Как фрилансеру правильно организовать рабочий процесс, пространство и файлы

Общаемся с заказчиком в удобном для себя канале

Любой проект на фрилансе начинается с общения с потенциальным заказчиком. В зависимости от того, где и в каком виде опубликовано портфолио специалиста, предложение о работе может поступить в социальных сетях, мессенджерах, на почту, а иногда даже по телефону.

Куда бы ни пришёл запрос, важно понять, где лучше продолжить общение — в первую очередь, комфортно должно быть самому фрилансеру. Лучше заранее обозначить предпочтительный способ связи, а в случае получения заявки в другом месте — смело перенаправлять диалог в удобное для себя пространство.

Самые популярные каналы общения с заказчиком — мессенджеры и электронная почта. У каждого есть свои преимущества и недостатки, расскажу о них подробнее.

Мессенджеры

Для сравнения предлагаю рассмотреть Telegram — один из самых популярных мессенджеров среди фрилансеров. Уже много лет я общаюсь по проектам именно в нём.

Плюсы:

• группировка диалогов в тематические папки;
• возможность закрепить диалоги и сообщения, чтобы они всегда были перед глазами;
• поддержка файлов разного формата — их можно отправлять и хранить в чате;
• создание чатботов для автоматических ответов и рассылок;
• аудио- и видеозвонки;
• лёгкая настройка.

Минусы:

• перемешиваются информационные каналы, личные и рабочие сообщения — из-за этого информация может затеряться, а человек не будет отдыхать даже в нерабочее время, видя сообщение от заказчика;
• функции голосовых сообщений и звонков часто используются без предварительного обсуждения, что нарушает личные границы и доставляет дискомфорт;
• мессенджеры настраивают на более неформальное общение — это усложняет формулирование технического задания и обратной связи;
• можно в одностороннем порядке безвозвратно удалить сообщение или целиком диалог.

Электронная почта

У всех почтовых служб примерно одинаковые функции, преимущества и недостатки, поэтому я отмечу универсальные моменты, которые влияют на работу фрилансера.

Плюсы:

• автоматическая сортировка писем по отправителю;
• маркеры для писем: важное, непрочитанное или срочное;
• отправка писем нескольким получателям одновременно;
• возможность сохранить весь диалог без одностороннего удаления или редактирования;
• поддержка файлов большого размера;
• более формальный и структурированный диалог: на написание письма уходит больше действий и времени, к этому процессу люди часто подходят более обдуманно, чем к написанию сообщения в мессенджере.

Минусы:

• почту обычно проверяют реже мессенджеров, поэтому общение ведётся намного дольше;
• нельзя совершать звонки, поэтому нужно пользоваться сторонними сервисами для презентации проекта;
• на написание письма действительно уходит больше времени и приходится детальнее обдумывать сообщение.

На моей практике было несколько случаев, когда заказчик в конфликтной ситуации удалял сообщения или целые диалоги. В такие моменты приходилось прощаться с гонораром, поскольку даже в суде я была бессильна: не хватало сообщений, подтверждающих отправку и обсуждение файлов.

Но несмотря на это, мессенджер всё-таки удобнее для более оперативного решения некоторых вопросов. Поэтому для себя я чётко определила: работа обсуждается по почте, а все дополнительные вопросы после разработки — в мессенджерах. Так мне удаётся разделять личное и рабочее.

Ещё один важный момент: не стоит читать сообщения от заказчика, и тем более отвечать на них, в нерабочие часы. Даже если кажется, что переписка не часть работы, это всё равно отнимает личное время, а иногда и силы. Нужно научиться откладывать диалог, где бы он ни вёлся, на рабочие часы.

Работу над проектом делим на три этапа

Чтобы рабочий процесс шёл продуктивно, недостаточно ежедневно садиться за компьютер на 5–6 часов с целью поработать. Самый эффективный способ сдавать проекты в срок, а иногда и раньше, — делить работу на три этапа.

Первый этап — фиксирование всех проектов, их стадий: общение, разработка, корректировка, документация, ожидание, — и проделанной работы.

Я пользуюсь таск-менеджером Trello, где создаю доску на каждый текущий проект и уже в названии описываю этап работы. Отдельными цветами выделяю проекты, которые находятся на стадии запуска или обсуждения. Так мне проще понять не только текущую, но и предстоящую занятость.

Второй этап — максимально подробное описание стадий по каждому проекту на неделю. Важно установить обязательный минимум выполненных задач, их желаемый объём, а также идеальный максимум, к которому хотелось бы стремиться.

Третий этап — описание задач на каждый день. В идеале нужно сделать это как можно более детально и подробно:

Каждый этап лучше выполнять по отдельности — так работа пойдёт быстрее.

Задачи на неделю и на день можно фиксировать не только в специальных сервисах, но и более консервативным способом — в ежедневнике. Однако общее ведение проектов я всё-таки рекомендую доверять таск-менеджерам. Мои любимые: Trello, Todoist, YouGile и Remember The Milk.

Заполнять и обновлять информацию по проектам нужно минимум 2 раза в неделю, в идеале — фиксировать процесс ежедневно. Это поможет не упустить ни один нюанс и не забыть про дедлайны.

Также стоит записывать в список дел быстрые и простые задачи вроде общения с клиентом. На первый взгляд может показаться, что спросить, уточнить, запросить и сообщить — это быстро, но на деле оказывается совсем иначе.

На всякий случай я всегда рекомендую сообщать клиенту об этапах работы. Некоторые волнуются, когда фрилансер молчит 5–7–10 дней, даже если сроки разработки чётко обозначены. Стоит периодически напоминать о себе словами:

Так вы не только успокоите клиента, но и познакомите его с процессом разработки.

В сроки работы закладываем время на прокрастинацию

Как правило, бóльшую часть времени фрилансеры работают из дома, что приводит к некоторым проблемам: отвлекают бытовые дела и непреодолимое желание полежать на диване и почитать книгу, вместо очередного технического задания от клиента 🙂

Периодическая прокрастинация, если она не превращается в долговременную апатию, — совершенно нормальное явление для фрилансера. Поэтому важно, как ни удивительно, закладывать время и на неё.

Озвучивая клиенту сроки разработки, я пользуюсь такой формулой:

Естественно, эта формула рассчитана только на крупные проекты. Странно добавлять четыре дня к работе, которую можно выполнить за один. Но даже в таком случае срок лучше озвучивать с запасом.

Планирование сроков таким способом избавит от тревоги и паники, поможет не откладывать работу на последний день. К тому же не придётся испытывать гнетущее чувство вины во время отдыха или приступа лени, которое в итоге приведёт к выгоранию.

Как организуем рабочее пространство

Не работаем в кровати

Чтобы у мозга было чёткое разграничение между режимами «отдых» и «работа», стоит убрать рабочее место подальше от кухни и спальни. Если из доступного остаётся только прихожая или балкон, можно обустроить мини-кабинет там. Привычный быт не должен становиться рабочим, иначе мозг со временем перестанет отдыхать и переключаться.

Не забываем про уборку

Не стоит заставлять рабочий стол канцелярскими принадлежностями, украшать его декором и клеить повсюду стикеры с напоминаниями. Лучше создать максимально чистое рабочее пространство: чем меньше отвлекающих элементов — тем лучше. Не нужно создавать чрезмерный уют: часто расслабляющая атмосфера делает работу менее продуктивной.

Рабочий инструмент держим в порядке

Говоря про чистоту, не нужно забывать и про основной инструмент работы большинства фрилансеров: компьютер, ноутбук, планшет или телефон.

Вот как выглядит хорошо организованное рабочее пространство:

• Рабочий стол максимально пустой. Можно оставить часто используемые программы, браузер и папки с файлами.
• Все папки структурированы, разбиты по датам и месяцам. Пусть навигация будет длинной, но при этом прозрачной и понятной.
• Абсолютно все файлы имеют в себе: название проекта, вид макета, дату разработки. Это поможет в любое время найти нужный файл.
• Раз в месяц нужные файлы копируются на внешний носитель для сохранности, а ненужные — удаляются. Не стоит копить бесполезную информацию, лучше выделять себе время на очистку.
• Инструмент находится в визуальном и техническом порядке. Важно периодически сдавать ноутбук или клавиатуру на чистку, протирать корпус и экран специальными средствами, вовремя исправлять различные неполадки.

Как работаем с файлами и документами

Создаём готовые шаблоны

Лучше заранее создать шаблоны всех документов, которые могут потребоваться в процессе работы: резюме, коммерческое предложение, договор на оказание услуг, портфолио. Редактура шаблона под конкретный проект займёт гораздо меньше времени, чем создание нового документа.

То же самое касается и общения с заказчиком: можно создать шаблоны писем для ответа на стандартные вопросы о сроке и стоимости работы. Это позволит намного быстрее разбирать входящие заявки.

Храним файлы сразу несколькими способами

Фрилансеры, которые работают с файлами и данными, сталкиваются не только с разработкой макетов, анализом данных и общением с заказчиком, но и с передачей, а также дальнейшим хранением результатов своей работы.

Способы хранения файлов:

• На компьютере или телефоне. Это не самый лучший вариант, поскольку большой объём файлов будет влиять на производительность оборудования.
• На съёмном жёстком диске. Удобный и хороший способ, но не всегда мобильный и легкодоступный.
• На облачных ресурсах: Яндекс Диск, Google Drive, Dropbox, iCloud. У этого варианта есть свои недостатки: облачные хранилища требуют доступ к интернету и имеют ограниченный объём памяти.
• Не хранить, удалять. Это решение кажется неплохим, но на деле оно совершенно непрактично, поскольку клиенты периодически теряют файлы. К тому же если потребуется дополнительная разработка или корректировки спустя время, нужно будет начинать работу с нуля.

Я храню файлы сразу в двух местах: в облачном хранилище Яндекса и на жёстком диске. В первом хранятся проекты за последний год — по окончании года я их удаляю. На съёмном диске лежит вся работа, он пополняется раз в месяц. На компьютере остаются только проекты текущего месяца, чтобы к ним был быстрый доступ.

Передаём файлы так, чтобы было удобно заказчику

На этот раз в первую очередь должно быть удобно клиенту, поэтому лучше заранее уточнить у него, как и в каком формате отправить файл. Если особых предпочтений нет, можно предложить свой вариант.

Какие способы предлагаю я:

• Отправка архивом на почту. Самый консервативный и непрактичный, однако для многих единственно верный вариант.
• Предоставление доступа к файлообменнику. Для этого нужно загрузить все файлы в облачное хранилище и разрешить конкретному пользователю их скачивать. При передаче ссылки с доступом нужно договориться с клиентом, в какие сроки ему следует выгрузить файлы.
• Отправка с помощью специальных сервисов. Мои любимые — DropMeFiles и TransferNow. Файлы отправляются напрямую на электронную почту — это экономит время на создание архива и извлечение файлов из него.

Лучше предлагать заказчику все способы — это покажет вашу клиентоориентированность и поможет избежать неудобных ситуаций:  заказчик не может разархивировать файл с телефона или открыть ссылку на диск, потому что у него нет аккаунта в Яндексе. 

Резюмируем

Чтобы упростить себе работу на фрилансе, нужно фиксировать все этапы разработки проекта, соблюдать порядок в ежедневнике и таск-менеджере, правильно сортировать и хранить файлы, следить не только за внутренним, но и внешним рабочим пространством. Кроме того, следует грамотно общаться с клиентами и не забывать про личные границы.

Важно помнить, что все описанные выше действия с проектами, заказчиками и файлами — это тоже работа. И выполнять её нужно в рабочее время, поскольку не менее важная часть жизни любого фрилансера — качественный отдых и саморазвитие.