12 июля 2024

Деловой этикет: важные принципы и основные правила

Разобраться
Карьера
Знание делового этикета полезно специалистам самого широкого профиля, необходимо руководителям и бизнесменам. Понимание его принципов и правил помогает чувствовать себя увереннее при обсуждении рабочих вопросов и быстрее достигать результатов.

Рассказываем о ключевых аспектах делового этикета, которые позволяют выстраивать более эффективные коммуникации, успешно формировать свой профессиональный имидж и развиваться в карьере.

Редакция Медиа Нетологии

Знание делового этикета полезно специалистам самого широкого профиля, необходимо руководителям и бизнесменам. Понимание его принципов и правил помогает чувствовать себя увереннее при обсуждении рабочих вопросов и быстрее достигать результатов.

Рассказываем о ключевых аспектах делового этикета, которые позволяют выстраивать более эффективные коммуникации, успешно формировать свой профессиональный имидж и развиваться в карьере.
  • За консультацию при подготовке статьи благодарим Татьяну Баранову — эксперта по бизнес-этикету и эффективным деловым коммуникациям.
В материале

Что такое деловой этикет и зачем он нужен

Деловой этикет 一 это правила и нормы, которые регулируют поведение человека в стандартных ситуациях деловой коммуникации. К ним относятся: общение лицом к лицу и по телефону, деловая переписка, видеоконференции. Также важен внешний вид: дресс-код — часть делового этикета.

Соблюдение правил помогает формировать благоприятное впечатление о человеке и завоёвывать доверие коллег и партнёров:

  • Демонстрировать профессионализм и компетентность. Что крайне важно для построения карьеры и развития бизнеса. Нарушение правил делового этикета может поставить под сомнение профессиональные качества.

  • Выстраивать успешные деловые отношения. Деловой этикет способствует эффективному общению и ведению переговоров. Знание и применение правил этикета позволяет избегать недопонимания и находить компромиссы в спорных ситуациях.
Этикет 一 это универсальное средство взаимодействия людей в обществе, при котором появляется понятие приемлемой и одобряемой нормы поведения в целом, для всех. На повседневном обывательском уровне меньше шансов, что будут возникать конфликты или недопонимания с учётом того, что мы ведём себя не одинаково. А ведь мы все очень разные. Это касается не только глубоких личностных ценностей, приоритетов и взглядов на жизнь, но и базового представления о том, что считать приемлемым, а что 一 уже за гранью допустимого.

Чтобы во время коммуникации 一 особенно с малознакомыми людьми 一 не спорить, кто должен проявить больше уважения друг другу или кто должен был прийти раньше на встречу, желательно научиться следовать рекомендациям делового этикета. Это позволит сосредоточиться на ведении дел и сути вопросов, ради которых организована встреча. К тому же на бессознательном уровне начинает работать система «свой — чужой». Если человек так же культурен, как и мы, то с ним можно иметь дело, а если он, с нашей точки зрения, варвар, то вряд ли мы согласимся на сотрудничество.

Знание этикета 一 это всё ещё часть имиджа делового человека. Несмотря на либерализацию многих стандартов, достойный стиль поведения и самопозиционирования высоко ценится в обществе. Особенно в бизнесе. Это долгосрочное вложение в свою деловую репутацию.

Не стоит забывать про разные культурные аспекты и традиции, влияние религии и устоев. Когда мы общаемся и ведём дела с представителями других стран и народов, важно помнить о принципах и стандартах деловой межкультурной коммуникации.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
Этикет 一 это универсальное средство взаимодействия людей в обществе, при котором появляется понятие приемлемой и одобряемой нормы поведения в целом, для всех. На повседневном обывательском уровне меньше шансов, что будут возникать конфликты или недопонимания с учётом того, что мы ведём себя не одинаково. А ведь мы все очень разные. Это касается не только глубоких личностных ценностей, приоритетов и взглядов на жизнь, но и базового представления о том, что считать приемлемым, а что 一 уже за гранью допустимого.

Чтобы во время коммуникации 一 особенно с малознакомыми людьми 一 не спорить, кто должен проявить больше уважения друг другу или кто должен был прийти раньше на встречу, желательно научиться следовать рекомендациям делового этикета. Это позволит сосредоточиться на ведении дел и сути вопросов, ради которых организована встреча. К тому же на бессознательном уровне начинает работать система «свой — чужой». Если человек так же культурен, как и мы, то с ним можно иметь дело, а если он, с нашей точки зрения, варвар, то вряд ли мы согласимся на сотрудничество.

Знание этикета 一 это всё ещё часть имиджа делового человека. Несмотря на либерализацию многих стандартов, достойный стиль поведения и самопозиционирования высоко ценится в обществе. Особенно в бизнесе. Это долгосрочное вложение в свою деловую репутацию.

Не стоит забывать про разные культурные аспекты и традиции, влияние религии и устоев. Когда мы общаемся и ведём дела с представителями других стран и народов, важно помнить о принципах и стандартах деловой межкультурной коммуникации.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету

Чем деловой этикет отличается от корпоративной культуры

Деловой этикет 一 фундамент корпоративной культуры. Чаще всего он не противоречит нормам поведения в конкретной компании. Правила делового общения и корпоративная этика основаны на уважении к людям. Компании, которые не соблюдают этикет, могут столкнуться с недовольством сотрудников и клиентов.
В большинстве случаев корпоративная культура основана на правилах традиционного делового этикета. Мало кто придумывает корпоративную культуру совсем с нуля 一 в основе как раз и лежит этикет делового общения.

Дальше корпоративная культура уже нанизывает, как бусины, дополнительные специфические аспекты на вот эту ось классического бизнес-этикета. Это делается для того, чтобы корпоративная культура отвечала тем ценностям и миссии, которые компания перед собой ставит.

Простой пример. В основе корпоративной культуры консервативной компании, скорее всего, будет лежать строгий формат делового взаимодействия: обращение только на «Вы» и по имени и отчеству. Компания креативная, работающая в сегменте b2c и привлекающая больше молодёжи, вероятно, поставит в основу деловых коммуникаций обращение друг к другу на «ты» и только по имени. Подобные специфические отличия могут проявляться в разных аспектах.

Но вот чего быть не может, так это противоречия корпоративной культуры нормам делового этикета. Этикет основан на уважении. В этом его суть: позволить всем комфортно сосуществовать друг с другом, не задевая ничьё достоинство и не ущемляя ничьих прав и интересов.

Компания с противоположной по сути корпоративной культурой вряд ли долго просуществует: непременно найдутся недовольные обращением с собой 一 как во внутреннем, так и во внешнем контуре 一 и их критическая масса со временем будет только расти.

Сегодня скорость и масштаб распространения информации невероятно высоки. Плюс есть серьёзное социальное давление, которое связано с широким распространением принципов новой этики. Это значит, что сейчас общество довольно остро реагирует на любую социальную несправедливость.

Когда один из сотрудников или клиентов 一 особенно если их много 一 напишет в открытом доступе, что в организации людей не уважают, систематически проявляется дискриминация, то такую компанию ждёт волна общественного негодования. Она может закончиться, только если руководство изменит политику и принесёт извинения. Или всё это может завершиться для компании забвением и так называемой культурой отмены. Не факт, конечно, но риск есть.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
В большинстве случаев корпоративная культура основана на правилах традиционного делового этикета. Мало кто придумывает корпоративную культуру совсем с нуля 一 в основе как раз и лежит этикет делового общения.

Дальше корпоративная культура уже нанизывает, как бусины, дополнительные специфические аспекты на вот эту ось классического бизнес-этикета. Это делается для того, чтобы корпоративная культура отвечала тем ценностям и миссии, которые компания перед собой ставит.

Простой пример. В основе корпоративной культуры консервативной компании, скорее всего, будет лежать строгий формат делового взаимодействия: обращение только на «Вы» и по имени и отчеству. Компания креативная, работающая в сегменте b2c и привлекающая больше молодёжи, вероятно, поставит в основу деловых коммуникаций обращение друг к другу на «ты» и только по имени. Подобные специфические отличия могут проявляться в разных аспектах.

Но вот чего быть не может, так это противоречия корпоративной культуры нормам делового этикета. Этикет основан на уважении. В этом его суть: позволить всем комфортно сосуществовать друг с другом, не задевая ничьё достоинство и не ущемляя ничьих прав и интересов.

Компания с противоположной по сути корпоративной культурой вряд ли долго просуществует: непременно найдутся недовольные обращением с собой 一 как во внутреннем, так и во внешнем контуре 一 и их критическая масса со временем будет только расти.

Сегодня скорость и масштаб распространения информации невероятно высоки. Плюс есть серьёзное социальное давление, которое связано с широким распространением принципов новой этики. Это значит, что сейчас общество довольно остро реагирует на любую социальную несправедливость.

Когда один из сотрудников или клиентов 一 особенно если их много 一 напишет в открытом доступе, что в организации людей не уважают, систематически проявляется дискриминация, то такую компанию ждёт волна общественного негодования. Она может закончиться, только если руководство изменит политику и принесёт извинения. Или всё это может завершиться для компании забвением и так называемой культурой отмены. Не факт, конечно, но риск есть.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету

Важные принципы делового этикета

Знание принципов делового этикета помогает избегать затруднительных ситуаций при общении с командой, во время деловых встреч с клиентами и партнёрами. Разберём важные принципы, которые составляют основу делового этикета, укрепляют профессиональные отношения и способствуют достижению целей.
  • 1
    Уважение
    К чужому времени, ресурсам, границам, опыту. Необходимо проявлять внимание и с уважением относиться к различиям во мнениях, а также к интересам и потребностям коллег, партнёров и клиентов.
  • 2
    Пунктуальность
    Важно своевременно приходить на встречи и выполнять задачи в установленные сроки. Стараться трезво оценивать все риски, устанавливая дедлайны.
  • 3
    Ответственность
    За свои действия и решения. Честность и добросовестность — крепкая валюта. Поэтому нужно стараться выполнять обязательства и соблюдать условия договоров, отказываться от обмана и серых схем. В случае возникновения ошибок — быть готовым их исправлять и компенсировать ущерб.
  • 4
    Вежливость и тактичность
    Чувство такта, стремление к справедливости и сохранению равенства прав для всех участников коммуникации — крайне важные составляющие современной деловой коммуникации.

    Нужно стремиться развивать эмоциональный интеллект и учиться принимать других людей с их особенностями. Общаться следует спокойным и уверенным тоном. А в конфликтных ситуациях — стараться сохранять самообладание. В деловой среде нежелательно обсуждать чувствительные и спорные темы: политику, религию, гендер, личные финансы, большой спорт.

    А ещё, согласно исследованию портала SuperJob, больше всего на работе опрошенных россиян раздражают сплетни. Поэтому лучше воздержаться от обсуждения внешнего вида коллег, их поведения и личных отношений, коммуникации с руководством.
  • 5
    Профессионализм и компетентность
    Последовательное совершенствование хард- и софт-скиллов, получение новых знаний в своей профессиональной области — залог карьерного развития. А стремление к росту создаёт положительный имидж, повышает доверие со стороны коллег, партнёров и клиентов, облегчает коммуникацию. Таким образом, личные карьерные перспективы способствуют общему успеху проекта и компании.

    Профессионализм выражается и в способности соблюдать дресс-код. Одежда и внешний вид в целом должны соответствовать деловой обстановке и корпоративной культуре.

Основные правила делового этикета

Личная коммуникация: как знакомиться, приветствовать собеседника и прощаться с ним

Знакомство
Чтобы создать положительное первое впечатление и заложить основу для успешных деловых отношений, при знакомстве следует придерживаться следующих правил:

  • Соблюдать иерархию. В деловой среде пол и возраст вторичны, вектор уважения направлен в сторону старшего по статусу. Младших по статусу представляют старшим. При знакомстве равных по статусу принято первым представлять сотрудника своей компании. Это же правило действует в ситуации знакомства с клиентом.

  • Установить зрительный контакт и проявлять доброжелательность. При знакомстве и представлении нужно смотреть на собеседника. Во время коммуникации — держаться приветливо и сохранять на лице доброжелательную улыбку. Если нет уверенности, как правильно произнести имя собеседника, стоит непринуждённо, но деликатно об этом спросить. Можно перекинуться парой реплик — смол-ток станет хорошим мостиком к основной беседе.

  • Если уместно, ещё раз назвать своё имя и должность или статус. Если есть опасение, что сложное имя могли расслышать неправильно, а в указании должности есть значимые нюансы, можно их напомнить, чтобы собеседник не чувствовал себя неловко. В ситуациях, если прежде люди уже пересекались или могли быть заочно знакомы, уместно напомнить об этих обстоятельствах.

  • Правильно пожать руку. Рукопожатие — важный элемент деловой коммуникации, особенно при знакомстве. Первым подаёт руку тот, кому представляют другого человека. Старший по статусу — младшему.
  • Рукопожатие не должно быть слишком сильным или слабым. Не стоит долго трясти руку 一 так затягивают рукопожатия только для фотокорреспондентов. Протягивать руку через стол или через порог считается невежливым. А не принять протянутую руку — равносильно оскорблению.

    Другие виды телесных прикосновений в деловом мире считаются некорректными.
Приветствие
Правильное приветствие играет важную роль в установлении профессиональных отношений. Вот ключевые правила приветствия в деловой среде:

  • Соблюдать иерархию. Здесь действует то же правило, что при знакомстве: главный фактор — должностной статус. Поэтому подчинённый первым приветствует руководителя. Дальше: мужчина — женщину; младший — старшего.

  • Учитывать вход в коммуникацию. Первым здоровается тот человек, который зашёл в помещение. Идущий человек первым приветствует стоящего.

  • Использовать официальные формы приветствия. В формальной обстановке традиционны «Здравствуйте!» и «Добрый день!».
Прощание
В деловой коммуникации правильно прощаться так же важно, как и здороваться. Здесь тоже важен зрительный контакт, доброжелательная улыбка, обмен рукопожатиями. Уходящий первым прощается с остающимися, но помним, что инициатива пожать руку должна исходить от старшего по статусу.

Вот ещё несколько моментов, которые следует учитывать при прощании в деловой обстановке, чтобы закрепить положительное впечатление:

  • Выбрать подходящий момент. Уходить не попрощавшись считается невежливым. Но прерывать важную дискуссию или выступление другого человека не стоит. Если приходится уходить раньше других, нужно постараться сделать это незаметно, чтобы не прерывать общий ход событий.

  • Поблагодарить за уделённое время и закрепить договорённости. Уходя — или письменно после встречи, если уйти пришлось незаметно — следует поблагодарить организатора встречи или мероприятия за уделённое время и гостеприимство. Если были достигнуты какие-то договорённости, нужно кратко их подтвердить.

  • Не затягивать прощание и избегать слишком неформальных выражений. Прощаясь, нужно быть лаконичным и вежливым. Можно использовать универсальные фразы «До свидания», «Всего доброго», «Было приятно с вами встретиться / познакомиться».

Общение по телефону: как звонить и что говорить

Телефонный звонок — довольно сложный формат деловой коммуникации. Ведь по телефону сложно оценить реакцию собеседника, поскольку не видно его глаз и выражения лица. Наладить коммуникацию поможет знание делового телефонного этикета.
Ключевые аспекты делового общения по телефону
  • Время ответа и беседы. Отвечать на звонок необходимо до четвёртого гудка — это продемонстрирует уважение ко времени и запросу собеседника. Звоня кому-то, уместно подождать пяти гудков. При этом не следует затягивать телефонный разговор: 3–4 минуты достаточно для решения простого вопроса, 5–6 минут — для более сложного. За это время можно успеть обозначить цель звонка, варианты решения проблемы или задачи — или договориться о личной встрече.

  • Представление и персонализация. Здороваться нужно, используя всё те же универсальные «Здравствуйте!» и «Добрый день!». «Да» и «Слушаю» не соответствуют нормам делового этикета, их лучше не использовать. В начале разговора следует чётко назвать своё имя, должность и отдел или компанию, а также указать цель звонка. К собеседнику — обращаться по имени.

  • Фокус на разговоре. При беседе по телефону необходимо сосредоточиться на разговоре и постараться не отвлекаться на посторонние дела. Слушать собеседника внимательно, не перебивая. Есть, пить, курить во время делового разговора не принято — всё это может создавать фоновые шумы и рассеивать внимание.

  • Тон, манера речи и эмоциональный контроль. Говорить нужно спокойно, чётко и дружелюбно. Даже в сложных ситуациях следует использовать только профессиональный язык, избегая сленга и жаргонизмов.

  • Поведение при помехах. Если разговор прервался, то перезвонить должен инициатор беседы. Предполагается, что если он позвонил первым, то именно он больше заинтересован в диалоге.

  • Завершение беседы. Обычно первым завершает разговор тот, кто позвонил. В конце разговора нужно кратко подвести итоги, поблагодарить за уделённое время и попрощаться.

Письменное общение: как вести email-переписку и наладить коммуникацию в мессенджерах

Сейчас многие решают рабочие вопросы именно письменно — по электронной почте и в мессенджерах. Самое важное в начале деловой коммуникации, которая будет протекать преимущественно онлайн — сразу обговорить с собеседником три момента:
  • 1
    Предпочитаемый канал и формат коммуникации
    Будет это только электронная почта или мессенджер, а может, то и другое, но для разных вопросов. Например, обсуждать текучку может быть комфортнее в Telegram или корпоративных мессенджерах, а фиксировать строгие договорённости — по электронной почте.

    Важно в начале коммуникации уточнить, кто ещё должен быть в курсе обсуждений и результатов переговоров. Возможно, лучше сразу добавить в чат или ветку писем всех, кто будет влиять на принятие решений.

    От использования голосовых сообщений лучше отказаться сразу. Для их прослушивания человеку нужно больше времени и сил, чем для чтения сообщения.
  • 2
    Альтернативный канал коммуникации
    Если договорённость была только об электронной почте или мессенджере, стоит уточнить, где ещё можно связаться с собеседником. Например, в случае срочного вопроса. Может быть, ему вообще будет комфортнее созвониться.
  • 3
    Допустимое время для коммуникации
    По умолчанию обращаться с рабочими вопросами допустимо в период с 9:00 до 18:00 по будним дням. Но стоит уточнить у собеседника рамки его рабочего дня и узнать, в какое время можно обращаться, если вопрос не ждёт отлагательств. Особенно важно сделать это заранее, если коллега или партнёр находится в другом часовом поясе. Ведь получать сообщение рано утром или посреди ночи некомфортно.

    Также нужно рассказать собеседнику о своих часах работы: в какое время он может рассчитывать на скорый ответ, а когда с ним придётся подождать.
Ключевые аспекты письменной коммуникации в деловой среде
  • Чёткая структура сообщения. Обязательные элементы — приветствие, информация об отправителе, ясно сформулированный запрос, прощание и подпись с контактами. Информацию следует разбить на смысловые абзацы.

  • Краткость и внимательность. Излагать мысли следует чётко и лаконично. Приемлемый объём делового сообщения — не более 200 слов, это около 20–25 предложений. Перед отправкой нужно внимательно проверить письмо на наличие ошибок, точность формулировок и корректность информации.

  • Конфиденциальность. В деловой переписке особенно важно уважать границы собеседника и не распространять информацию без согласия отправителя. Собеседник должен быть уверен, что его письмо не разлетится на скриншоты, а к чувствительной информации отнесутся бережно.

  • Оперативность ответа. Отвечать на деловое сообщение желательно в течение 2–3 часов. Если для ответа на вопрос недостаточно информации и нужно больше времени, чтобы её найти, то следует в приемлемые сроки предупредить об этом собеседника. Написать, что письмо получено, и сообщить примерный срок ответа.

  • Официальный стиль. Язык письма или сообщения должен оставаться формальным и вежливым. Важно проявлять уважение, соблюдать правила грамматики и пунктуации. Следует избегать чрезмерной эмоциональности, как следствие, обильного использования эмодзи и восклицательных знаков. Кстати, использование смайлов, гифок и мемов, выражающих эмоции, — всё ещё дискуссионный вопрос. Хотя эти элементы могут заменить множество слов и передать настроение, использовать их нужно с осторожностью, поскольку они могут быть неверно трактованы.
Чтобы не додумывать ненужное и не достраивать нежелательное там, где этого нет, бывает достаточно поставить нужный смайл, показав получателю своё истинное намерение и эмоцию.

В электронной почте лучше использовать не больше одного-двух смайлов, поскольку это официальный и консервативный канал коммуникации. Мессенджер — более неформальный. Но здесь может скрываться опасность: сообщение может не передавать — или передавать недостаточно точно — эмоции и настроение, с которыми был написан текст. Получатель может прочесть нейтральное сообщение с той эмоцией, с которой посчитает нужным. Коллега предложил пойти вместе на обед, а в ответ получил сообщение «Я занят». Тут может возникнуть обида на отправителя: «Мне ответили грубо».

Адекватность решения об использовании в переписке смайлов всегда зависит от конкретного человека и его понимания ситуации и контекста. Если есть сомнения, можно проанализировать переписку с конкретным собеседником. Если он сам до этого никогда не использовал никаких смайлов, возможно, он их не очень приветствует. Значит, и нам не стоит использовать картинки, чтобы лишний раз не нервировать человека. Всё же это деловое общение, а не дружеская переписка. Во всём нужно чувство меры.

Деловая переписка в высококонсервативной сфере бизнеса исключает использование смайлов. При этом многие компании разделяют внутреннюю и внешнюю коммуникацию. Порой в правилах организации так и прописано: сотрудники должны общаться с внешними заказчиками, клиентами, партнёрами, контрагентами исключительно в деловом стиле, без использования каких-либо изобразительных средств типа смайликов. Внутренняя переписка между сотрудниками при желании может включать в себя символы или пиктограммы, если они не оскорбительны.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
Чтобы не додумывать ненужное и не достраивать нежелательное там, где этого нет, бывает достаточно поставить нужный смайл, показав получателю своё истинное намерение и эмоцию.

В электронной почте лучше использовать не больше одного-двух смайлов, поскольку это официальный и консервативный канал коммуникации. Мессенджер — более неформальный. Но здесь может скрываться опасность: сообщение может не передавать — или передавать недостаточно точно — эмоции и настроение, с которыми был написан текст. Получатель может прочесть нейтральное сообщение с той эмоцией, с которой посчитает нужным. Коллега предложил пойти вместе на обед, а в ответ получил сообщение «Я занят». Тут может возникнуть обида на отправителя: «Мне ответили грубо».

Адекватность решения об использовании в переписке смайлов всегда зависит от конкретного человека и его понимания ситуации и контекста. Если есть сомнения, можно проанализировать переписку с конкретным собеседником. Если он сам до этого никогда не использовал никаких смайлов, возможно, он их не очень приветствует. Значит, и нам не стоит использовать картинки, чтобы лишний раз не нервировать человека. Всё же это деловое общение, а не дружеская переписка. Во всём нужно чувство меры.

Деловая переписка в высококонсервативной сфере бизнеса исключает использование смайлов. При этом многие компании разделяют внутреннюю и внешнюю коммуникацию. Порой в правилах организации так и прописано: сотрудники должны общаться с внешними заказчиками, клиентами, партнёрами, контрагентами исключительно в деловом стиле, без использования каких-либо изобразительных средств типа смайликов. Внутренняя переписка между сотрудниками при желании может включать в себя символы или пиктограммы, если они не оскорбительны.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
Ещё один вопрос, вызывающий дискуссии, — использование конструкции «Доброго времени суток!» для приветствия. Чаще всего она встречается как раз в деловой переписке.
Приветствие «Доброго времени суток» использовать нежелательно. С точки зрения русского языка это не совсем верная конструкция. Традиционно приветствие мы формулируем в именительном падеже: «Добрый день!», «Доброе утро!». А вот в родительном падеже мы обычно прощаемся: «Счастливого пути!», «Спокойной ночи!».

«Доброго времени суток!» по форме больше похоже на прощание, а по сути — приветствие. Поэтому многим эта фраза интуитивно кажется неправильной.

Автор «Доброго времени суток» обычно ставит перед собой вполне благую цель: поздороваться так, чтобы наверняка угадать со временем дня, которое сейчас за окном у получателя письма. Можем ли мы его винить и возмущаться? Ведь человек старался быть максимально вежливым. Вот если бы он вообще не поздоровался или написал нам что-то оскорбительное, тогда суть претензий была бы понятна. А здесь вряд ли есть серьёзный повод для снобизма.

Но если мы сами выбираем вариант приветствия, лучше ориентироваться на нейтральное «Здравствуйте!», которое не привязано ко времени суток, или «Добрый день!», которое считается универсальным приветствием в деловом этикете.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
Приветствие «Доброго времени суток» использовать нежелательно. С точки зрения русского языка это не совсем верная конструкция. Традиционно приветствие мы формулируем в именительном падеже: «Добрый день!», «Доброе утро!». А вот в родительном падеже мы обычно прощаемся: «Счастливого пути!», «Спокойной ночи!».

«Доброго времени суток!» по форме больше похоже на прощание, а по сути — приветствие. Поэтому многим эта фраза интуитивно кажется неправильной.

Автор «Доброго времени суток» обычно ставит перед собой вполне благую цель: поздороваться так, чтобы наверняка угадать со временем дня, которое сейчас за окном у получателя письма. Можем ли мы его винить и возмущаться? Ведь человек старался быть максимально вежливым. Вот если бы он вообще не поздоровался или написал нам что-то оскорбительное, тогда суть претензий была бы понятна. А здесь вряд ли есть серьёзный повод для снобизма.

Но если мы сами выбираем вариант приветствия, лучше ориентироваться на нейтральное «Здравствуйте!», которое не привязано ко времени суток, или «Добрый день!», которое считается универсальным приветствием в деловом этикете.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
  • В статье «Экологичная переписка с коллегами: как написать сообщение, на которое ответят» мы рассказали, что позволит вести деловую переписку экологично и эффективно.

    Прежде чем начать читать сообщение, человек оценивает общую картину. Если перед ним много текста и отдельные фразы написаны капслоком, то у него может возникнуть желание отложить это сообщение. Поэтому первым делом нужно позаботиться об оформлении. Кроме того, важно писать в дружелюбном тоне и проявлять уважение к ресурсам собеседника.

Общение во время видеоконференций: как сделать видеозвонок экологичным и продуктивным

Видеоконференции прочно вошли в деловую среду и стали популярным каналом общения. Они легко объединяют собеседников из разных стран и городов, позволяют проводить собеседования и вести переговоры из любой точки мира.
  • В декабре 2020 года эксперт по цифровым коммуникациям Ольга Лукинова провела масштабный опрос, изучая отношение респондентов к разным практикам поведения во время видеосвязи. На основе результатов исследования она составила свод правил «Как себя вести во время видеовстреч: 50 правил цифрового этикета».

    И главное правило видеоконференции: назначать встречу нужно только тогда, когда она действительно необходима и невозможно решить вопрос другими способами — звонком или в переписке.
Ключевые аспекты видеоконференций в деловой среде
1. Тщательная подготовка:

  • Перед началом встречи стоит проверить работу техники — камеру, микрофон, уровень заряда, устойчивость интернет-соединения.

  • Найти тихое место и убрать лишние шумы. Если подключиться предстоит из дома, стоит предупредить окружающих, что лучше некоторое время не беспокоить. Если с улицы доносится шум, закрыть окно.

  • Все необходимые документы, презентации нужно приготовить заранее, чтобы не искать их в последний момент. Также можно сразу налить себе стакан воды.

  • Желательно надеть одежду, которая будет соответствовать рабочему настрою. Точно не стоит идти на созвон в пижаме или домашнем халате. И одеваться лучше полностью 🙂
Полноценно, а не частично, одеваться для проведения видеозвонка — хорошая идея, потому что ситуации бывают разные. Даже если мы уверены, что всю встречу будем сидеть и никто не увидит наших пижамных шортов, что-то может пойти не по плану. Кошка может скинуть цветок с подоконника, и мы вскочим от неожиданности. Или сосед начнёт барабанить в дверь с криком, что мы его заливаем, — тоже инстинктивно быстро встанем. И тут конфуз.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
Полноценно, а не частично, одеваться для проведения видеозвонка — хорошая идея, потому что ситуации бывают разные. Даже если мы уверены, что всю встречу будем сидеть и никто не увидит наших пижамных шортов, что-то может пойти не по плану. Кошка может скинуть цветок с подоконника, и мы вскочим от неожиданности. Или сосед начнёт барабанить в дверь с криком, что мы его заливаем, — тоже инстинктивно быстро встанем. И тут конфуз.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
  • Если на встрече предстоит включать камеру, то фон лучше выбрать нейтральный, корпоративный или виртуальный, но без изысков.
Если компания напрямую не запрещает использование виртуального фона для видеосвязи, то он вполне приемлем. Часто у организации есть собственный брендированный вариант виртуального фона с логотипом и в фирменных цветах. Он в первую очередь рекомендован для использования на деловых созвонах.

Если такого варианта нет, то лучше выбирать нейтральный фон. Его основная задача — не отвлекать внимание и не смещать фокус с деловой беседы. Подключаться к видеоконференции «с пляжа под пальмой» или «у потрескивающего костра» — не лучшая идея.

Но если есть возможность обойтись без использования виртуального фона, лучше так и поступить. Важно убедиться, что за спиной не будет виднеться не застеленная кровать, полка с детскими игрушками, сушилка с носками.

А если возможности подключиться с нейтральным офлайн-фоном нет, то виртуальный фон — вполне приемлемый выход. Конечно, если уровень креатива не зашкаливает, и вы не вещаете из радужного мыльного пузыря или в виде картошки.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
Если компания напрямую не запрещает использование виртуального фона для видеосвязи, то он вполне приемлем. Часто у организации есть собственный брендированный вариант виртуального фона с логотипом и в фирменных цветах. Он в первую очередь рекомендован для использования на деловых созвонах.

Если такого варианта нет, то лучше выбирать нейтральный фон. Его основная задача — не отвлекать внимание и не смещать фокус с деловой беседы. Подключаться к видеоконференции «с пляжа под пальмой» или «у потрескивающего костра» — не лучшая идея.

Но если есть возможность обойтись без использования виртуального фона, лучше так и поступить. Важно убедиться, что за спиной не будет виднеться не застеленная кровать, полка с детскими игрушками, сушилка с носками.

А если возможности подключиться с нейтральным офлайн-фоном нет, то виртуальный фон — вполне приемлемый выход. Конечно, если уровень креатива не зашкаливает, и вы не вещаете из радужного мыльного пузыря или в виде картошки.
  • Татьяна Баранова
    Эксперт по бизнес-этикету
  • Продолжительность встреч стоит регламентировать заранее. Лучше не планировать их слишком длинными. Закладывать нужно ровно столько времени, сколько необходимо для решения вопроса. Подключаться к видеоконференции стоит за несколько минут до начала, чтобы никому не пришлось ждать, пока все соберутся.
2. Внимание и вовлечённость:

  • После подключения к видеоконференции необходимо поприветствовать участников. Иногда это уместно сделать голосом, а иногда — в чате. Зависит от формата встречи и количества приглашённых.

  • Во время видеоконференции нужно быть активным слушателем. Постараться не отвлекаться на другие задачи. Здесь, как и во время телефонного звонка, есть, пить и курить не рекомендуется. Это может отвлекать и раздражать других участников.

  • Необходимо участвовать в обсуждении, если в него вовлекают и задают вопросы. Говорить при этом нужно чётко и не слишком быстро. Не следует перебивать других участников. Чтобы взять слово, использовать функцию «поднять руку» или отметиться в чате.
3. Техническая включённость:

  • На коллективных видеоконференциях микрофон нужно включать лишь в момент высказывания. В других случаях его следует держать выключенным, чтобы другим участникам не мешал посторонний шум.

  • Включать камеру можно не только когда говоришь, но также если: об этом договорились заранее; она включена у всех участников; предполагается активное участие во встрече. Включённую камеру лучше держать на уровне глаз, чтобы смотреть в неё, а не по сторонам, и сохранять зрительный контакт с собеседниками.

  • После завершения видеоконференции нужно убедиться, что удалось от неё отключиться.
4. Конфиденциальность:

  • Если нужно сделать запись видеоконференции, необходимо предупредить об этом всех участников. Иногда может потребоваться собрать с них согласие на это действие, если предстоит обсуждать чувствительную информацию.

  • Нужно быть осторожным с демонстрацией экрана. Если предстоит показать свой рабочий стол другим участникам, лучше заранее убрать с него всё, что может отвлекать или открывать конфиденциальную информацию. Также стоит отключить всплывающие уведомления.

Дресс-код: как одеваться, чтобы соответствовать обстановке

Выглядеть уместно ситуации 一 первый шаг на пути к успеху. Одежда для работы должна отражать деловой настрой, соответствовать формальности события или обстановки, а также требованиям компании.

Если корпоративные стандарты это допускают, то для ежедневной работы в офисе можно одеваться в любимые джинсы и толстовку. На переговоры с государственными компаниями или банками лучше приходить в деловом костюме 一 там более консервативные порядки. А для собеседования и важных встреч стоит выбирать стили бизнес-кэжуал или смарт-кэжуал, которые предполагают комбинирование повседневной и деловой одежды в одном образе.
Ключевые аспекты делового дресс-кода
  • Соблюдение корпоративных стандартов. Если они регламентированы. В стандартном корпоративном дресс-коде могут быть зафиксированы допустимые или предпочтительные цвета, материалы, длины и глубина вырезов, количество и виды аксессуаров.

  • Сдержанность и лаконичность. В деловой среде принято отдавать предпочтение одежде в классических стилях: упомянутые выше бизнес-кэжуал и более элегантный смарт-кэжуал считаются универсальными вариантами. Также стоит выбирать спокойные цвета и приглушённые оттенки: белый, чёрный, коричневый, серый, бежевый, голубой и тёмно-синий. Обувь — качественная, без ярких деталей и сложной фурнитуры.

  • Индивидуальность. Но без перебора. Умеренное использование различных элементов образа для проявления индивидуальных черт вполне уместно и в деловой среде. Ведь, учитывая, что многое в дресс-коде стандартизировано, может возникнуть желание подчеркнуть свою особость — и мягко, невербально напомнить другим об уважении границ друг друга. Главное, чтобы стремление выделиться не смущало собеседников и не отвлекало от рабочей коммуникации.
Развивайте коммуникативные навыки на курсе
Основы эффективной коммуникации
• Научитесь говорить уверенно и убедительно

• Сможете решать конфликты без лишних эмоций

• Поймёте, как эффективно проводить переговоры и выстраивать работу с аудиторией
Основы эффективной коммуникации
• Научитесь говорить уверенно и убедительно

• Сможете решать конфликты без лишних эмоций

• Поймёте, как эффективно проводить переговоры и выстраивать работу с аудиторией
А если ещё не готовы учиться платно, изучайте бесплатные материалы ↓
Бесплатный курс
Soft Skills: как мягко добиваться карьерных целей
Поймёте, зачем и кому нужны мягкие навыки. Сможете распаковать свои сильные стороны и составить карьерный план развития
Бесплатное занятие
Как развивать эмоциональный интеллект
Узнаете, как эмоции влияют на личное состояние, взаимоотношения с окружающими и принятие решений, а также о том, как правильно проживать эмоции и управлять ими
Бесплатное занятие
Как поставить голос, чтобы вас слушали и слышали
Узнаете, как перестать бояться публичных выступлений и как с помощью голоса заинтересовать слушателей

Резюмируем

Деловой этикет 一 это правила и нормы, которые регулируют поведение человека в стандартных ситуациях деловой коммуникации. Их соблюдение помогает формировать благоприятное впечатление о человеке и завоёвывать доверие коллег и партнёров.

Важные принципы делового этикета:

  • уважение;
  • пунктуальность;
  • ответственность;
  • вежливость и тактичность;
  • профессионализм и компетентность.

Основные правила делового этикета:

1. Личная коммуникация. При знакомстве особенно важно соблюдать иерархию. Установить зрительный контакт и проявлять доброжелательность. Если уместно, ещё раз назвать своё имя и должность или статус. Правильно пожать руку.

Во время приветствия стоит учитывать вход в коммуникацию и использовать официальные формы приветствия.

Чтобы попрощаться, нужно выбрать подходящий момент. Поблагодарить за уделённое время и закрепить договорённости. Не затягивать процесс и избегать слишком неформальных выражений.

2. Общение по телефону. Здесь важно своевременно отвечать на звонок и не затягивать беседу. Необходимо представляться и обращаться к собеседнику по имени. Следует сохранять фокус на разговоре, говорить нужно спокойно, чётко и дружелюбно. Даже в сложных ситуациях следует использовать только профессиональный язык, избегая сленга и жаргонизмов.

Если разговор прервался, то перезвонить должен инициатор беседы. И завершает разговор обычно тот, кто позвонил первым.

3. Письменное общение. Самое важное в начале письменной деловой коммуникации сразу обговорить с собеседником три момента: предпочитаемый канал и формат, альтернативный канал и допустимое время для общения.

Ключевые аспекты письменной коммуникации в деловой среде: чёткая структура сообщения, краткость и внимательность, конфиденциальность, оперативность ответа, официальный стиль.

4. Общение во время видеоконференций. Перед ней важно тщательно подготовиться: проверить технику и интернет, найти тихое место, заранее приготовить документы и презентации, позаботиться о своём внешнем виде, подключаться за несколько минут до начала, чтобы никому не пришлось ждать.

Во время встречи важно быть вовлечённым: внимательно слушать и участвовать в обсуждении. Микрофон включать лишь в момент высказывания. Включать камеру можно не только когда говоришь, но также если: об этом договорились заранее; она включена у всех участников; предполагается активное участие во встрече.

Важно соблюдать конфиденциальность. Если нужно сделать запись видеоконференции, необходимо предупредить об этом всех участников. Также следует быть осторожным с демонстрацией экрана.

5. Дресс-код. Одежда для работы должна отражать деловой настрой, соответствовать формальности события или обстановки, а также требованиям компании. Здесь важно: соблюдать корпоративные стандарты, если они регламентированы; отдавать предпочтение одежде в классических стилях; умеренно проявлять индивидуальность.
Читать также
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Медиа Нетологии? Читайте наши условия публикации.

Чтобы быть в курсе всех новостей и не пропускать новые статьи, присоединяйтесь к Telegram-каналу Нетологии.
Оцените статью