Google Docs — известный сервис для работы с документами, но часто его используют неэффективно. Некоторые считают, что ему достаточно базовых функций редактора. Другим не хватает времени, чтобы во всём разобраться.
Анастасия Акимова, выпускница курса по основам вёрстки, рассказывает, какие расширения и горячие клавиши упрощают использование сервиса.
Правильный браузер для работы с Google Docs
Работать в Google Docs эффективнее через браузер Chrome. Только в нём есть плагины, которые упрощают использование этого сервиса. Установить их можно через интернет-магазин Google.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/123.png)
Вот некоторые из них.
Apps Launcher
Добавляет сервисы Google в меню запуска. Щёлкните
по значку рядом с адресной строкой и в открывшемся меню выберите Google Docs.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/233.png)
Google Документы офлайн
Позволяет создавать, редактировать и просматривать документы даже при отсутствии интернета. Все изменения сохраняются при следующем подключении к сети.
Откройте главную страницу Google Docs, щёлкните по значку в левом верхнем углу и выберите «Настройки → Офлайн-режим».
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/423.png)
Если этот режим активировать в настройках браузера, то он появится во всех сервисах Google.
Office Online
Позволяет редактировать документы Microsoft Word без лишних манипуляций. Просто перенесите их в окно редактора и работайте с ними.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/519.png)
После установки плагина, вам нужно войти в учётную запись Microsoft Word, для этого можно использовать логин и пароль от Skype. Если не хотите этого делать, то сохраните документ в совместимом формате и работайте уже с ним.
Полезные функции сервиса Google Docs
У Google Docs, как и у Google Диска, на котором он находится, много полезных функций. Рассмотрим некоторые.
Систематизация
Чтобы найти нужный документ, можно воспользоваться поиском в Google Диске. Если вы любите порядок в файлах, то вам понравятся папки. В них можно хранить документы отдельно по каждому проекту.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/633.png)
Чтобы изменить цвет папки, щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Изменить цвет».
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/714.png)
Удобство систематизации в мобильности: теперь, заходя в Google Диск, вы сразу откроете нужную папку, и не нужно вчитываться в её название.
Вернёмся в Google Docs и рассмотрим те функции, что упрощают его использование.
Структура документа
Этот инструмент создаёт наглядную структуру документа, по которой можно быстро перейти к нужному месту.
Откройте «Инструменты → Структура документа». В ней появятся ваши заголовки, если вы их правильно оформили. Если не видите их, добавьте вручную:
- выделите заголовок;
- нажмите «Обычный текст» (меню стилей);
- выберите заголовок.
Готово! Вы добавили его в структуру.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/84.png)
Хорошо, вы оформили все заголовки, но в структуре не видно подзаголовков. Что делать? Тоже добавить вручную. Для этого:
- выделите подзаголовок и примените к нему стиль: «Обычный текст»;
- увеличьте шрифт подзаголовка, он должен быть больше, чем остальной текст;
- примените к нему полужирное выделение.
Если хотите удалить из структуры заголовок или другой элемент, нажмите на крестик рядом с ним.
Структуру документа можно сделать оглавлением. Выберите место, куда вы хотите его вставить, нажмите «Вставка → Оглавление» и выберите вид: с номерами страниц или со ссылками.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/97.png)
Закладка
Она запоминает нужное вам место и создаёт на него ссылку. Её можно отправлять другим пользователям, так они сразу перейдут к нужному фрагменту текста.
Откройте «Вставка → Закладка», у начала строки появится небольшой синий флажок.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/105.png)
На закладку можно ссылаться в тексте документа:
- выберите место, куда хотите разместить ссылку;
- нажмите пункт «Ссылка», вместо URL выберите одну из закладок в выпадающем меню;
- введите текст.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/114.png)
Расширенный поиск
Эта функция позволяет искать информацию, не покидая страницу документа. Поиск осуществляется по вашим документам на Google Диске и в интернете.
Есть несколько вариантов:
откройте «Инструменты → Расширенный поиск»;
примените комбинацию клавиш «Ctrl+Alt+Shift+I»;
щёлкните по значку поиска в правом углу страницы.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/125.png)
Если расширенный поиск применить к выделенной фразе, то сервис покажет, где она упоминается.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/134-1.png)
Нажав на кавычки возле источника, вы поставите в текст сноску на цитату.
- Научитесь создавать полноценные информационные продукты и решать бизнес-задачи с помощью контента
- Освоите главные навыки редактора: работу с текстом и изображениями, типографику и вёрстку, управление командой
- Три модуля на выбор — для новичков и опытных специалистов
Совместный доступ
Благодаря этой функции Google Docs стал популярен. С её помощью над документом могут работать несколько человек из любой точки мира. Для начала настройте к нему доступ.
Откройте вкладку «Настройки доступа» и выберите режим доступа:
- по ссылке — документ доступен для всех, у кого есть ссылка;
- по приглашению — документ доступен для определённого числа аккаунтов Google, на их почту придёт оповещение;
- для всех в Интернете — все пользователи могут просматривать документ, перейдя по ссылке. Вы можете разрешить редактирование. Для этого перейдите в настройки «Совместного доступа» и поставьте галочку «Включить (для всех в Интернете)».
Здесь же можно выбрать права доступа:
- просматривать — только читать документ;
- комментировать — только оставлять комментарий и советовать правки;
- редактировать — полный доступ к документу.
Совместная работа
Обычно она ведётся с помощью комментариев. Они появятся на правой боковой панели.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/143-1.png)
Через комментарии можно обмениваться замечаниями по тексту или предлагать свой вариант неудачного фрагмента.
Выделите часть текста и нажмите на значок, который появится с правой стороны страницы.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/154-1.png)
Есть другой способ. Выделите часть текста, вызовите контекстное меню, выберите пункт «Оставить комментарий».
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/162.png)
Если хотите убрать комментарий, то выберите пункт «Вопрос решён». Он переместится в архив и пропадёт с боковой панели. Чтобы просмотреть его, нажмите на кнопку «Комментарии» рядом с «Настройками доступа».
Режим «Советовать»
При редактировании текста с помощью комментариев визуально не видны изменения. Намного эффективнее работать в режиме «Советовать».
На панели инструментов найдите значок в виде ручки, нажмите на него и выберите «Советовать» в открывшемся меню.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/172.png)
Теперь вы не редактируете текст, а предлагаете правки. Выделите текст, предложите исправления: фрагмент перечеркнёт зеленая черта, а рядом будут отображаться правки. Визуально они напоминают комментарии, в них записано, что и как нужно изменить. Есть возможность давать пояснения к правкам.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/183.png)
Чтобы правки вступили в силу, их надо принять. Если вы одобрите изменения, то они полностью заменят старый текст, если отклоните, то правки удалятся.
Работа с изображениями
Google Docs предоставляет много возможностей для редактирования изображений. Рассмотрим некоторые из них.
Выделите изображение и нажмите «Дополнительно» на панели инструментов. В появившемся меню выберите: «Настройки изображения» или «Загрузить изображение».
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/194.png)
Бывает, что нужно вытащить картинки из документа.
Откройте вкладку «Файл» и выберите пункт «Скачать как → Веб-страница (HTML, ZIP-архив)». В созданном архиве будет папка со всеми картинками из документа, пронумерованными по порядку размещения в статье.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/204.png)
Если вам прислали документ с расширением .doc, сохраните его в формате .docx и переименуйте расширение файла в.zip. В получившемся архиве вы найдёте необходимые картинки (*.zip\word\media).
Горячие клавиши
В Google Docs есть много быстрых клавиш, они доступны в меню «Справка → Быстрые клавиши» или через сочетание клавиш «Ctrl+/». Рассмотрим некоторые из них.
Сервис
Ctrl + O — открыть новый документ или другой файл на Google Диске;
Alt + / — поиск по меню (во всех меню Google Docs).
Навигация
Alt + F — меню Файл;
Alt + F + N — создать документ или другой файл;
Alt + I — меню Вставка;
Alt + T— меню Инструменты;
Alt + N — меню Дополнения;
Ctrl + Shift + Y — открыть словарь;
Ctrl + Shift + C — статистика;
Ctrl + Alt + Shift + H — показать историю изменений.
Форматирования текста
Ctrr + A — выделить весь текст;
Ctr + B — полужирное начертание. Чтобы его отменить, дважды примените его к уже выделенному тексту;
Ctr + I — курсив;
Ctr + U — подчеркивание;
Ctrl + / — очистить форматирование.
Форматирование абзаца
Ctrl + Alt + 0 — применить обычный текст;
Ctrl + Al t+ 1 — заголовок 1;
Ctrl + Alt + 2 — заголовок 2;
Ctrl + Alt + 3 — заголовок 3;
Ctrl + L — выравнивание по левому краю;
Ctrl + E — выравнивание по центру;
Ctrl + Shift + 7 — переключить нумерованный список;
Ctrl + Shift + 8 — переключить маркированный список.
Редактирование
Ctrl + K — вставить ссылку;
Ctrl + F — поиск в документе;
Ctrl + H — найти и заменить;
Ctrl + Alt + F — вставить сноску;
Ctrl + Alt + M — оставить комментарий;
Ctrl + Z — отменить действие;
Ctrl + Y — повторить действие.
Собственные горячие клавиши
Google Docs даёт возможность создавать собственные горячие клавиши с помощью функции «Автоматическая замена». Чтобы её включить, перейдите в меню «Инструменты → Настройки».
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/211.png)
Инструмент даёт возможность устанавливать собственные быстрые клавиши для автоматической подстановки слов, фраз или других символов, например, для замены дефиса длинным тире. Добавьте слова, в которых часто ошибаетесь, и Google Docs автоматически их исправит без запуска проверки правописания.
Плагины для эффективной работы
В Google Docs много плагинов. Чтобы их установить, откройте вкладку «Дополнения → Установить дополнение».
Плагины классифицированы по разделам:
- Бизнес-инструменты.
- Образование.
- Работа.
- Социальные сети и общение.
- Утилиты.
Из списка выберите приложение и установите его. После этого оно привяжется к вашему аккаунту и будет всегда работать. Все установленные плагины доступны на панели инструментов во вкладке «Дополнения». Рассмотрим самые полезные из них.
Docs to WordPress
Помогает отправлять любой документ из Google Docs прямо в записи Администратора вашего сайта на WordPress.
Перед началом работы авторизируйтесь. Нажмите «Дополнения → Docs to WordPress → Manage WordPress Sites → Edit», в появившейся форме введите данные вашего аккаунта на WordPress. Теперь можно отправлять документ. Откройте вкладку «Дополнения» и перейдите в «Docs to WordPress → Publish».
URL Shortener
Позволяет сокращать ссылки на Google Docs.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/223.png)
Texthelp Study Skills
Выделяет текст маркером и переносить выделенный текст в отдельный Google Doc. Для этого нажмите на вкладку «Collect Highlights». Документ создаётся автоматически.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/231.png)
OpenHere
Ставит маркер в нужном месте и при следующем открытии документа перемещает к нему, избавляя от прокрутки. В отличие от «Закладки» маркер не видно в тексте.
Table Of Contents
Позволяет создать оглавление документа на правой боковой панели. С его помощью можно быстро перемещаться по заголовкам текста. Этот плагин похож на функцию «Структура документа».
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/241.png)
В оглавлении отображаются только заголовки, созданные форматированием. Плохой тон создавать их увеличением шрифта.
EasyBib
Позволяет добавлять цитаты прямо в документ.
В правой боковой панели приложение покажет, где встречается цитата: книга, веб-сайт, статья.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/25.png)
Выберите то, что найдёте и создайте список литературы в конце документа. Это приложение работает только с английскими источниками.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/262.png)
Remove Line Breaks
Помогает удалить разрывы строк в выбранном тексте.
Track My Words
Помогает отслеживать количество слов в минуту и ежедневную норму, даёт возможность просматривать статистику в диаграммах и графиках. Перед началом работы необходимо:
Зарегистрироваться на сайте: https://www.trackmywords.com (бесплатно).
Ввести полученный лицензионный ключ в приложении в Google Docs.
Чтобы начать отслеживать статистику слов, выберите «Дополнение → Track My Words → Start Tracking WPM».
Make Urls Clickable
Преобразует все URL-адреса в документе в ссылки. Этот плагин полезен, когда нужно вставить текст с большим количеством URL-адресов. Обычно, чтобы сделать из них ссылки, приходится вручную нажимать клавишу Enter после каждого адреса. Это слишком долго. Плагин преобразует их одним щелчком мыши.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/271.png)
Word Cloud Generator
Создает облако тегов из слов, которые часто повторяются в тексте. Приложение работает только со словами на латинице.
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/281.png)
Thesaurus
Показывает синонимы, антонимы и многое другое. Можно заменять выбранное слово термином из приложения. Поддерживает русский язык.
Preview Markdown
Предварительный просмотр в режиме реального времени с подсветкой синтаксиса в боковой панели.
Специальные возможности для разработчиков
Если вы знаете язык JavaScript, то можете добавлять в Google Docs функции, которых нет в самом сервисе. Для этого используйте инструмент Google Apps Script.
В нём можно создавать собственные приложения, которые будут взаимодействовать как с сервисами Google, так и со сторонними онлайн-сервисами.
Он находится во вкладке «Инструменты → Редактор скриптов».
![Все возможности Google Docs](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2017/10/29.png)
Более подробную информацию можно найти в специальном разделе.
Главное — правильно настроить
Google Docs — это удобный и гибкий сервис для работы с документами. Настройте его для задач и проектов, применяя встроенные функции, горячие клавиши и плагины. Используйте его возможности, чтобы повысить продуктивность.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.