Руководитель разработки проектов Level Алексей Козлов рассказал, с какими трудностями может столкнуться менеджер e-learning проекта и о том, как их успешно преодолеть.
Мы 6 лет занимаемся созданием электронных обучающих курсов. Опыт, который мы получили, создавая курсы для топовых клиентов российских и международных корпораций, позволил нам сформулировать несколько правил по управлению e-learning проектами.
При работе над созданием электронного обучающего курса мы выделяем шесть этапов:
- интервью (брифинг) с клиентом;
- создание матрицы и сценария;
- разработка дизайна;
- сборка курса;
- тестирование и внесение корректировок;
- сдача проекта и получение обратной связи.
На любом этапе что-то может пойти не так, но вероятность ошибок можно свести к минимуму, если придерживаться определённых правил.
Программа обучения: «Профессия коммерческий редактор»
1. Задавайте как можно больше правильных вопросов
Во время установочной встречи, когда менеджер обсуждает проект с заказчиком, важно выяснить как можно больше деталей. Бриф может включать в себя более ста вопросов. Вот несколько ключевых вопросов для обсуждения во время переговоров:
- Кто целевая аудитория курса?
- Чему слушатели должны научиться?
- На каких устройствах будет воспроизводиться курс?
- Кто предоставит необходимые материалы, а кто станет «конечной инстанцией» в цепочке согласований?
Важно обсудить, какие форматы планируется использовать, и здесь менеджер может выступить со своими рекомендациями, презентовать возможности, о которых заказчик не всегда знает. Например, предложить использовать видеоформат или объяснить, как лучше «разбавить» теорию интерактивными элементами.
Читать ещё: «Общаемся с клиентом: лучшие советы и типичные ошибки»
2. Не теряйте задачи
В команду проекта, если речь идёт о создании классического слайдового курса, войдут: менеджер, методолог (педагогический дизайнер), дизайнер, разработчик курса (сборщик) и корректор-тестировщик. Для более сложных курсов потребуется другая команда. Так для создания бизнес-симуляции (обучающая экономическая игра) потребуется от 8 человек и более.
Участник команды может быть задействован в нескольких проектах. Например, методолог одновременно может вести два, максимум три проекта, а менеджер — 4–5. Важно отслеживать загрузку каждого сотрудника.
При создании классического курса все задачи выполняются поэтапно, и для контроля дедлайнов каждый менеджер выбирает удобный инструмент. Кто-то ведёт задачи в календаре, кто-то в Trello, а кто-то в заметках или обычном ежедневнике. Задачи делятся по проектам, важности и срочности.
Главное — фиксировать все задачи, чтобы не терять их.
Иногда кажется, что можно не записывать, а держать в голове, но скорее всего это вылетит из памяти, а нерешенная своевременно задача затормозит весь процесс.
Для создания общего пространства используются чаты в мессенджерах.
Программа обучения: «Гибкие методологии разработки: Scrum, Kanban, внедрение изменений»
3. Всё согласовывайте
Получив все вводные от менеджера, методолог приступает к созданию матрицы, а затем — сценария курса. Сценарий станет техническим заданием для дизайнера. Чтобы исключить разногласия с клиентом, мы обязательно отправляем на согласование матрицу, а затем сценарий курса. В матрице перечисляются темы курса, количество слайдов, которое отводится на тему, и форматы.
Важно согласовать абсолютно весь контент курса.
Если у нас есть непонимание, связанное с предоставленными материалами, мы не стесняемся обратиться к заказчику за пояснениями.
Ловушка кроется в том, что не всегда заказчик понимает, где его, а где наша сфера ответственности. И важно на первоначальном этапе донести мысль, что наши методологи — это не эксперты по всем вопросам. Они знают, как переработать имеющийся материал в формат электронного обучения. Но предметную экспертизу предоставляет заказчик. Он должен объяснить, как, например, одобрять кредиты, или использовать контрольно-кассовую технику, а мы превратим этот материал в эффективный обучающий курс.
Мы также согласовываем дизайн, отрисовываем 5–10 слайдов и показываем их заказчику. В одном из проектов у нас была ситуация, когда менеджер вовремя не согласовал дизайн с заказчиком и в итоге пришлось перерисовывать весь курс.
Читать ещё: «10 правил ведения переговоров»
Постоянно быть на связи с клиентом и согласовывать все этапы курса — этим правилом руководствуются наши менеджеры проектов. Своевременное согласование позволит избежать ненужной работы. Кроме этого, комментарии заказчика помогают нам разрешить вопросы и убрать сомнения внутри команды. Однажды мы отправили заказчику дизайн, который не устраивал руководителя проекта, но так как время поджимало, решили показать то, что есть. Заказчику же так понравился дизайн, что он заказал у нас разработку ещё нескольких курсов.
Сложности возникают в случае, когда заказчик, например, не предоставляет вовремя материалы, затягивает их согласование. Сложнее всего бывает с заказчиками, у которых ранее не было опыта по разработке электронных обучающих курсов.
Предполагая такое развитие событий, мы стараемся менее опытным заказчикам давать наиболее опытных менеджеров.
4. Экспериментируйте осторожно
В слайдовом курсе используются различные формы контента: тексты, графические и фотоизображения, инфографика, ролики, анимация, упражнения. Грамотное чередование форматов позволяет сделать курс интересным. Но иногда заказчик высказывает пожелание добавить в курсы ещё больше креатива, например, каких-либо персонажей. С этим надо быть осторожнее: в большинстве курсов наличие персонажей не помогает обучению, а лишь отвлекает.
Добавлять персонажей в курс можно, но осторожно, четко понимая, зачем мы будем их использовать. Например, они могут быть частью истории или для создания атмосферы как в курсе для банка «ДельтаКредит». В этом курсе на первых слайдах появлялись забавные собачки Белка и Стрелка, которые затем использовались лишь в качестве связующего элемента между модулями.
Можно пойти дальше и использовать сторителлинг, но надо понимать, что придумать историю, которая пройдет через весь курс, очень непросто.
Если удалось придумать хороший сюжет, то это повышает интерес к курсу, а если нет, то у пользователя может возникнуть раздражение.
Использование подобных методов должно быть уместно и оправданно, в противном случае курс от этого не выиграет.
Читать ещё: «Сторителлинг: как интересно рассказывать истории»
5. Ограничьте количество итераций
У каждого участника команды свои задачи и связанные с ними трудности.
Методологу нужно переработать тонны материала, чтобы на их основе создать интересный обучающий курс. Дизайнер, вероятнее всего, не раз выслушает противоречащие друг другу замечания по поводу того, какой цвет или шрифт лучше использовать. Разработчику, который занимается сборкой, понадобится терпение, чтобы сделать всё в соответствии с представлениями заказчика. Ведь готовый курс заказчик увидит лишь в самом конце, и результат работы может отличаться от того, что он представлял.
Чтобы избежать бесконечных согласований, мы сразу же договариваемся об определённом количестве итераций.
На каждом этапе клиент может внести правки — как незначительные, так и попросить переделать все, но сделать это можно не более двух раз.
Это позволяет и нам и заказчику дисциплинированно подходить к сбору замечаний и лучше планировать проект.
6. Оптимизируйте работу и учитывайте сезонность
Работа над проектом будет идти тем быстрее, чем более опытная и слаженная у вас команда. Если менеджер знает, как без заминок построить процесс согласования, методолог потратит на создание курса не 100, а 80 часов, а разработчик соберёт курс правильно с первого раза, а не с третьего.
Экономия времени и оптимизация процессов в нашей сфере достигается за счёт постоянного повышения квалификации специалистов.
Бывает и так, что для ускорения приходится вести процессы параллельно, но это требует от руководителя проекта больших усилий для того, чтобы успевать всё согласовывать.
Руководитель проектов, формируя график работы, должен учитывать фактор сезонности. Волна спроса на обучающие курсы начинается в сентябре, затем ещё один пик приходится на период посленовогодних каникул и весной начинается спад. Если есть возможность, то ставим проекты в очередь.
7. Избегайте шаблонов и мыслите будущим
Это касается не только e-learning, но любой сферы, связанной с креативным производством. С течением времени у нас вырабатываются стандартные приёмы и методы.
Принимая то или иное решение, стоит спросить себя — действительно ли оно наиболее эффективное или же просто наиболее привычное?
Может быть, стоит подумать ещё и найти более интересное решение, которое не лежит на поверхности. Мы стараемся постоянно находиться в поиске новых идей и знаний. Иногда это может не быть напрямую связано с профессиональной сферой деятельности. Например, чтение книг или просмотр сериалов вроде бы считается развлечением, но для методолога они могут стать источником вдохновения при создании сценария курса.
Читать ещё: «Онлайн-обучение — предпосылки к революции в традиционном понимании образования?»
Эффективность нашей работы измеряется временем, потраченным на создание курса. Соответственно мы стараемся избегать временных потерь. Следим за тем, чтобы согласования не затягивались, не было необходимости переделывать курс из-за того, что на каком-то этапе мы неправильно поняли заказчика или выбрали неверное решение. Выстроенная система управления проектами позволяет нам избегать основных ошибок и оптимизировать процесс. Ищите оптимальные решения, экспериментируйте, сохраняйте и совершенствуйте проверенные методики. Успехов!
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.