Главный редактор диджитал-стартапа «Артсайд» Ольга Горячева поделилась опытом работы с Trello: как оптимизировать процессы и сократить количество досок при маленьком штате сотрудников и удаленной работе с фрилансерами.

Обучение в онлайн-университете: курс «Project Manager»

Когда мы начали работать с Trello, завели по доске на каждый проект. Потом добавились еще доски для решения внутренних задач, например, «Сайт Артсайда», «Блог Артсайда», «Артсайд разработка». В итоге скопилось больше 10 досок. Управлять ими было невозможно, задачи терялись, появлялись карточки-дубли.

Коллеги поделились скриншотами своих рабочих досок

Я придумала способ, как оптимизировать доски в Trello. Теперь для управления всеми проектами и задачами я обхожусь тремя досками: две из них рабочие и одна семейная.

Досок достаточно для организации работы

Как превратили десять досок в две

Мы поняли, что Trello должен решать две задачи: помогать в управлении исполнителями и давать возможность продемонстрировать генеральному директору, что все в порядке. Поэтому решили условно разделить все доски на два типа: мониторинг и бизнес-процесс. Мониторинг — доска для руководителей. Бизнес-процесс — «цех», где ведем работу по всем проектам.

Доска руководителей — одна на всю компанию. На нее добавили всех руководителей всех направлений. Там получаем задачи от отдела продаж, который заключает договоры с клиентами. Например, типичные задачи для меня — запустить блог, оптимизировать тексты на сайте, создать объявления для рекламных кампаний.

На доске руководителей я получаю задачи, а работу веду уже в своем «цеху» — в редакции. У каждого руководителя есть свой «цех», в котором работает только его команда — это такой «черный ящик», в который попадают задачи, а на выходе — результат. Гендиректора не добавляли ни в один из цехов, там слишком много информации, для него важен результат.

Как настроили доску руководителей

Функция доски руководителей — мониторинг работы и наведение фокуса.

Списки на доске руководителей выделены в основном по людям: «Продажи: Валера», «Тексты: Ольга», «Контекст: Рома». Благодаря такой организации списков каждый участник смотрит только в свой столбик, а не на всю доску — как бывает при классическом разделении на «Бэклог», «В работе» и «Сделано».

В доске руководителя обычно ставим большие задачи, например, запустить блог или выступить на конференции

Кроме списков по людям, есть и другие списки:

Список «Касается всех» — организационные задачи и общение. Здесь обсуждаем идеи и предложения, повестку для совещаний:

Задачи в списке «Касается всех»

Список «База инцидентов» — обсуждение проблем. Мы стараемся не замалчивать проблемы, а быстро отлавливать и решать их. Чтобы инциденты были конструктивом, придумали форму заведения карточек.

Форма заведения инцидента, чтобы не критиковать, а обсуждать проблему конструктивно

Список «Клиенты» — журнал работы над проектами. Сейчас у нас нет аккаунт-менеджеров, которые бы вели проект целиком, каждый руководитель отвечает за свою часть работы. В результате возникает разобщенность: мы не знаем, кто о чем договорился с клиентом и какие работы сейчас ведет.

На всех досках компании обозначаем проекты цветными метками

Журнал помогает преодолеть разобщенность и понять требования к аккаунт-менеджерам. В нем фиксируем новые задачи и отписываемся, что сделали. Это временное решение, но пока лучше, чем ничего.

Обсуждение проекта в журнале

Список «В работе у клиента» — задачи, которые мы выполнили и ждем действий клиента. Задачам выставляем срок проверки, чтобы не забыть напомнить клиенту.

Список «Согласовано» — сданные задачи. Можно просто архивировать карточки, но этот список греет нам душу.

Как ставим задачи на доске руководителей

Задачу может поставить любой руководитель любому руководителю. Продажник может поставить мне задачу на разработку и внедрение контент-маркетинговой стратегии, а директор — попросить написать текст о компании для конференции или вычитать презентацию.

Если задача большая, я разбиваю ее на этапы и отражаю в чек-листе карточки. Все документы и папки постепенно прикладываю в описании.

Благодаря чек-листам со ссылками на задачи, постановщик знает, что работа идет

Настоящая работа ведется в «цеху» — в моем случае, это редакция. Я копирую туда карточку из доски руководителей и уже там распределяю работу. Когда работа выполнена, я перемещаю карточку из Редакции обратно в руководительскую. Дубль удаляю.

Как настроили доску-«цех»

Принципы настройки «цеха» те же, что и для руководительской доски. Отличие в функции этой доски — выстроить рабочий процесс, чтобы получать результат. Поэтому здесь в карточках больше информации и более жесткие правила работы.

Настройка списков в доске-«цехе»

В рабочей доске списки выделены по ролям: авторы, редакторы, корректоры, главред и клиент. Дополнительно — организационные списки: бэклог, клиентские, сдано и не сдано.

«Бэклог» — карточки для всех. Здесь карточки с редполитиками проектов, карточка-образец с правилами работы и некоторые задачи, которые важны, но пока непонятно зачем и когда их делать.
«В работе у автора» — список статей, которые нужно написать и внести правки.
«В работе у главреда» — мои задачи. Новые заявки, организационные вопросы, план работ, сдача отчетности, статьи на проверке и прочие.
«В работе у редактора» — чаще всего статьи на проверке, но бывают и мои поручения. Например, найти авторов, опубликовать вакансию или сделать контент-план.
«В работе у корректора» — задачи по вычитке, верстке и публикации статей на внешних площадках.
«В работе у клиента (согласование)» — статьи на проверке у клиента. Для этих карточек я ставлю срок проверки 1 рабочий день. Когда срок истекает, я получаю уведомление и напоминаю клиенту, чтобы статьи не зависали неделями на согласовании.
«В работе у клиента (публикация)» — статьи проверены и отправлены клиенту для публикации.
«Сдано» — то, что мы сделали за месяц.
«Не сдано» — пропавшие авторы и снятые задачи. Иногда полезно, когда автор пропал, а потом вдруг вернулся и хочет закончить работу. Но вообще проще архивировать.

Чаще всего карточки перемещаются между колонками «В работе у автора» и «В работе у редактора»

Очередность списков соответствует процессу создания контента. Большую часть времени мы пишем тексты, поэтому доска начинается со списка «В работе у авторов».

Задачи получаю и назначаю я, мне важно участвовать в финальной проверке текстов. Я отвечаю за согласование работы с клиентом и помогаю сотрудникам, если возникли непреодолимые сложности — поэтому мой список находится в центре доски. Далее — список редакторов, так как они получают карточки от авторов и от меня.

Правила работы с карточками

Правила работы с карточками описаны в карточке-образце — туда я отправляю каждого нового участника доски. Там рассказано, какие вопросы обсуждаем в Trello, а какие — в рабочих файлах, когда и как переносить карточки по спискам, чтобы ничего не терялось.

Правила лежат в карточке-образце и доступны всем участникам доски

Правила работы с карточками подчинены бизнес-процессу. Здесь прописан бизнес-процесс в виде чек-листа. Я копирую нужный чек-лист в каждую карточку-задачу.

Процесс работы над статьей для одного из проектов

Кроме бизнес-процесса, я указываю в карточках ссылки на базовые документы в описании задачи и требования к результату.

Чек-листы не нужно перебивать руками — их можно копировать из карточки в карточку в рамках одной доски

Если мне нужна реакция кого-то из коллег, я пишу комментарий с упоминанием через @ и переношу карточку в его список. Если у меня вопрос ко всем — пишу в список «Касается всех» или в карточки-образцы. Написать комментарий и упоминание без переноса карточки уже недостаточно: в день я получаю порядка 100 уведомлений из Trello, но мониторю только свои списки.

Вывод: как я оптимизировала работу в Trello

Отказалась от принципа «один проект — одна доска». Доски создаем под задачу, которая актуальна для всех проектов. У меня таких задач две: отчитываться перед начальством за все проекты и работать. Соответственно, и досок теперь две — для всех проектов сразу;
Настроила списки по ролям, а не по стадиям работы — так каждый мониторит только свой список, а не всю доску.
Сделала чек-лист с этапами работы над задачей — описала бизнес-процесс.
Сделала чек-лист с требованиями к результату.
Описала правила общения: что и где обсуждать, как и когда переносить карточки по спискам, как правильно уведомлять коллег и не терять задачи.

Какие сложности остались

Как только задач становится много, а команда — большой, процессы перестают быть гибкими. Если кто-то перенесет карточку не в тот список, не выставит срок исполнения задачи или неправильно напишет уведомление — я потеряю задачу и даже не замечу этого.
Работа в двух досках требует внимания и отнимает много времени. Например, чтобы сделать чек-лист в задаче на доске руководителей, нужно открыть задачу в «цеху», скопировать ссылку на нее и поставить ее в чек-листе руководительской доски. Это неудобно и долго, но гораздо проще, чем работать с десятью досками.
Нет приоритизации и оценки загрузки сотрудника и отчета о том, сколько задач сейчас в работе. Поэтому задач бесконечное множество и все срочные.

Читать еще: «Управление командой дистанционно: что нужно помнить начинающему проектному менеджеру»

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.