Операционные вопросы — один из самых сложных моментов в любом бизнесе. Co-founder и CTO маркетплейса для поиска репетиторов Preply Дмитрий Волошин рассказал, какие программы и приложения стоит использовать для управления проектами и командного менеджмента.
Сейчас в Preply работает почти 50 человек. Это разработчики, дизайнеры, маркетологи, саппорт-менеджеры и другие специалисты. За несколько лет существования стартапа наши организационные процессы сильно эволюционировали. Мы начинали с планирования задач в Google Docs, а теперь используем для управления проектами и командой самый современный специализированный софт. Расскажу, какие инструменты менеджмента есть на рынке, в чем их особенности и кому подходят те или иные решения.
- Получите необходимую базу для работы руководителем проекта — профессия с нуля
- Упор на практику: каждый студент работает минимум с 4 различными проектами
- Овладеете искусством укладываться в сроки, бюджет, ресурсы
Для мозгового штурма и координации
Первый этап любого проекта — изучение вопроса, определение цели и составление «дорожной карты» с промежуточными этапами — milestones.
MindMup 2 — один из самых популярных сервисов для построения ассоциативных карт. Чистый и интуитивно понятный интерфейс. Есть возможность совместной работы. В бесплатной версии карты можно сохранять только публично. Приватные карты доступны в версии Gold (от $25 в год). Сервис удобен для новичков, также подойдет для не слишком сложных, но регулярных задач.
MindMeister — еще один сервис для майндмэппинга. Он дороже (версия для командной работы — от $9 в месяц), но и функций больше. Иконки, библиотека изображений, история правок, режим презентации, task feed, чат и многое другое. В таком можно спланировать, например, разработку приложения или другого сложного продукта.
GanttPro — приложение, которое позволяет планировать проекты и контролировать процесс их выполнения. В основе продукта — популярный принцип диаграммы Гантта. Используются две оси: на вертикальной располагается список задач, горизонтальная отводится календарю. Получается четкий и наглядный график. Задачи можно объединять в группы и делить на подзадачи, прогнозировать сроки и отслеживать статусы. Сервис наиболее полезнен компаниям, которые разрабатывают сложные продукты с большим объемом работы: например, технологическим.
Для планирования задач
Чтобы планировать и распределять задачи, а также контролировать процесс их выполнения, используются различные программы-органайзеры. Планировщиков на рынке десятки, вот несколько примеров.
Trello — пожалуй, самый известный сервис для организации задач в виде рабочих досок. Базовая часть сервиса бесплатная, оплачиваются только расширения. Есть возможность добавлять чек-листы и выставлять приоритеты. Может синхронизироваться со Slack, GitHub, Salesforce, Evernote, Google Drive. Отлично работает в Kanban-проектах.
MeisterTask — почти полностью повторяет функционал Trello. Отличительная особенность — интеграция с упомянутым выше MindMeister, а заодно — со Slack, GitHub, Zendesk.
Jira — вообще-то это система отслеживания ошибок, которая задумывалась как инструмент для организации взаимодействия с пользователями. Но многие применяют Jira для управления проектами (мы в том числе). Идеально подходит для работы по Scrum. Позволяет планировать спринты и проекты в целом, делегировать задачи и собирать их в бэклог, указывать приоритеты и отслеживать дедлайны.
Bitrix24 — продукт, который позиционируется как сервис автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Есть возможность планировать задачи по нескольким проектам одновременно, назначать исполнителей, измерять затраченное время, обмениваться сообщениями, общаться в live-чате. Включает в себя CRM. Сервис популярен среди нетехнологических компаний.
Для внутренней коммуникации
Slack — удобный корпоративный мессенджер, который не нуждается в представлении. Закрытые и открытые чаты, обмен файлами, удобная мобильная версия. Подходит для общения в рамках практически любой команды.
Skype — традиционный инструмент для аудио- и видеосвязи с коллегами, подрядчиками и клиентами, которые живут за границей. Но с юзабилити у него определенно проблемы. Например, чтобы увидеть сообщение во время звонка, нужно вручную открыть соответствующий раздел.
Google Hangouts — менее популярный аналог Skype, который отлично справляется с теми же функциями и реже падает.
Для трекинга времени
Отслеживать время выполнения задач нужно, во-первых, для более точного планирования. Если вы точно знаете, сколько времени ушло на проект, в следующий раз спланировать работу будет проще. Во-вторых, тайм-трекинг помогает реально оценить стоимость различных продуктов и услуг: цена напрямую зависит от вложенных в проект человеческих ресурсов.
Toggl — кроссплатформенный тайм-трекер. Есть возможность работы в команде и шеринга для клиентов. Можно менять workplaces — чтобы отдельно считать время, затраченное на несколько сайд-проектов. Эта функция также полезна для тех сотрудников, которые работают part-time. Автоматически строит аккуратные и наглядные отчеты.
Timely — помимо трекинга времени есть функции планирования и биллинга. Очень удобный интерфейс: сразу видно, на какое время запланированы задачи и сколько еще свободных часов (или минут) у вас осталось. Один минус — с недавнего времени сервис работает только платно. Версия для команды — от $14 долларов за одного юзера в месяц.
primaERP — сервис, объединяющий возможности Toggle и Timely. Система учета рабочего времени и перерывов, удобный тайм-трекинг и наглядное планирование. Есть возможность создавать и выставлять счета, а также контролировать оплату. Для команды до 3 человек — бесплатно. Больше — платно. На стоимость влияет количество пользователей и подключенные для них услуги.
Список можно дополнить разве что сервисами Google: почтой Gmail, сервисом для совместной работы с документами Google Docs, облачным хранилищем Google Drive, органайзером Google Calendar и другими инструментами. Для бизнес-целей стоит выбирать аккаунт G Suite (от $5 в месяц за одного пользователя).
Важно помнить одно: идеальных решений, который подходили бы всем, не существует. Экспериментируйте, изучайте различные инструменты, взвешивайте плюсы и минусы, которые актуальны именно для вашей команды.
И не забывайте анализировать, оправдывает ли инструмент затраты. Так найдете свой оптимальный набор инструментов.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации.
