Если в бюджете компании наблюдается временный дефицит и не хватает денег, например, на зарплату сотрудникам и оплату подрядчикам — это называется кассовым разрывом.
Расскажем, почему возникает кассовый разрыв и что поможет не сталкиваться с ним.
Кассовый разрыв — это ситуация, когда бизнесу не хватает денег
Не хватать может на зарплаты, оплату поставщикам, налоги — на что угодно. При этом точно известно, что они обязательно ожидаются позднее, то есть это временное явление.
Кассовый разрыв — это не убыток.
Когда компания убыточна, это значит, что у неё расходов больше, чем доходов.
При кассовом разрыве с прибылью всё нормально — проблема в задержках поступлений денег или стремительных расходах.
Так часто бывает в проектном бизнесе. Компания выполнила заказ, потратив деньги на сырьё, аренду, зарплаты. При этом клиенту дали отсрочку и деньги придут в компанию только через месяц. Прибыль есть, но есть и кассовый разрыв.
Давайте подробнее разберёмся, из-за чего компании попадают в кассовый разрыв.
В каких ситуациях траты опережают поступления
Предоставили отсрочку
Допустим, вы поставщик цветов и даёте клиентам отсрочку на 2 недели. Фактически товар вы реализовали, но денег нет. А нужно платить за аренду, логистику, выдать зарплату. Выходом из ситуации будет сокращать период отсрочки или частично брать предоплату.
Не учли сезонность
Зимой фильтры для бассейна будут продаваться хуже, а аренду склада оплачивать нужно круглый год. В этом случае лучше в сезон позаботиться о будущих расходах и отложить в резервный фонд запасы на следующий период.
Заморозили деньги
Такое часто бывает в торговых и производственных компаниях, которые закупают товар или сырье про запас.
Когда запасов слишком много, деньги в них замораживаются. Сотрудники сидят без денег, зато склад заполнен, к примеру, сапогами, граблями или кирпичами.
Нужно следить за тем, чтобы склад был «поджарым» — товара должно быть столько, сколько необходимо для работы, плюс небольшой запас.
Не запланировали траты
Появились деньги на счёте, и собственник сразу закупает новое оборудование в цех или выводит дивиденды. А через две недели надо платить НДС.
Выход один — планировать поступления и выбытия.
курс- Сможете работать дистанционно и вести несколько проектов одновременно
- Поможете клиентам улучшить финансовые показатели и увеличить операционную прибыль
- Повысите свою ценность как эксперт и станете востребованным специалистом в малом бизнесе
От кассовых разрывов спасает платёжный календарь
Кассовые разрывы чаще всего возникают из-за неправильного планирования денежного потока или отсутствия планирования в принципе.
По опыту компании «Нескучные финансы», если каждый месяц планировать деньги компании, то кассовые разрывы вскоре перестанут возникать.
Удобнее всего для планирования денежного потока использовать платёжный календарь — таблицу для занесения планируемых поступлений и выбытий. Ведение календаря позволит не потратить лишнего.
Пользоваться платёжным календарем несложно:
- вносите в календарь все планируемые поступления в текущем месяце: платежи, кредиты, постоплаты, дотации и инвестиции;
- распишите все планируемые расходы: зарплата, амортизация, ГСМ, аренда, оплата поставщикам, налоги и другое;
- если видите, что кассовый разрыв может наступить, подумайте, как его избежать: перенесите часть оплат на следующий месяц, сократите период отсрочки для клиентов или отложите закупку.
Может случиться и так, что при заполнении платёжного календаря обнаружится, что через две недели случится кассовый разрыв. И это хорошая ситуация, ведь деньги и так закончились бы, но теперь компания заранее узнала об этом и может принять меры. Например, договориться с клиентом о более ранней оплате, отказаться от какой-то траты или передвинуть её на другое время.
Как вести платёжный календарь
Назначить ответственного за заполнение платёжного календаря
Лучше всего поручить эту задачу сотруднику финансового отдела, например, бухгалтеру. Так не возникнет ситуации, когда с календарём одновременно работают все. Например, таргетолог вносит в календарь траты на рекламу, а офис-менеджер в это время отмечает, сколько денег нужно на печеньки и кофе. Если кто-то из них ошибётся с ячейкой, другие данные могут потеряться. В конце месяца приход и расход не сойдутся, а отвечать будет бухгалтер.
Определить центры планирования
Чтобы ничего не упустить, нужно составить список статей расхода и дохода. В каждом таком центре планирования будет свой ответственный: сотрудник, который соберёт и передаст информацию тому, кто заполняет платёжный календарь.
Это может выглядеть примерно так:
- управляющий — планирует расходы на администрирование бизнеса;
- маркетолог — рассчитывает бюджет на продвижение;
- руководитель отдела снабжения — закупает материал, занимается логистикой.
Расписать процесс планирования
Рекомендуем точно знать, кто и когда предоставляет данные ответственному за заполнение календаря.
Например, если еженедельная планёрка проводится во вторник после обеда, копия заполненного календаря должна быть на столе у ключевых сотрудников в понедельник вечером. А для этого в понедельник утром необходимая информация должна быть у бухгалтера.
Внести данные в платёжный календарь
В календаре есть несколько основных разделов: дата, поступления, выбытия, остаток. Нужно указать период планирования, внести статьи планируемых доходов и расходов, а в конце недели уточнить фактические данные. После этого оценивается остаток средств на счете и корректируются финансовые цели на следующие неделю.
Регулярно проводить планёрки и анализировать план‒факт
План-фактный анализ помогает понять, удалось ли заработать или потратить столько, сколько запланировали. Если что-то пошло не так, на планёрке определяют узкие места планирования и находят источник проблемы.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.