Светлана Лукьянова, начальник отдела коммуникаций компании «Дисциплина», написала для блога «Нетологии» колонку, в которой рассказала как работать с фрилансерами.

Фрилансеры хороши, потому что:

Фрилансера легче найти. Можно разместить заявку на сайте для поиска фрилансеров, и уже через пару часов получить несколько десятков откликов. Искать через «Хедхантер» тоже легко — если укажете, что работа удаленная, то получите в три раза больше резюме, чем на вакансии с фулл-таймом.
Работать с человеком на расстоянии всегда дешевле, чем держать его в штате. Вы не арендуете для него офис, не покупаете технику и программы.
Фрилансеры зачастую работают эффективнее офисных сотрудников. Они сами влияют на свой заработок, поэтому заинтересованы в постоянных клиентах и работают быстро и качественно. Мы сотрудничали с дизайнером, который работал буквально за двоих, и при этом не были его единственными клиентами.
Хорошие специалисты из глубинки могут просить меньше денег, чем специалисты в вашем городе. Это тоже возможность сэкономить.

Конечно, у работы с фрилансерами есть и минусы. Главный из них — ненадежность. Фрилансеры могут затягивать сроки, врать, переставать отвечать на звонки и письма. Нельзя застраховаться от таких случаев, но риски можно свести к минимуму, если придерживаться нескольких правил.

Как работать с фрилансерами, чтобы не было проблем

Серьёзно относитесь к подбору исполнителей

Лучше работать с несколькими постоянными специалистами. Надо отбирать их так же тщательно, как и офисных сотрудников. Изучать портфолио кандидатов и дать тестовое задание. Хорошие специалисты часто отказываются делать их бесплатно — в этом случае лучше заплатить. Тестовое задание показывает, умеет ли человек управлять временем и может ли работать в условиях сжатых сроков.

Создайте базу фрилансеров

Когда мы искали копирайтера на удаленную работу, на вакансию откликнулось несколько хороших специалистов. Выбрали одного из них, а контакты остальных занесли в базу. Когда через полгода понадобились фрилансеры на большую задачу, то нашли их за пару часов. Мы используем сервис «Команда», где храним контакты, резюме и портфолио специалиста. Но и обычный файл в Экселе со списком емейлов и комментариями сэкономит время при поиске.

Планируйте работу

Все детали сотрудничества с фрилансером мы обсуждаем на берегу. Если это постоянная работа с одинаковой нагрузкой, то устанавливаем расписание. Например, мы договариваемся с копирайтером, что план публикаций должен быть готов в понедельник, текст статьи — в среду, а выйти в блоге материал должен в четверг. План держит в тонусе, не даёт системе развалиться.

Будьте пессимистом

Не гонитесь за скоростью, когда она не принципиальна. Сама дедлайны не ставлю, но дедлайны исполнителя стараюсь передвинуть на несколько дней, если они кажутся мне слишком оптимистичными.

Я начала так делать, когда однажды удалённый сотрудник не успел вовремя сделать работу, и вместо того, чтобы честно в этом признаться, начал врать и юлить. Доверие было подорвано, и мы не смогли работать с ним дальше. Отчасти я тоже была виновата — у меня были сомнения по поводу сроков, но не стала настаивать на их изменении. Больше так не делаю.

Трезво оценивайте возможности сотрудника

Некоторые люди не умеют говорить «нет» и в итоге взваливают на себя больше, чем могут унести. Если чувствуете, что объем работы слишком велик для одного человека, разделите задачу между двумя-тремя фрилансерами. Один копирайтер не сможет написать 60 хороших SEO-оптимизированных статей на одну тему, даже если ему дадут на это два месяца.

Работайте по договору

Если фрилансер просит составить договор, сделайте это. Фрилансер рискует больше, чем вы, договор — гарантия, что вы его не обманете. Советую заключать официальный договор на оказание услуг.

Платите своевременно

Фрилансеры работают удалённо и заказчик, в данном случае я, — единственный гарант, что человек получит свои деньги. Поэтому надо чётко следить, чтобы деньги переводились регулярно и вовремя.

В случае форс-мажоров, можно сделать перевод раньше срока — из своих личных денег. Потому что надо нести ответственность за наши отношения и стараться не подорвать доверие людей. Если зарплата задерживается, то честно напишите, какого числа переведёте деньги. К сожалению, при всей очевидности этого совета, множество организаций вообще не считают необходимым платить фрилансерам. Не делайте так.

Поддерживайте человеческие отношения

Удалённые сотрудники выключены из корпоративной культуры. Она не нужна фрилансерам, с которыми вы работаете редко, но бывает полезна удалённым сотрудникам, которые работают на постоянной основе. Они часть коллектива, но не ходят на корпоративы, не обедают в общей столовой и не приносят торт в день рождения. Чтобы поддерживать отношения, общайтесь с ними в социальных сетях.

Несколько советов дал мой бывший коллега Влад Кузьмин. Сейчас Влад работает проектным менеджером в компании «СмартТех» и продолжает сотрудничать с удаленными специалистами:

Отдавайте фрилансерам только ту работу, в которой разбираетесь

Иначе рискуете потратить деньги впустую. Если в штате нет сотрудника, который может принять работу фрилансера, лучше обратитесь в агентство. Оно назначит проектного менеджера, вместе с которым вы определите цели и средства их достижения.

Составляйте грамотное ТЗ

Если что-то непонятно, удалённый сотрудник не подойдёт и не переспросит. Он может написать, но кто знает, сколько времени вы будете отвечать? Не рассчитывайте, что человек легко догадается, что вам нужно. Постарайтесь предугадать вопросы и опишите в ТЗ все нюансы.

Работайте только по постоплате

Есть специалисты, которые получив первую выплату, тут же пропадают. Когда деньги заканчиваются, они возвращаются как ни в чем не бывало и доделывают работу. Но сроки уже сорваны. Поэтому я всегда плачу только полную стоимость и только после окончания проекта.

Не работайте по стопроцентной предоплате — слишком велик шанс, что человек исчезнет.

Договоритесь об оплате раз в месяц

Первое время вы, скорее всего, будете платить специалисту за каждую задачу. Но когда сработаетесь, перейдите на оплату раз в месяц. Специалист знает, что получит деньги когда сделает все, что нужно.

***

Среди фрилансеров есть мошенники, патологические лентяи, люди с зависимостями. Но таких всё-таки меньшинство. В основном, работа с фрилансерами мало отличается от работы с офисными сотрудниками. Если серьезно относиться к процессу и уважать друг друга — проблем не будет.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации.