10 сервисов для долгосрочного планирования ИТ-проектов

Андрей Степанов, специалист по коммуникациям в GanttPRO, объяснил важность долгосрочного планирования и собрал полезные сервисы, которые помогут в эффективном планировании проектов.

В фильме «Крепкий орешек» с Брюсом Уиллисом вооруженные террористы хотят украсть ценные бумаги на сотни миллионов долларов, но терпят неудачу из-за провалов в планировании. Напротив, главный герой сериала «Побег» Майкл Скофилд тратит десятки часов на планирование сложной задачи и ему удается завершить начатое, хоть это и выглядело безумно. Все это — популярные примеры из массовой культуры, когда долгосрочное планирование повлияло на успешность дела.

В жизни все гораздо сложнее. Провалы в планировании могут загубить даже самый перспективный проект и привести к потере денег.

Расскажу, почему долгосрочное планировании важно для ИТ-проектов и поделюсь проверенными инструментами, которые помогут в планировании.

Почему это важно и какие сложности бывают

Долгосрочный план — это документ, который будет направлять вас и вашу команду, показывать, где вы сейчас и что предстоит сделать для достижения поставленных целей. Но если вы беретесь за долгосрочный ИТ-проект без тщательной начальной проработки и надежного инструмента, — ничего не получится.

Для начала проведите стратегическое планирование и обозначьте, чего нужно достичь, например, через год. А после этого беритесь за долгосрочное планирование: сформулируйте приоритеты и цели, назначьте ресурсы и определитесь, как вы будете решать задачи.

Большинство долгосрочных ИТ-проектов сталкиваются с рядом проблем:

Отсутствие четко обозначенных целей. Ставьте цели с начала планирования, без них проект уже можно считать неудачным.

Нереалистичные сроки выполнения. Не пытайтесь угадать даты завершения задач. Просчитайте все сроки и обоснуйте их себе и команде.

Несвоевременное отслеживание прогресса. В долгосрочных проектах много участников и ресурсов, которые требуют своевременного отслеживания — ведь при необходимости в планы нужно быстро вносить коррективы.

Большие задачи. Разбивайте большие задачи на несколько мелких, чтобы сотрудники с легкостью могли отслеживать прогресс и радоваться пошаговым успехам. Ведь психологически сложно работать над большими задачами, дедлайны которых сейчас не осязаемы.

Разная степень осведомленности команды. Все задействованные на проекте участники без лишних усилий и трудностей должны знать статусы задач и проекта, изменения в нем, прогресс и прочее.

Плохая коммуникация внутри проектов. В отчете всемирной организации по управлению проектами Project Management Institute плохая коммуникация или же ее отсутствие указываются причиной неудач примерно трети проектов в 2017 году. И если учесть, что многие ИТ-команды работают удаленно, масштабы проблемы становятся очевидными.

Отсутствие или неправильное управление рисками. Риски будут всегда и с этим нужно смириться. Поэтому важно быть готовым к ним и уметь правильно на них реагировать.

Неправильно выбранный инструмент. Нужно тщательно выбирать инструменты, которые помогут проекту — с правильными инструментами гораздо проще наладить все процессы.

Какой инструмент планирования выбрать

Выбирая инструмент, учитывайте следующие нюансы:

• Четкая визуализация важных этапов в доступной форме.
• Гибкость и простая настройка под условия, диктуемые проектом.
• Легкий и удобный доступ к плану третьим сторонам.

С таким разнообразием нюансов справляются инструменты из нескольких категорий: онлайн диаграмма Ганта, более сложные системы для организации рабочих процессов, системы управления ресурсами и инструменты для создания стратегических планов.

Инструменты на основе диаграммы Ганта

GanttPRO [материал написан представителем сервиса. — прим. редакции Нетологии]

Об инструменте. Онлайн-диаграмма Ганта GanttPRO позволяет планировать как краткосрочные спринты, так и долгосрочные проекты по разработке. Интуитивный интерфейс помогает новым сотрудникам быстро влиться в работу над проектом, что спасет от срывов сроков.

Возможности сервиса:

• Комментарии, прикрепления, упоминания и уведомления для успешного взаимодействия — все в одном окне.
• Управление реальными членами команды и виртуальными ресурсами. Виртуальные ресурсы можно создавать в неограниченном количестве.
• Управление стоимостью и бюджетом. Стоимость есть у всех ресурсов и зависит от их типа: материальный, трудовой или просто фиксированная цена. Бюджет суммируется из стоимости всех задач.
• Загрузка ресурсов, их рабочие календари. График доступности ресурсов легко составить даже на несколько лет вперед.
• Дедлайны.
• Персональный учет времени на задачи для каждого сотрудника.
• Экспорт в популярные форматы и доступ по ссылке.
• Возможность переключения на доску задач по принципу канбан.
• Готовые шаблоны для быстрого запуска ИТ проекта. Экономят время на создание плана.

Стоимость. От $5.90 на командных планах за пользователя в месяц при годовой оплате. От $15 на индивидуальном плане в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период со всеми возможностями.

Язык. Русский, английский.

Tom’s Planner

Об инструменте. Еще один инструмент на основе диаграммы Ганта с простотой drag&drop. Tom’s Planner позволяет быстро создавать задачи, отслеживать прогресс и статусы. Есть возможность настройки проектов под себя.

Для удобства ведения ИТ-проектов сервис предлагает:

• Командное взаимодействия без временных трат на обучение.
• Отслеживание прогресса удобным способом: в процентах, иконках, блоках или с разграничением по цветам.
• Детализацию проектов от часов до месяцев. В несколько кликов можно узнать, чем занималась разработка в конкретный день в 14:05.
• Возможность делиться проектом по почте, печатной версией или с помощью ссылки.
• Готовые шаблоны для быстрого старта — они основаны на 530 000 графиках, которые пользователи сделали в сервисе.
• Персональную настройку проектов.
• Возможность ставить несколько задач в одном ряду на таймлайне.

Стоимость. От $9.95 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период с ограниченными функциональными возможностями.

Язык. Английский.

Liquid Planner

О сервисе. У Liquid Planner достаточно необычный подход, отличающий его от других инструментов. Сервис помогает сфокусироваться на приоритетных задачах: реагирует на изменения в статусах и предлагает варианты для развития наиболее благоприятных сценариев и выхода из неблагоприятных.

В инструменте хорошо реализовано управление ресурсами, благодаря которому вы будете знать о доступности членов вашей команды, а также о текущих задачах.

В Liquid Planner есть возможности для:

• Командного взаимодействия.
• Выравнивания ресурсов и прогноза по их загрузке — сервис покажет, если вы рискуете просрочить дедлайн.
• Мгновенного доступа к прогрессу, рискам и бюджетам по всем проектам.
• Того, чтобы делиться планом с незадействованными в нем людьми.
• Создания динамичных отчетов с продвинутой аналитикой.

Стоимость. От $45 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период с доступными возможностями Профессионального плана.

Язык. Английский.

Системы для организации рабочих процессов

Monday

Об инструменте. Monday позволяет создавать иерархию рабочих процессов, начиная с верхних уровней и заканчивая наиболее мелкими задачами. Вы видите все важные задачи, статусы всех назначений, загрузку ресурсов и эффективно взаимодействуете.

Мобильное приложение — бонус для удаленных команд.

В сервисе вы сможете:

• Хранить всю важную информацию и полностью владеть деталями о ходе развития проекта независимо от его сроков.
• Полноценно взаимодействовать с командами.
• Быстро создавать проекты и настраивать процессы с готовыми шаблонами, в том числе и для Agile проектов.
• Оценивать проект с разных сторон: на шкале времени, в календаре, на доске канбан.
• Управлять дедлайнами.
• Интегрировать ваши проекты с популярными инструментами: Dropbox, Excel, Google Calendar, Slack, Trello и др.

Стоимость. От $17 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный пробный период с неограниченным количеством пользователей.

Язык. Английский.

ActiveCollab

Об инструменте. ActiveCollab позволяет разбивать большие задачи на мелкие с четко обозначенными дедлайнами, чтобы команда сразу смогла взять их в работу.

Членам команды доступны все детали по задачам, включая приоритеты. Очевидный плюс ActiveCollab — продуманное командное взаимодействие с напоминаниями и уведомлениями.

Инструмент доступен как в облаке, так и может быть установлен на сервер.

Управлять долгосрочным проектом будет проще благодаря:

• Четкому планированию и организации работы. Все текущие и предстоящие задачи доступны в несколько кликов.
• Общению и взаимодействию внутри проектов.
• Отслеживанию прогресса — сможете ставить более детальные сроки и заранее видеть возможные варианты окончания проекта.
• Управлению дедлайнами.
• Оценке времени.
• Оценке затрат.

Стоимость. От $6.25 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный пробный период.

Язык. Английский.

Paymoapp

Об инструменте. Paymoapp синхронизирует процессы и заменяет множество инструментов. Вам не нужно искать интеграции и платить за дополнительные подписки. Сервис станет достоверным источником проектной информации для всей вашей компании.

Paymoapp подойдет фрилансерам, работающим над ИТ-проектами.

Инструмент позволит вам:

• Работать с разными видами отображения задач: диаграммой Ганта и канбан доской.
• Взаимодействовать с командой благодаря комментариям в реальном времени.
• Вести учет времени на задачи.
• Отслеживать прогресс.
• Вносить моментальные правки в задачи.
• Работать с ресурсами — будете знать, кто перегружен, а на кого можно назначать задачи.
• Создавать прозрачные отчеты с затраченным временем и проделанной работой. Между менеджерами и членами командами не будет разногласий.
• Создавать инвойсы на разных языках.

Стоимость. От $9.56 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатно для фрилансеров с ограничением возможностей. Бесплатный 15-дневный пробный период.

Язык. Английский.

Workfront

Об инструменте. С Workfront, современной платформой для управления проектами, менеджеры, тимлиды и команды получают весь необходимый набор инструментов для организации работы с запросами, а также для планирования и приоритизации проектов, управления процессами, оценки бюджетов и создания отчетов.

Для организации всех процессов ИТ-проекта есть возможности:

• Автоматизации повторяющихся рабочих процессов. Достаточно уникальная возможность, выгодно выделяющая сервис на фоне конкурентов.
• Приоритизации задач.
• Управления запросами в одном месте — можете создавать автоматические и настраиваемые формы для обозначения масштаба проекта.
• Управления ресурсами.
• Использования готовых шаблонов.
• Объединения всех задач в один список. Такой список, который ваша команда сама пожелает: структурированный/неструктурированный, официальный/неофициальный.
• Взаимодействия в реальном времени. Workfront позволяет получать информацию только по работе из тематических веток, статусов и фидбэка.
• Работы с разными методологиями управления проектами. Актуально для долгосрочных проектов, где нужна гибкость.

Стоимость. По запросу.

Язык. Английский.

Инструмент для создания стратегических планов

Roadmap Planner

Об инструменте. Roadmap Planner — продукт для построения стратегической коммуникации. Позволяет с легкостью делиться состоянием проекта с командой и спонсорами. Бонус: сервис работает и без подключения к интернету.

В Roadmap Planner вы найдете возможности для:

• Командного взаимодействия и контроля — добавляйте новых членов команды и назначайте на них задачи в любой момент.
• Отслеживания статусов по каждой задаче.
• Создания отчетов с прогрессом по дням, неделям и месяцам.
• Переключения на диаграмму Ганта.
• Управления ресурсами. Задачи и приоритеты можно менять в любой момент.
• Показа плана третьей стороне.
• Продвинутого экспорта данных.
• Использования готовых шаблонов.

Стоимость. От $5.83 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период.

Языки. Английский.

Выбирайте сервис, который соответствует вашим задачам и требованиям. И пользуйтесь пробными периодами, чтобы ваша команда могла оценить возможности инструментов.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.