evernote больше возможностей: можно распределять задачи внутри заметок, настраивать сроки и напоминания, а ещё быстро искать нужное:
Трекеры привычек
Приложения для закрепления новых навыков напоминают о тренировках, помогают фиксировать результаты, следить за прогрессом и не потерять мотивацию.
Можно попробовать Habit — красочное приложение с понятным интерфейсом:
Сервисы для управления проектами
Один из самых популярных и простых — Trello. Он организован в виде пространства с досками, к которым можно крепить карточки с задачами:
Доски можно использовать разными способами. Чтобы понять, над какими задачами работать в первую очередь, удобно сделать несколько столбцов с обозначением сфер жизни. Дальше выбрать колонки, которые проседают, и описать с позиции результата — определить, что вы хотите улучшить в этом направлении. Затем создать колонку «Действия», а в ней — карточки с конкретными шагами: какие активности запланировать уже на завтра, чтобы продвинуться к своей цели.
Ещё вариант — использовать Trello для приоритизации задач по методу Эйзенхауэра или для планирования долгосрочных целей на год, 3, 5, 10 лет.
Pomodoro
Методика предполагает чередование периодов концентрации на задачах и коротких перерывов. Для контроля времени удобно использовать специальные программы. Самый простой, но функциональный онлайн-сервис — Pomodoro Tracker:
Focus To-Do — приложение для iOS и Android. Кроме Pomodoro, предлагает календарь и визуализирует прогресс:
Резюмируем
Объять необъятное нельзя, но успевать работать, учиться, проводить время с близкими и заниматься хобби вполне реально. Просто нужно правильно всё организовать:
- Ставьте долгосрочные и краткосрочные цели. Конкретизируйте образ будущего, а затем определите действия для движения.
- Расставляйте приоритеты. Делегируйте то, что можно, избегайте отвлекающих занятий.
- Планируйте всё до мелочей — не только рабочие задачи, но и свободное время.
- Не забывайте о качественном отдыхе и физической активности.
- Внедряйте новые задачи постепенно, но жёстко фиксируйте время на их выполнение.
- Используйте инструменты для планирования времени и закрепления привычек.
Всё получится! 🙂
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.