Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу
Продуктивность

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу

Возможности малого и среднего бизнеса не всегда позволяют иметь квалифицированных финансистов в штате. Часто и вполне удачно их заменяют удалённые специалисты на аутсорсинге.

Вместе с Александром Афанасьевым, владельцем и директором по развитию компании «Нескучные финансы», мы разобрались, как эффективно организовать работу финансиста в онлайн-формате и как грамотно предоставлять такие услуги.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу

Редакция Нетологии

За финансовой удалёнкой — будущее малого бизнеса

«Нескучные финансы» занимаются организацией финансово-управленческого аутсорса уже более четырёх лет. За это время они успели поработать более чем с 300 предприятиями, разобрались в основных болях предпринимателей и научились решать их с помощью удалённого сотрудничества.

Малый и средний бизнес — основные клиенты финансового аутсорса — проявляют к удалённым услугам всё больший интерес. Предпринимателям важно понимать, сколько они зарабатывают на самом деле. Многие тратят время и ресурсы на развитие, а прибыль остаётся незначительной или даже нулевой — бизнесу нужны специалисты, которые могли бы помочь выйти в плюс и повысить доходность.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу
На графике за 2017–2020 годы можно увидеть, как растут доходы компании «Нескучные финансы». Это — подтверждение повышающегося спроса на удалённых финансистов

Стереотип, что организовать работу финансиста вне офиса невозможно, не имеет под собой серьёзных оснований. Финансовые специалисты могут реализовывать свои знания и навыки, одновременно обслуживая 3–4 клиентов и получая стабильно высокий доход, а предприниматели — не заботиться о комплектации финансового отдела в компании.

Чтобы состояться как специалисту, финансисту на удалёнке необходимо:

  1. Научиться работать в онлайн-формате, понимая особенности дистанционного режима.
  2. Знать, как последовательно предоставлять услуги, на что обращать внимание, чтобы клиент получил адекватный и понятный результат.

С какими трудностями можно столкнуться на удалёнке

Работа в онлайне во многом похожа на обычную занятость: от сотрудника требуются высокая степень ответственности и организованность. Без самодисциплины многие плюсы удалённой работы превратятся в минусы.

Результативность работы может пострадать из-за неумения переключаться между работой и домом и неправильным распределением нагрузки. Можно легко потерять контроль над временем и начать перерабатывать — а это быстрый путь к выгоранию и увольнению.

Другая крайность — ложное ощущение безграничной свободы, ведь у финансиста-фрилансера нет прямого начальства, которое могло бы контролировать его работу. Такой подход может привести к авральному режиму: дела копятся до дедлайна и выполняются только в самый последний момент. Это влечёт стресс и снижение эффективности и ведёт к тем же выгоранию и увольнению.

Эти проблемы можно решить, изменив подход к организации своего рабочего времени. Рассказываем, как и с помощью чего это сделать.

Какие инструменты помогут финансисту наладить удалённую работу

Финансист постоянно работает с огромным количеством информации. Её необходимо систематизировать, анализировать на предмет важного и второстепенного, а затем использовать. Чтобы работа была эффективнее, процессы нужно систематизировать, и поможет в этом ряд сервисов, о которых мы расскажем подробнее.

Управлять временем и нагрузкой очень удобно с помощью Google Календаря.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу
С помощью Google Календаря можно распланировать рабочую неделю и вести учёт задач

Этот инструмент помогает расставлять приоритеты и распределять работу по часам. В ячейках календаря наглядно видно, что и когда необходимо сделать и сколько это займёт времени.

По умолчанию за 10 минут до события на экране всплывает напоминание. В настройках можно установить другое подходящее время.

Доступ к расписанию возможен как с компьютеров, так и с планшетов или телефонов. Его можно обновлять в приложениях Google для мобильных устройств или включить синхронизацию со встроенным в телефон календарём.

Занятость можно планировать и с помощью обычной Google Таблицы.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу
Метод планирования «Недельный рывок»

Например, сотрудники компании «Нескучные финансы» используют метод планирования под названием «Недельный рывок»: делают акцент на оперативном контроле еженедельной часовой нагрузки.

Удобная таблица позволяет отследить, сколько часов в неделю потрачено на работу, сколько времени ушло на конкретную деятельность, а также отражает итоговый результат.

Технически в столбцах фиксируются ежедневные задачи, планируемое и фактическое время их выполнения, уровень важности (текущая / регулярная / срочная) и статус (степень готовности).

Этот метод помогает предотвратить переработки и обезопасить сотрудников от выгорания.

Все задачи обязательно надо фиксировать, чтобы не вспоминать о них в самый последний момент. Можно делать заметки в ежедневнике, телефоне, уже упомянутом Google Календаре, специализированном сервисе или майнд-картах.

С обилием задач может помочь справиться сервис Todoist: это очень простой таск-менеджер, куда легко добавить абсолютно любое дело, указать срок его выполнения и уровень важности.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу
Веб-сервис Todoist

Для регулярных дел можно установить повторяющиеся сроки — уже выполненной задаче автоматически будет назначена новая дата. Например, можно настроить напоминание о дедлайне ежемесячного отчёта о доходах и расходах компании. А для крупных проектов есть разделение на разделы и подзадачи.

В сервисе можно ставить цели и визуализировать свою продуктивность: простые диаграммы и графики отражают успешность выполнения задач.

Автосинхронизация задач и списков в Todoist возможна со всеми устройствами. Сервис можно подключить к инструментам, которые уже используются: Outlook, Dropbox, голосовому помощнику Alexa, Google Календарю и так далее.

Как научиться концентрироваться на задачах

Чтобы работа была успешной, важно уметь сконцентрироваться на одном деле. Многозадачный режим порой может навредить: параллельное решение нескольких вопросов и переписки в мессенджерах снижают продуктивность.

Один из основных подходов к управлению вниманием — рассматривать задачу как цикл. В этом цикле выделяют три этапа:

  1. Начало (статус задачи — «открыта»).
  2. Изменение (статус задачи — «в работе»).
  3. Завершение (статус задачи — «закрыта»).

Статусы помогают контролировать и отслеживать выполнение задачи. Главное — не забывать их изменять. Незавершённый цикл, который попадается на глаза в рабочем планере, вызывает подсознательное желание поскорее его завершить.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Профессия

Финансист на удалёнке

Узнать больше

  • Научитесь работать дистанционно и вести несколько проектов одновременно
  • Поможете клиентам увеличивать операционную прибыль и улучшать финансовые показатели
  • Станете востребованным специалистом в малом бизнесе

Как финансисту выстраивать рабочие коммуникации

Работа дистанционного финансиста не обходится без общения с коллегами и клиентами. От того, насколько качественно организована удалённая коммуникация, зависит эффективность всей дальнейшей работы.

Чтобы повысить продуктивность коммуникации, можно применить технику ЦОРС: Цель — Ожидания — Результат — Следующий шаг.

Суть техники — в том, что перед началом любого общения следует ответить на четыре основных вопроса:

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Какова цель планируемой встречи?

Если нет ясно сформулированной цели, то нет и необходимости встречаться.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Что именно будет обсуждаться на встрече?

Составляется чёткий план — перечень вопросов для обсуждения.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Какого результата требуется достичь на встрече?

Определяется конкретный измеримый результат.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Какие действия необходимо совершить после проведения встречи?

Планируются дальнейшие шаги, которые нужно сделать.

С чего стоит начать работу с клиентом

Лучший старт работы с клиентом — это разработка финансовой модели компании и составление оптимального сценария достижения бизнес-целей.

Финансовая модель компании — это система показателей, по которой оценивают текущее состояние бизнеса, а также прогнозируют его выручку, денежные потоки и прибыль. С её помощью можно понять, как на финансовое положение компании влияет рынок и как компания будет расти в будущем.

Кредиторы на основании финансовой модели могут принимать решения о выдаче займов на развитие.

Итак, сначала финансист разрабатывает финансовую модель для малого бизнеса, выясняя:

  • какова выручка клиента,
  • сколько клиент зарабатывает,
  • каковы основные показатели, кратно влияющие на его прибыль.

Далее с помощью регулярных отчётов он поэтапно внедряет систему финансово-управленческого учёта. Он составляет и анализирует ключевые отчёты, помогая клиенту в них разбираться и обращая его внимание на важные показатели.

Как дистанционно вести финансово-управленческий учёт малого бизнеса

Финансист на удалёнке отвечает за то, чтобы у предпринимателя была полная финансовая информация — учёт, который он ведёт, сильно отличается от бухгалтерского.

  • Бухгалтерский учёт осуществляется в рамках регламентированной отчётности перед налоговыми органами. Часто он не даёт полной картины о ресурсах и результатах работы компании.
  • Финансово-управленческий учёт не регулируется государством. Каждая компания самостоятельно разрабатывает нормативные документы и определяет, как будет его вести. Этот учёт помогает получить ясное и оперативное представление о финансовых активах компании, текущем состоянии и возможностях её развития.

Финансовый специалист может предоставить бизнесу несколько базовых инструментов управления:

Отчёт о движении денежных средств (ОДДС)

ОДДС — самый простой отчёт. Он включает в себя все приходы и расходы компании за определённый период, делая очевидными денежные потоки:

  • на что и сколько было израсходовано;
  • от кого, за что и сколько было получено;
  • сколько было в начале и сколько осталось в конце периода.

Отчёт о прибыли и убытках (ОПиУ)

ОПиУ — это главный отчёт руководителя компании. Он помогает оценить эффективность бизнеса: посчитать, сколько выручки заработали, сколько для этого понесли расходов, сколько заработали чистой прибыли.

Управленческий баланс (УБ)

УБ — это сводный отчёт за определённый период, в котором отражены все активы и пассивы компании. Он позволяет рассчитать размер собственного капитала в бизнесе и оценить эффективность управления.

Под активами понимаются материалы, оборудование, товарные запасы, денежные средства и дебиторская задолженность.

Под пассивами — кредиторская задолженность, вложения в уставный капитал, начисленные налоги и нераспределённая прибыль.

Три отчёта выше являются основными для управления финансами малого бизнеса. Их стоит рассматривать и анализировать в тесной связке друг с другом.

Операционные отчёты

Операционные отчёты формируются по мере необходимости в процессе текущей деятельности компании. Они помогают подготовить отчёт о прибыли и убытках и составить управленческий баланс.

Финансовый бюджет

Финансовый бюджет связан с комплексным планированием денежных потоков, доходов и расходов, прибыли и размера собственного капитала компании. Он составляется как на краткосрочный, так и на долгосрочный период и необходим для стратегического управления финансами компании.

Финансист выстраивает информационную систему, с которой в дальнейшем работает предприниматель, и объясняет клиенту, как читать эти отчёты и какие выводы из этих данных можно сделать.

Чеклист: как подготовиться к удалённой работе

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Продумайте график рабочего дня. Определите время его начала, перерывов и окончания. Чётко разделите работу и отдых.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Обсудите роли членов семьи и основные правила поведения. В определённое время вы мама или папа, а в рабочее — финансовый директор. Все должны понимать, что вы на работе. Не стоит постоянно отвлекаться на семью.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Составьте список ежедневных домашних дел. Что-то придётся делать в перерывах между задачами, а от выполнения чего-то именно вам потребуется отказаться.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Организуйте рабочее место. Представьте, что вы приходите в офис. Создайте подходящие обстановку и атмосферу. Работа на кухне или в кровати — не лучшее решение. Это расслабляет.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Настройте необходимую технику: ноутбук, принтер, наушники и тому подобное. Эти инструменты используйте в первую очередь для работы, а не для развлечений.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Проверьте надёжность провайдера: без качественного интернета работать онлайн не получится.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Выберите удобные инструменты для планирования: ежедневник, сервисы Google Календарь, Todoist, Trello и так далее.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Добавьте ритуалы. Например, можно собраться, выйти на улицу, погулять 30 минут, а затем, зарядившись настроением, «прийти на работу». Отличным ритуалом может стать планирование рабочего дня, проверка почты и актуализация календаря.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу Найдите места и возможности хотя бы раз в неделю работать вне дома. Смена обстановки позволит не чувствовать себя запертым в четырёх стенах.

Резюмируем

Опытный финансовый специалист на удалёнке — это правая рука предпринимателя. Его значимость для малого бизнеса сложно переоценить: он способствует тому, чтобы руководитель принимал более обдуманные решения — не по наитию, а на основе финансовых показателей.

Если финансист успешно подтверждает свою квалификацию на практике, он приобретает постоянных клиентов. Последние будут готовы к продолжительному сотрудничеству и могут дать рекомендации другим потенциальным работодателям.

В настоящее время формат удалённой работы финансиста для малого бизнеса востребован, а спрос на такие услуги только растёт.


Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу