Как эффективно адаптировать сотрудников при помощи четырёх инструментов: опыт компании-разработчика МойОфис

---

Адаптационные практики помогут новым сотрудникам снизить уровень стресса из-за смены работодателя

Даже если у сотрудника есть подходящий опыт работы, переход из одной компании в другую — это стресс. Главное опасение новичков — не найти общий язык с командой и руководителем. Но пугает не только адаптация в коллективе. У новичка обязательно возникнет тысяча вопросов: «какие у меня цели на испытательный срок», «как тут всё устроено» и даже простое «куда лучше сходить на обед».

Если компания не позаботилась об онбординге, новый сотрудник остаётся со своими вопросами один на один. Может дойти даже до увольнения: согласно исследованию TalentTech, Нетологии и FL.ru, из-за разочарования во время испытательного срока хоть раз увольнялись 28% россиян.

В МойОфис адаптацией занимаются почти с самого основания компании. На начальных этапах бизнеса новые сотрудники в свой первый рабочий день получали приветственное письмо. В нём были ответы на такие вопросы, как:

• где оформить зарплатную карту;
• у кого получить пропуск в офис;
• где посмотреть список сотрудников с контактами;
• как взять отгул или уйти в отпуск.

В письме были контакты HR и организационная информация: о принятом способе внутренних коммуникаций, обедах, документах, рабочем месте сотрудника, соцсетях компании. Также для представления новым коллегам сотрудник должен был кратко написать о себе — в этом ему помогали наводящие вопросы. При желании новичок мог сдать тест на уровень знания английского языка для последующего обучения в соответствующей группе за счёт компании.

В первые годы работы компании вместе с приветственным письмом отправляли руководство сотрудника с оргструктурой организации. Спустя примерно год после начала его использования мы отказались от такого формата, но сейчас рассматриваем возможность вновь к нему вернуться. Сотрудников стало значительно больше, все люди разные и по-разному потребляют информацию: кому-то лучше заходит видео, кому-то — тексты и приветственные письма. Рассчитываем, что руководство сотрудника как комплексный инструмент поможет новичкам быстрее влиться в коллектив.

За почти 9 лет существования МойОфис количество сотрудников существенно увеличилось: сейчас нас более 600 человек в офисах в разных городах. Компания растёт, поэтому с момента основания мы существенно изменили процесс и продолжаем развивать его сегодня.

---

С чего начинается онбординг в МойОфис

Проводим подготовительный этап

Процесс стартует в тот момент, когда рекрутер сообщает о выходе нового сотрудника службам, которые участвуют в приёме и подготовке рабочего места, включая оборудование, создание учётных записей, подготовку приветственного набора, добавление в рабочие чаты и рассылки.

Этот процесс автоматизирован с помощью собственной разработки МойОфис: рекрутер вносит туда данные о новичке и все ответственные, включая руководителей нового сотрудника, получают уведомление. Коллеги готовят рабочее место, оборудование и документы на оформление: трудовой договор, приказ приёма на работу. Когда новый сотрудник приходит в офис в первый рабочий день, он видит, что его ждали и что всё готово к его приходу.

В первый рабочий день представляем сотрудника, показываем офис

Сотрудник HR-отдела проводит новичку экскурсию по офису и показывает, какой отдел где находится, где переговорки, а где — кухня.

На общей встрече департамента нового сотрудника представляют команде. Также в первый день HR с новым сотрудником пьют кофе и просто общаются.

Не оставляем человека в одиночестве в первый день, но и не навязываемся.

Дарим приветственный набор

Нового сотрудника ждёт подарок от компании. Обычно это брендированный набор: сумка-шопер, блокнот, термостакан, чехол для банковских карт, лента для пропуска, ручка и разные приятные мелочи.

Меняем состав приветственного набора примерно раз в полгода.

Представляем нового сотрудника и рассказываем ему о деятельности компании

Раз в неделю рассказываем о новых сотрудниках в рассылке на всю компанию.

Раз в месяц проводим приветственные встречи, где представители HR, маркетинга, коммерческого департамента, дирекции продуктового маркетинга и дирекции специальных проектов, эксплуатации и внедрения рассказывают о миссии, продукте, истории компании, клиентах и делятся другой полезной информацией.

Проводим индивидуальные встречи с сотрудниками на испытательном сроке

В первые три месяца HR несколько раз встречается с сотрудником, чтобы узнать, как ему работается в компании, понятны ли задачи и процессы. Также HR получает обратную связь о работе новичка от его непосредственного руководителя.

***

Когда началась пандемия и сотрудники перешли на удалёнку, мы внесли небольшие коррективы в процесс адаптации. Например, приветственный набор теперь дарим не в первый день, а при оформлении документов в офисе, а индивидуальные встречи стали проводить как в офлайн-, так и в онлайн-формате — их стало в разы больше. У нас, как и во многих компаниях, в целом увеличилось количество коммуникаций.

Всё перечисленное выше — гигиенический минимум для большинства компаний.

О том, что делает процесс онбординга в МойОфис особенным, расскажем дальше.

---

Какие инструменты помогают эффективно адаптировать новых сотрудников в МойОфис

Приветственные письма

С первого рабочего дня новые сотрудники получают серию писем — письма-помощники с информацией, которая может понадобиться во время испытательного срока и после него.

Вот пример такого письма:

Периодически мы обновляем содержание приветственных писем, опираясь на обратную связь от новых сотрудников, и тестируем различные гипотезы — что важно и полезно новичкам в первое время.

Письма для сотрудников из разных локаций отправляем с разной периодичностью — в каждом офисе есть свои нюансы. Например, новички в Санкт-Петербурге получают 5 приветственных писем, по одному в неделю. В Москве 6 таких писем и уходят они через день.

Мы экспериментируем с частотой отправки, но стремимся к единому процессу.

Первое письмо — запрос информации о себе, про коммуникации и обучение по продукту

Просим написать короткий рассказ о себе для представления коллегам в еженедельной рассылке. Спрашиваем про предыдущее место работы, интересы.

Также в первом письме рассказываем новичку про коммуникации: каким ПО пользуются в его отделе, как правильно поставить встречу в календаре.

Рассказываем про обучение, которое проходит на испытательном сроке: вводная лекция, обучение по продукту. Так мы заранее предупреждаем новичка о встречах, чтобы потом не было удивления, куда и зачем его пригласили.

Второе письмо — про продукты компании

Рассказываем про экосистему МойОфис, как установить обновления и как каждый сотрудник может повлиять на улучшение продуктов.

Руководители и тимлиды МойОфис открыты к диалогу, поэтому предложить свои идеи и варианты решения задач можно ещё на стадии планирования.

Третье письмо — про обучение для саморазвития и преимущества для сотрудников

Мы в МойОфис предоставляем огромное количество возможностей для развития: например, бесплатные занятия английским, участие в образовательных мероприятиях за счёт компании — курсах, тренингах, семинарах, конференциях, в том числе в качестве спикеров, прохождение профессиональной сертификации.

Также в этом письме добавляем ссылки на материалы для самостоятельного изучения и на корпоративную библиотеку.

Четвёртое письмо — о том, как поддерживать баланс работы и жизни, в том числе при помощи инструментов МойОфис

Также рассказываем про наше спортивное приложение Cloud Sport, про скидки от партнёров. Приводим ссылки на группы по интересам — внутренние или в Telegram-каналах, созданных сотрудниками.

В заключительном письме, которое приходит в день окончания испытательного срока, — информация о ДМС

Полис, куда обращаться за помощью, где узнать детали. Ну и пожелание не болеть, конечно ?

Чем хороши приветственные письма

Новичок получает информацию дозированно. Мы не вываливаем на него всё и сразу, а знакомим с процессами постепенно, чтобы было время разложить информацию по полочкам.

К тому же новый сотрудник чувствует ненавязчивую поддержку в первые недели и знает, что мы на связи.

Такой способ адаптации показывает свою эффективность — рекомендуем применить наш опыт. Для этого советуем составить контент-стратегию, определиться с частотой отправки писем и контролировать постепенное вовлечение новичка в рабочий процесс.

Корпоративный портал

У сотрудников должно быть единое информационное пространство — во время адаптации и не только. Это сокращает нагрузку на HR, освобождает от однотипных вопросов и позволяет коммуницировать на всю компанию. В МойОфис таким пространством выступает корпоративный портал.

В приветственных письмах мы кратко рассказываем, что это, и даём ссылку, где новичок может подробнее узнать об устройстве компании.

В первый рабочий день демонстрируем новым сотрудникам возможности портала, чтобы они сами могли находить там ответы на свои вопросы.

На портале есть не только раздел с ответами и вопросами, но и информационно-организационные материалы:

• структура, история, ценности компании;
• список сотрудников с фотографиями и должностями — помогает быстрее влиться в коллектив;
• страницы команд с описанием, чем кто занимается;
• новости, объявления, голосования по инициативам сотрудников, схема рассадки сотрудников в разных городах — последняя, например, помогает найти нужного коллегу не только в своём офисе, но и в командировке.

В том числе через портал мы показываем, как у нас принято общаться. Конструктивное общение — неотъемлемая часть нашей работы. В командах разработки продуктов в основном линейные коммуникации, а не вертикальные, есть немало кросс-командных взаимодействий. Эффективность решения рабочих задач зависит в том числе от конструктивной коммуникации.

Обучение

Рука об руку с адаптацией идёт обучение: мы помогаем освоиться с нашими инструментами работы, получить полезные навыки. Сотрудник узнаёт, как влиться в рабочие процессы, освоить базу по работе с приложениями МойОфис.

Для новых сотрудников обязательно проводим приветственную встречу, на которой рассказываем про бизнес-стратегию компании, информируем о партнёрах, о правильном позиционировании продукта с точки зрения маркетинга и PR, показываем, как связаны наши офисы — способствуем формированию целостной картины о компании.

Нам важно, чтобы каждый сотрудник компании хорошо знал наши продукты. Для этого мы организуем внутренние тренинги и проводим информационно-консультационные встречи по работе с продуктами МойОфис. Видеозаписи таких мероприятий можно посмотреть в удобное время.

Все сотрудники активно используют продукты компании. Несмотря на интуитивно понятные интерфейсы решений, переход на новое ПО у разных людей происходит с разной скоростью. Желающие могут записаться и пройти обучение, которое организует наш центр компетенций «Хаб Знаний».

Индивидуальные встречи

Индивидуальные встречи — это источник прямой обратной связи и кнопка быстрого реагирования для HR и новичка.

В рамках онбординга на таких встречах рекрутер и новый сотрудник обсуждают процесс адаптации: например, насколько комфортно новичку в команде, получает ли он обратную связь от руководителя, есть ли в целом вопросы.

Первая встреча проходит на первой рабочей неделе, следующая — через месяц. Последняя назначается ближе к концу испытательного срока. Трёх встреч обычно хватает, если адаптация проходит гладко.

Если же что-то пошло не так, HR назначает дополнительные индивидуальные встречи для обсуждения и решения вопросов. Перед этим обязательно общаемся с тимлидом, чтобы обратная связь была двусторонней. Если по итогам фидбэка нужно что-то подкорректировать, мы работаем вплотную с сотрудником и тимлидом.

В большинстве команд регулярные индивидуальные встречи с руководителями проводятся и после испытательного срока — мы такой подход только поддерживаем.

После испытательного срока мы отправляем сотрудникам опрос по удовлетворённости адаптационным периодом. Его результаты помогают нам совершенствовать процессы онбординга.