Экологичная переписка с коллегами: как написать сообщение, на которое ответят

По данным исследования Работы.ру, 42% опрошенных россиян больше всего в рабочих переписках раздражают грамматические ошибки, а 34% респондентов недовольны письмами и сообщениями в нерабочее время.

Грамматика и здоровые границы — вещи важные. Но одного этого для комфортной коммуникации не всегда бывает достаточно. Рассказываем о принципах, соблюдение которых позволит сделать переписку с коллегами экологичной и эффективной.

Даша Котловская

Автор-фрилансер

Оформить сообщение так, чтобы его захотели прочитать

Задать письму понятную тему

Если переписка происходит по почте, следует уделить внимание формулировке темы. Это поможет собеседнику сразу сориентироваться, о чём пойдёт речь в письме. А в будущем позволит быстро найти переписку по ключевым словам.

Также нужно следить, чтобы вместо темы письма не встали названия приложенных файлов.

Представиться и обратиться по имени

Если пишем человеку впервые, то в начале обращения следует представиться: назвать своё имя, должность и отдел. При необходимости — напомнить обстоятельства знакомства.

Приветствовать коллегу стоит по имени, причём при каждом новом касании. Так человек будет понимать, что сообщение — именно для него, а не часть рассылки для всей компании.

Важно быть внимательным к имени собеседника: не сокращать его и не путать с фамилией. А ещё следует обращаться к человеку так, как он сам представляется или как указано на его визитке, в профиле или в подписи имейла.

Обозначить суть запроса

После приветствия лучше сразу обозначить суть запроса, чтобы было понятно, о чём сообщение. Особенно важно выделить главное сразу, если текст будет длинным, с предысторией и подробностями.

Разделить текст на абзацы

Когда текст делят на абзацы, его комфортно читать, даже если сообщение большое. Поскольку оформленный таким образом текст легче воспринять при беглом прочтении, вероятность того, что и ответят на него быстро, возрастает.

Выделить главное в каждом абзаце

Лучше придерживаться правила: один абзац — одна мысль. И главную мысль писать в первом предложении. Так собеседник сможет понять суть сообщения, просто прочитав первые строки каждого абзаца, а не тратя время на вчитывания.

Если в сообщении несколько вопросов, то лучше их пронумеровать. И в идеале — разместить в приоритетном порядке.

В конце сообщения задать вопрос

Заканчивать сообщение лучше конкретным вопросом. Это поможет человеку включиться в запрос и даст ему понять, что от него ожидают ответа. Иначе непонятно — что отвечать и нужно ли вообще.

В электронной почте нужно настроить блок с подписью. В ней следует указывать имя, роль в компании, отдел, контактные данные.

Фразы типа «Премного благодарен» или «Заранее спасибо» лучше не писать, потому что собеседник может почувствовать, что на него давят.

Проверить текст перед отправкой

Иногда приходится писать запрос второпях: из-за этого часто возникают ошибки и опечатки. Небрежное сообщение может показаться собеседнику проявлением неуважения. Поэтому перед отправкой лучше вычитать текст на недочёты.

Писать вежливо и уважать чужие границы

Проявлять заботу

Вежливость не всегда проявляется в словах. Можно написать сообщение с правильными словами в каждом предложении, но на него не захочется ответить, потому что будет считываться пренебрежение или сарказм. Лучше, если в письме будет ощущаться забота и интерес, поэтому нужно стараться писать в дружелюбном тоне.

Акцентировать внимание на работе, а не личных качествах

Бывают ситуации, когда коллега не справился с важной задачей, например, забыл вовремя отправить договор или неудачно провёл переговоры с клиентом и руководителю пришлось с ним дополнительно созваниваться.

Важно разделять человека и его работу, ведь плохо выполненная задача — не равно плохой человек. В переписке лучше акцентировать внимание именно на работе, а не на качествах.

Корректирующую обратную связь давать лично

Если есть необходимость обратить внимание коллеги на допущенную ошибку, лучше сделать это в личных сообщениях, а не у всех на виду. Делая это в общих чатах, можно поставить коллегу в неудобное положение перед командой.

При этом даже тет-а-тет важно преподносить корректирующую обратную связь деликатно, но честно. Это позволит человеку разобраться, что пошло не так и как это можно исправить.

Предлагать помощь

У некоторых задач может быть строгий дедлайн, который важно соблюдать. Задача поставлена, но от исполнителя нет никаких вестей — и хочется поинтересоваться у него, как обстоят дела и всё ли идёт по плану. В таком случае лучше не стоять у собеседника над душой, а предложить помощь.

Уважать чужое время

Сразу устанавливать сроки выполнения задачи и ответа

Если нам нужно, чтобы человек выполнил какую-то задачу в определённый срок, сказать ему об этом — наша ответственность. Именно отправитель письма с запросом должен позаботиться о соблюдении дедлайна. Поэтому он должен сразу сообщить, когда ждёт ответ.

Бывает, что собеседник написал не вовремя: в обеденный перерыв, в конце рабочего дня или накануне выходных. Если есть ощущение, что ответить в ближайшее время не получится, то лучше сразу об этом сказать.

Напоминать о дедлайнах в деликатной форме

Некоторые задачи требуют срочного решения. Но даже в таких случаях лучше не тревожить собеседника сообщениями, написанными капслоком и в нерабочее время.

Часто задача просто кажется срочной, а на деле её решение вполне терпит. Если ситуация позволяет, нужно постараться избавить коллегу от лишней суеты и тревог. Привлечь внимание к важной задаче можно в уважительной форме.

Необходимые материалы прикладывать к сообщению сразу

Если к сообщению необходимо добавить дополнительные материалы: документы, ссылки, картинки, то нужно прикладывать их сразу. Так вся нужная информация будет в одном месте, и собеседнику не придётся тратить время на поиски по чату или в ветке писем.

Если в сообщении есть ссылки, то важно оформить их так, чтобы сразу было понятно, куда они приведут. И объяснить собеседнику, почему ему может быть полезно по ним перейти.

Файлы тоже нужно подготовить для отправки: дать им понятные названия, если нужно, уменьшить размер и конвертировать в необходимый формат.

Курс
Основы эффективной коммуникации

• Научитесь говорить уверенно и убедительно

• Сможете решать конфликты без лишних эмоций

• Поймёте, как эффективно проводить переговоры и выстраивать работу с аудиторией

Курс
Work-life balanceОсновы эффективной коммуникации

Резюмируем

Прежде чем начать читать сообщение, человек оценивает общую картину. Если перед ним много текста и отдельные фразы написаны капслоком, то у него может возникнуть желание отложить это сообщение. Поэтому первым делом нужно позаботиться об оформлении. Кроме того, важно писать в дружелюбном тоне и проявлять уважение к ресурсам собеседника.

Чтобы собеседник сразу мог вникнуть в содержимое письма и не тянул с ответом, нужно:

1. Правильно всё оформить:

задать письму понятную тему;
представиться и обратиться по имени;
обозначить суть запроса;
разделить текст на абзацы;
выделить главное в каждом абзаце;
в конце сообщения задать вопрос;
подписаться;
проверить текст перед отправкой.

2. Писать вежливо и уважать чужие границы:

быть вежливым не только на словах;
разделять качества человека и его работу;
если необходимо сделать замечание, то только лично;
предлагать помощь.

3. Уважать чужое время:

сразу сообщать, когда удастся вернуться с ответом;
напоминать о дедлайнах в деликатной форме;
сразу прикреплять все необходимые материалы.

Читать также

10 фишек Телеграма для экологичного общения по работе и не только

Как распознать токсичную атмосферу в компании — 5 тревожных сигналов на собеседовании

Как научиться говорить «нет» и не испытывать чувство вины

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.