Ведущий редактор IT-Agency Наташа Ганецкая поделилась личным опытом, как искать редактора, который будет писать, редактировать и вести проекты.

Обучение в онлайн-университете: курс «Гибкие методологии управления проектами: Agile, Scrum, Kanban»

Этой весной стало понятно, что редакция агентства не справляется со своими задачами. Их стало слишком много, а людей слишком мало. Пришло время расширять команду.

В агентстве своя устоявшаяся система найма, на которую я и опиралась при поиске людей. Но у каждого направления — дизайнеров, джедаев, менеджеров — своя специфика. У редакторов она тоже была, поэтому мы решили отдельно о ней рассказать.

Забегу вперед и скажу, что мы сразу нашли двух редакторов, которые хорошо вписались в работу. По-моему, это успех.

Составить вакансию

Несмотря на то, что я сама главред, мне было сложно составить вакансию. Я в общих чертах знала, что мне нужен кто-то вроде помощника, который умеет писать, редактировать и вести задачи. Так, чтобы доверить ему что-то и знать, что он справится. Не было времени растить кого-то с нуля: нужен был самостоятельный специалист.

Чтобы лучше понять, кого я ищу, мы вместе с менеджером по персоналу Ариной составили профиль вакансии. Это описание всего процесса найма: что будет происходить, кого мы ищем, что можем предложить сами. Информация из профиля стала основой для будущей вакансии.

Наш профиль вакансии состоял из четырех пунктов:

Общая информация: название должности, почему открываем вакансию, где размещаем. Это чисто процессные штуки, чтобы не забыть.
Процесс найма: из каких этапов состоит, кто отвечает за наем. Когда видишь процесс целиком, удобнее готовиться. Например, точно знаешь, на каких этапах какие шаблоны и доксы нужны.
Требования к кандидату: опыт, знания, навыки, компетенции (soft skills), личные качества.
Работа: задачи, цель должности, специфика (сложности, к чему нужно быть готовым), система роста для сотрудника, почему с нами круто работать.

Так выглядит часть профиля вакансии. Далеко не все эти характеристики пойдут в саму вакансию, но они помогают отделить главное от второстепенного.

Информация из заполненного профиля пошла в текст самой вакансии. Мне повезло, потому что не пришлось писать его с нуля — я опиралась на ту вакансию, на которую сама когда-то откликнулась.

Вакансия состояла из шести блоков, к которым хотелось привлечь внимание:

Что нужно делать. Это рабочие задачи: какие сейчас и какие будут.
Что нужно уметь. Это про навыки и софт-скиллы, которые понадобятся. Я постаралась на примерах раскрыть, что каждый из навыков значит в моем мире, чтобы не было недопонимания.
К чему стоит быть готовым. Это про сложности, которые могут отпугнуть: море редактур и согласований.
Дальнейший рост. Мы выносим это в отдельный пункт, потому что нам важно, чтобы кандидат понимал, что мы не дадим ему стоять на месте, надо постоянно двигаться вперед.
Сначала стажировка. Тоже отдельный пункт, потому что к нему надо привлечь внимание — у нас не так, как везде.
Условия работы. Стандартные штуки про офис-зарплату-время работы.

Мы много хотели от человека, найти такого было сложно, но мы справились. Полный текст вакансии.

Мне кажется, что тут самое главное честно писать как есть. Без лишней скромности, и не переобещать интересных задач, когда на самом деле их нет.

Разместить вакансию там, где обитают потенциальные кандидаты

Мы разместили вакансию в соцсетях агентства: фейсбуке, твиттере и вконтакте. Этого было достаточно, потому что часть наших подписчиков — те люди, которые хотели бы с нами работать, то есть как раз та самая наша целевая аудитория.

Каждый пост в соцсетях мы продвигаем за деньги, вакансии — не исключение. В этот раз мы выключили рекламу уже на второй день, так как пришло 178 откликов. Это много.

Я считаю, мне очень повезло, что у агентства уже была такая сильная база потенциальных кандидатов в соцсетях. Если бы ее не было или она бы не сработала, я бы воспользовалась планом Б:

Самостоятельно посмотреть, кто есть интересный на бирже Главреда.
Скинуть вакансии в редакторские телеграм-каналы, например, в Норм Работа, Редач и Каталог работы для редактора.
Разместить вакансию на Headhunter.

Подготовиться к обработке откликов

В агентстве довольно сложный процесс отбора: кандидат подает заявку → отвечает на наши вопросы → делает тестовое задание → приходит на собеседование → стажируется → ура, он в команде. Не каждый проходит весь путь до конца, но многие.

На каждом этапе мы шлем кандидату письма о следующем шаге: автоматические и личные. Мне надо было подготовить шаблоны писем и убедиться, что автоматические письма дойдут до адресатов.

Автоматические письма приходят после того, как человек подает заявку на вакансию, отвечает на наши вопросы или отправляет тестовое задание. С ними работать просто: пишешь текст, просишь разработчиков настроить автоматическую отправку — и все. Немного сложнее с личными письмами, например, с отрицательными ответами на тестовое задание, потому что там шаблонным ответом не отделаешься. Но об этом расскажу чуть ниже.

В качестве основы я использовала шаблоны писем, которые отправляют кандидатам на позицию дизайнера. Вот только переделала их под себя. Например, не люблю обращаться к незнакомым людям на «ты», поэтому все «ты» переправила на «вы» и что-то еще по мелочи.

Так выглядит автоматическое письмо, которое приходит тем, кто ответил на наши вопросы

Все отклики приходят ко мне на почту. Чтобы не потерять ни одного, я настроила в гугл-почте фильтр, который отправляет отклики, ответы на вопросы и тестовые задания в отдельную папку. Вроде простая штука, а помогает никого не потерять, да и инбокс не захламляется.

Последний шаг подготовки — завести таблицу со списком всех-всех-всех кандидатов. Она помогает быстро соображать, кто есть кто и на каком этапе найма находится.

Это таблица с данными всех кандидатов. Комментарии — самая полезная для меня колонка. Она помогает вспомнить, что я думаю об ответах на вопросы или тестовом задании конкретного человека. Источник, откуда пришел кандидат, и даты по каждому этапу нужны менеджеру по персоналу для каких-то своих целей.

Вопросы кандидату

Во всем этом процессе я не упомянула одну штуку — страницу с вопросами, на которые кандидат должен ответить после подачи заявки. Это потому, что все это было готово до меня.

Если вкратце, после подачи заявки кандидат получает ссылку на стандартный список вопросов, на которые он должен ответить в течение недели. Вот этот список:

Резюме.
Портфолио и результаты.
Что повлияло на ваше профессиональное развитие и подход к работе?
Назовите свои любимые книги по дизайну? Рекламе? Маркетингу?
Что читаете сейчас?
На что стоит подписаться? Дайте ссылки на пару статей, которые вас зацепили.
Сколько часов в неделю занимаетесь профессиональным развитием?
Какой у вас план профессионального и личного развития на этот год? На три года?
Расскажите что-нибудь про себя.

Они дают первое представление о том, кто перед тобой. При чем роль играют и сами ответы, и то, как они написаны. Даже через текст чувствуется настрой кандидата: напряженный или расслабленный, доброжелательный или агрессивный.

Придумать тестовое задание

У нас было два тестовых задания. Мне важно было видеть, как человек пишет сам и как он подходит к редактуре, поэтому я тестировала оба этих навыка.

Тестовое задание 1: рассказать о калькуляторе для А/В-тестов

Это задание придумали до меня: я сама его делала, когда подавала заявку на позицию редактора в агентстве. Смысл в том, чтобы разобраться, как работает статистический калькулятор расчета выборки для проведения А/В-тестов, и написать об этом статью.

Так выглядит первое тестовое задание: разобраться и написать статью

Задание хорошо тем, что его легко оценить объективно: человек или хорошо разобрался в теме или нет. Есть только один правильный способ, как пользоваться калькулятором, и все.

Это тестовое я проверяла вместе с джедаем агентства. Джедай смотрел на смысл, я — на стиль и качество объяснений. Кроме того, я обращала внимание на оформление докса с заданием. Если человек в тестовом все сделал красиво — выделил заголовки, разбил статью на блоки, вставил картинки, не забыл подписи, — значит, он понимает, что его задача не просто разобраться и написать текст, а еще и понятно объяснить. Для объяснения простыни текста недостаточно.

Тестовое задание 2: отредактировать статью

Это задание я придумала сама, чтобы проверить, как кандидаты подходят к редактуре чужих текстов. Для этого я дала им реальный черновик статьи, которую мы в свое время так и не выпустили.

Так выглядело второе задание. Важно задать контекст, чтобы редактору было понятно, из чего исходить при редактуре.

У кандидатов не было какого-то одного правильного способа сделать это тестовое, потому что зацепиться в статье можно было за что угодно: несогласованность полезного действия, заголовка и самого текста, поехавшую структуру, корявые фразы, много бла-бла и мало фактов. Так что я смотрела на подход к редактуре и логику в целом. Если человек сразу начинал править слова и предложения — это минус. Если он заметил, что текст не попадает в целевую аудиторию — это бонус-пункт.

Я обращала внимание и на то, каким тоном редактор пишет свои комментарии к статье. Я понимала, что беру человека, который будет общаться с командой агентства и с клиентами. Если он уже в тестовом задании формулирует свои предложения в высокомерно-декларативном стиле «Переписать нахрен», «Убрать воду», «Исправить синтаксис», не пытаясь объяснить, что не так, для меня это был минус.

Давать два тестовых — это риск. Мало кто захочет их выполнять, поэтому, возможно, на этом этапе я потеряла несколько сильных кандидатов. С другой стороны, я была уверена, что те, кто выполнил оба задания, достаточно замотивированы пахать и пахать.

Выбрать, кого позвать на собеседование

К этому моменту у меня уже было много информации по каждому человеку: резюме, портфолио, ответы на вопросы анкеты и два тестовых задания. Я оценивала все эти критерии сразу.

Резюме и портфолио нужны для базового отбора. Если редактор не в состоянии нормально оформить резюме — это нет. Людей с пустым или слабым портфолио я тоже отсеивала, потому что искала опытного человека. Получился такой фильтр, чтобы отсеять совсем слабых кандидатов.

Ответы на вопросы в анкете оказались очень показательной штукой. То, что человек отвечал, и как он это делал, очень много о нем говорило. Если человек читает советы Бюро Горбунова и Ильяхова, шансы, что мы сработаемся, хорошие. Если он читает «Как заработать миллион с одной статьи» — мы вряд ли сойдемся. Искренний рассказ о своих увлечениях располагает к себе, а высокомерный тон отталкивает. Еще до того, как человек присылал тестовое, я уже примерно знала, хочу я его собеседовать или нет.

Пока ждала тестовые, изучила все ответы на вопросы и оставила себе комментарии, чтобы потом сравнить с результатами теста и сделать общий вывод. Красный — нет, желтый — возможно, зеленый — да.

Хорошо выполненные тестовые задания были важны, но не критичны, потому что не было единственно верного способа их сделать. Я смотрела больше на подход и на логику кандидатов. Например, в задании на редактуру было сказано «автор принес вам первый вариант статьи на редактуру». Соответственно, я ожидаю, что редактор начнет редачить с полезного действия, структуры и логики текста, а не будет на чистовую переписывать текст. Как он будет редачить — другой вопрос: кратко указывать, что плохо, или подробно объяснять ошибки, давать ссылки на какие-то статьи, писать грубо или более деликатно. Я обращала внимание на все эти детали.

В итоге решение, приглашать на собеседование или нет, я принимала на основе всех факторов: ответов на вопросы, портфолио и тестовых заданий. Ну и немного интуиции. Одно проваленное тестовое + интересные ответы на вопросы могли вполне означать «да», потому что я видела в человеке потенциал для роста. Сложно сразу быть идеальным во всем, зато в агентстве до идеала можно дорасти.

Ошибки в процессе — не баг, а фича. Так получилось, что в вакансию закралась ошибка. Здесь некоторые кандидаты показали себя во всей красе. Сама главред, а в тексте вакансии накосячила — ай-яй-яй! Реакция на ошибку была очень показательной. Одно дело, когда на нее указывают доброжелательно, другое — когда агрессивно. Этих людей я сразу пропускала. Я понимала, что никто не сможет работать с таким человеком — ни я, ни команда. Допустить ошибку в вакансии оказалось очень полезно.

Отказать тем, кто не справился с тестовыми заданиями

Самое сложное для меня в процессе найма — отказывать.

Вообще не отвечать — не вариант, послать стандартную отписку «Извините, вы нам не подходите» — тоже, поэтому я писала развернутые ответы каждому. Часть письма с отказом была шаблоном, но для каждого человека я его заполняла по-разному.

Получать отказы неприятно, поэтому мне хотелось, чтобы в них была хоть какая-то польза. Каждому я указывала на сильные и слабые стороны тестовых заданий и советовала, что можно сделать, чтобы подтянуть слабые.

В конце каждого письма я предлагала ребятам обязательно откликнуться еще раз, если мы снова откроем вакансию. И это не лицемерие. В агентстве есть несколько ребят, которые попали сюда со второго раза. По-моему, это круто.

Вот такое письмо я написала одному из кандидатов

Провести собеседование

Я никогда раньше не проводила собеседования, поэтому мы приходили на них вдвоем с моей ведущей Маргарет. Она — ведущий дизайнер и тот человек, который меня нанял.

Так как мы все удаленщики, собеседования проводили в Гугл Хэнгауте. Включить видео — обязательно, потому что видишь мимику и реакции человека. Так проще наладить контакт.

На собеседовании я задавала технические вопросы: про тестовое задание, про предыдущий опыт, про подход к работе. Маргарет смотрела на ценности человека: она нутром чует, кто впишется в команду, а кто — нет.

В агентстве любят собеседования-перевертыши, когда кандидат сначала задает вопросы, а только потом мы. Когда я приглашала людей на собеседование, я просила их подготовить вопросы. Они могли быть любыми: о будущих задачах, о работе, обо мне самой как их потенциальной ведущей — вообще обо всем.

Естественно, кандидат не обязан начинать со своих вопросов. Мы обязательно спрашивали, как ему будет комфортно начать. Обычно все начинали сами. Это помогало снять напряжение, потому что у человека не было чувства, что его допрашивают. Напротив, завязывался непринужденный диалог, и кандидат расслаблялся.

Когда вопросы у кандидата заканчивались, мы с Маргарет переходили к своим. Где он раньше работал? За что отвечал? Как подходит к решению задач? Почему выполнил тестовое задание именно так, чем руководствовался? Чего ожидает от работы в агентстве? Куда хочет развиваться?

Нам было важно понять, совпадают ли опыт и ожидания кандидата с тем, что мы ему предлагаем. Например, одна девушка хотела бы вести проекты, а непосредственно редактура ее не интересовала. У нас свободных проектов не было и пока не предвиделось, соответственно, мы бы не попали в ее ожидания и, скорее всего, скоро расстались.

Кроме того, как я уже сказала, Маргарет смотрела на то, насколько человек впишется в команду на уровне эмоций. Не знаю, как у нее это получается. Видимо, глаз наметан. По моим личным впечатлениям, все зависело от двух факторов: как клеился разговор и какие были ощущения внутри нас. С кем-то мы через пару минут болтали как родные, а кто-то был зажат до самого конца. Кто-то сразу располагал к себе, а кто-то вроде бы всем хорош, но не чувствуешь человека вообще.

После собеседования мы с Маргарет обязательно брали паузу на подумать. Даже если кандидат казался идеально подходящим. Решения надо принимать, остыв от первых впечатлений.

В конце концов мы выбрали двух человек. Когда мы с ними разговаривали, у меня внутри возникло ощущение, что я хочу с ними работать. Я была уверена, что они останутся с нами, то есть доверяла им уже на этапе собеседования.

Проверить, сработаемся или нет, предстояло на стажировке.

Приглашать человека на стажировку приятно, потому что это хорошая новость. А вот отказывать было еще сложнее, чем после тестового задания, потому что ты с человеком уже лично поговорил, поулыбался, и вы вроде как неплохие знакомые. Я придерживалась того же принципа, как и с отказами после собеседования: развернуто и честно сказать причину отказа. Я также старалась дать советы, куда нужно развиваться, чтобы еще раз откликнуться на нашу вакансию, или в какую компанию человек мог бы еще подать заявку.

Провести стажировку

В агентстве все новые ребята проходят стажировку. Это своеобразный тест-драйв, на котором человек присматривается к нам, а мы — к нему. Стажировка длится 60–80 рабочих часов, то есть до двух месяцев, во время которых стажер решает реальные рабочие задачи на проектах.

Что здорово: можно взять на стажировку сразу несколько человек. То есть за тот же период времени посмотреть, как разные люди справляются со схожими задачами. Как я уже писала, я взяла двоих редакторов.

Это сильно сэкономило мне время. Если бы кто-то из стажеров не подошел, мне не пришлось бы искать другого человека ему на замену, я бы наняла второго стажера. Но мне повезло, подошли оба.

Сложность была в том, чтобы подобрать стажерам такие задачи, которые они смогут довести до конца. Задач обязательно должно быть несколько, чтобы стажеры могли поработать над ними с разными ребятами. Задачи не должны были быть слишком объемными или слишком маленькими. А еще желательно, чтобы они были разноплановыми: не только писать статьи, а еще тут подредачить, там помочь, там инструкцию составить. Не посмотришь на человека со всех сторон — не поймешь, что он умеет.

Естественно, идеально не получилось, потому что в агентстве все задачи объемные. Часть задач остались открытыми. Но это не страшно: если что, я знала, кому их можно было передать. Сам подход стажеров к работе показал, что они серьезно относятся к задачам и умеют доводить их до конца.

Когда стажировка подходит к концу, мы собираем оценку 360 по со всех тех, с кем человек работал. Это помогает рассмотреть его со всех сторон: как он умеет работать без ведущего за спиной, как у него выстраиваются отношения с командой. Без оценки 360 мы никого не приглашаем на работу.

У моих стажеров оценка 360 оказалась положительной, к тому же они отлично справились со всем, поэтому я пригласила их на работу. Это во многом заслуга агентского процесса найма — до конца доходят сильные и мотивированные.

Оставался последний шаг — обсудить условия и подписать документы.

Обсудить условия и пригласить на работу

После стажировки мы договариваемся с кандидатами об условиях работы: сколько часов в месяц и с какой зарплатой они будут работать.

Первый шаг — определить профессиональный уровень человека. В агентстве четко прописаны ступени роста редакторов: что они должны уметь на каждой ступени. От ступени зависит зарплата.

Мы созванивались с обоими стажерами, чтобы определить их уровень. Я говорила им о своих впечатлениях и объясняла на примерах, почему я оцениваю его именно так. Очень важно, чтобы человек был внутренне согласен с оценкой своего уровня. Тогда у него не возникнет чувства несправедливости: мол, меня поставили на ступень ниже, чем я заслуживаю. Так что, если стажер не согласен с моей оценкой, я готова ее обсудить и отступить, если у него есть весомые аргументы в свою пользу.

Когда мы договорились с ребятами по уровню и зарплате, они отправили документы в бухгалтерию, получили все доступы и начали работать.

Что после найма: личный план роста

Сразу после выхода на работу я созвонилась с каждым из стажеров по отдельности, чтобы составить им план роста. То есть, какие задачи им нужно выполнить и в каких зонах подтянуть знания, чтобы подняться на следующую ступень и получить повышение в зарплате.

Мы хотим, чтобы наши ребята росли, и создаем для этого условия.

Читать еще: «Soft skills: что это и зачем они нужны в работе»

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.