Многие ИТ- и диджитал-специалисты могут эффективно выполнять свои задачи в удалённом режиме. Правда, не у всех это получается сразу, особенно если до этого работал в офисе. Начав работать удалённо, технический редактор Светлана Крылатова столкнулась с проблемой самоорганизации: отсутствие контроля слишком расслабляло, важные нюансы вылетали из головы, а неумение правильно распределять время приводило к хаосу и выгоранию.
Светлана проанализировала свои ошибки и поняла, как планировать и контролировать проектную загрузку, снизить количество ошибок — как упорядочить рабочий процесс. Надеемся, что опыт Светланы будет полезен тем, кто ищет способы организовать удалённую работу.
cветлана крылатова
Технический писатель корпорации «Диполь», технический редактор издательской группы «ГЭОТАР-Медиа»
Привет! Меня зовут Света, я пишу и редактирую тексты около 7 лет. Моя основная работа в качестве технического писателя связана с написанием сценариев для обучающих программ и вычиткой учебных текстов. 3 года назад я нашла вторую — удалённую — работу техническим редактором и в какой-то момент обнаружила, что совершенно не представляю, как организовать этот процесс.
Поначалу я обрадовалась возможности самой распределять своё время, однако вскоре стало ясно, что я не умею этого делать. На основной работе организация моих задач — их приоритетность, сроки и контроль — лежала на моём руководителе. На второй же работе я просто получала на редактирование книгу и должна была самостоятельно выстроить рабочий процесс и распределить время на все этапы проверки текста.
Тем не менее я не сочла всё это серьёзной проблемой и подумала: «Ничего, просто буду работать так, как удобно, а там видно будет». В итоге я столкнулась с последствиями, которые показали, что сам собой этот
процесс не выстроится, — нужно разбираться.
Проблема 1. Не было представления о своих трудозатратах
Даже если конкретный срок сдачи известен, это не организовывает работу автоматически. Многим знакома ситуация, когда две недели впереди кажутся бесконечностью, но вот что-то пошло не так ― и приходится безвылазно сидеть за компьютером в последние дни, жертвуя часами сна.
Получается, что пытаясь охватить взглядом весь предстоящий рабочий путь, мы видим только одну яркую красную точку в конце ― дедлайн. И в момент, когда она вдруг оказывается совсем близко, возникает паника. Гораздо спокойнее будет видеть на этом пути места заранее обозначенных рубежей и остановок для отдыха.
Ситуация, в которой конкретных сроков нет, неоднозначна. В такой оказалась я, когда на вопрос, сколько у меня есть времени на эту работу, получила ответ: «Делайте со своей скоростью, у всех получается по-разному».
Из-за отсутствия чётко очерченных границ моя работа продвигалась скачкообразно: я могла несколько дней валять дурака, а потом с головой уходила в работу, считая, что потеряла время. При этом у меня не было ни объективных поводов для спешки, ни понимания того, в какой момент работа начинает затягиваться.
Как решила вопрос
Поскольку большая часть сложностей происходит из-за эфемерности и приблизительности временных затрат, логично постараться конкретизировать их и сделать более осязаемыми.
Собрала и суммировала накопленный опыт работы
Так я смогла точно оценить фактическое время, которое уходит на конкретные процессы. Я подняла переписку с руководителем и выписала даты получения задания и сдачи готовой работы, а затем собрала эти временные диапазоны вместе с выполненными объёмами в единую таблицу.
Это позволило охватить взглядом общую картину рабочего процесса и заметить закономерности, важные для планирования.
Например, моя таблица по редактуре медицинских книг и статей выглядела так:
В моём случае на сроки выполнения влияют:
- объём работы в авторских листах (1 а.л. = 40 000 знаков с пробелами или ~ 13 страниц);
- категория сложности текста — обычные книги (1), сборники статей с особым оформлением (2) или материалы с особыми условиями работы, где нужно проверить, например, только часть текста.
Проанализировав таблицу, я смогла прийти к чёткой формулировке, на которую можно уверенно опираться при планировании:
- для книги на 5 а.л. можно закладывать общий срок 7 дней;
- для книги на 10 а.л. — 14 дней;
- для книги на 20 а.л. — 21 день.
Такой расчёт будет полезен и в случаях, когда есть конкретный срок сдачи.
Зная свои трудозатраты и комфортный темп работы, вы заранее сможете оценить время для выполнения каждой задачи и выделить время на отдых.
Если же срок поджимает, вы сможете расставить задачи по приоритетности и продумать, какие этапы ужимать по времени нельзя, а в каких можно ускориться без ущерба качеству ― а значит, сумеете грамотно перераспределить силы при необходимости.
Использовала программу-планировщик для контроля текущей работы
Имея на руках сведения об общем количестве временных затрат на всю работу целиком, можно подсчитать, сколько времени уходит на более мелкие процессы. Это позволит разметить рабочий путь теми самыми рубежами, не давая дедлайну подкрасться незаметно.
Программы-планировщики, например Microsoft Project, ЯндексТрекер, позволяют держать под контролем весь рабочий процесс и чётко видеть оставшееся время. Особенно удобны те, в которые встроен инструмент «Диаграмма Ганта»: после добавления в проект списка задач и их сроки программа выстраивает их в наглядный график.
Например, вот так выглядит у меня в Яндекс Трекере текущий проект:
На момент написания этой статьи (6 октября) я выполнила все основные этапы работы. При этом всю работу удалось закончить раньше, чем планировалось, так что у меня осталось время для отдыха.
Отдельное удовольствие ― отмечать выполненные задачи, видеть прогресс и любоваться на освободившиеся дни 🙂
Проблема 2. Не заложила время на непредвиденные ситуации
Форс-мажоры ― явление нечастое, но крайне выматывающее. Никогда нельзя знать заранее, что именно и в какой момент затормозит или отложит работу. Хорошо, если можно договориться с руководителем о переносе сроков, но чаще всего такой возможности нет.
У меня были случаи, когда я приступала к работе не сразу или совсем не спеша, а потом вдруг получала от шефа сообщение, что нужно ускориться. Приходилось бросать все свои дела и торопиться, навёрстывая упущенное. Свободного времени в результате не оставалось совсем.
Как решила вопрос
Предугадать форс-мажоры нельзя, но можно к ним подготовиться.
Проанализируйте свой рабочий процесс: какие факторы могут усложнить работу или увеличить её трудоёмкость на каждом из этапов. Подсчитайте скорость выполнения задач в обычном режиме, а затем в сложных условиях — на сколько замедлится работа? Сколько времени вам потребуется, чтобы без спешки и вдумчиво справиться с трудностями?
К примеру, я могу обработать за один вечер 4 авторских листа текста, но если в книге будут сложные таблицы, большое количество рисунков и длинные списки литературы, моя скорость снизится до 2–2,5 авторских листов — примерно вполовину. Точно так же я исследовала и другие этапы своей работы, определив примерные временные затраты при самых сложных условиях, ― и взяла за основу именно это количество времени при последующем определении сроков.
Рассчитанное таким образом время всегда можно скорректировать, если оно покажется слишком долгим.
У этого подхода есть очевидный плюс: если ничего непредвиденного не случится, у вас останется время на отдых и другие дела, а если возникнут трудности, вы сможете без паники взять их под контроль.
Проблема 3. Не было системы самопроверки
Зачастую работа требует внимания к самым разным нюансам. Запомнить все правила ― вопрос привычки и времени. Что-то мы можем делать автоматически, что-то отслеживаем и проверяем специально. Но бывает, что какие-то моменты просто вылетают из головы или забываются в спешке.
Я думала, что неплохо помню все положения рабочей инструкции, пока не получила от шефа сообщение: «Будьте внимательнее, вы допускаете много ошибок. В противном случае сотрудничество придётся прекратить». Этого замечания вполне хватило, чтобы подойти к самопроверке более серьёзно.
Как решила вопрос
Если правил и требований очень много, не стоит перегружать память и отвлекаться на мысли из серии «А я точно не забыл вот это?».
Самое простое решение — собрать и зафиксировать все важные моменты в одном списке, а затем сверяться с ним в процессе работы. Для этого подойдут любые программы, в которых можно создавать списки и отмечать выполненные пункты.
Я часто пользуюсь Obsidian, поэтому свой список я сделала там. Не самый очевидный выбор, поскольку эта программа задумана скорее как менеджер заметок, однако функция создания чек-листов там тоже есть. Obsidian использует язык разметки Markdown и удобен как хранилище для текстовых записей, которые можно связывать друг с другом и объединять в группы. При необходимости можно просматривать и редактировать несколько заметок одновременно.
Все пункты стоят в порядке строгой очередности. По мере выполнения работы я обязательно сверяюсь с перечнем и постепенно вычёркиваю из него то, что уже сделано. Так вероятность что-то забыть или не сделать по запарке свелась к минимуму.
Наконец, после того как всё сделано, будет не лишним ещё раз пробежаться по готовой работе от начала и до конца ― как бы не хотелось её наконец сдать. Финальная проверка почти всегда выявляет шероховатости и недочёты разного масштаба, и лучше их заметите вы, чем руководство 🙂
бесплатный
курс- Узнаете, какие фрилансеры востребованы на рынке
- Изучите направления фриланса, попрактикуетесь в шести из них ― поймёте, как подобрать подходящее для себя направление
- Рассмотрите ключевые ошибки начинающих фрилансеров
- Сможете получить персональную карьерную консультацию
Резюмируем
- Озадачиться самостоятельной организацией процесса стоит как можно раньше. Лучше не ждать внушения от руководства ― в худшем случае могут просто сразу попрощаться.
- Программы-планировщики крайне полезны: они дисциплинируют, выстраивают задачи в чёткий график и делают сроки осязаемыми. План, существующий только в голове, зачастую очень абстрактный и плохо подходит для многоэтапных задач, а многие мелкие нюансы в нём не учитываются вовсе.
- При подсчёте временных затрат стоит учесть факторы, которые могут затормозить процесс: вероятные сложности, неожиданные простои, посторонние запланированные дела. При таком подходе в нормальных условиях можно работать размеренно и не торопясь ― ещё и останется дополнительное время на отдых. А в случаях форс-мажоров будет время взять ситуацию под контроль и всё успеть.
- Если в работе нужно постоянно помнить о множестве нюансов, есть смысл вынести их в отдельный список и сверяться с ним. Это хорошо разгружает память и позволяет сосредоточиться на конкретных задачах, не забывая о базовых требованиях.
- Никогда не стоит пренебрегать проверкой всей работы в конце. Даже если это скучно и долго. Даже если очень хочется уже всё сдать. Опрятный и чистый результат стоит того.
Что касается меня, замечаний и правок стало в разы меньше и я очень довольна тем, как организован мой рабочий процесс. Он разумно встраивается в распорядок дня, не мешая ни основной работе, ни домашним делам, ни любым другим планам. Никаких срывов, спешки, прокрастинации и хаоса.
Я чувствую, что всё под контролем, и это даёт мне то, чего больше всего не хватало в самом начале, ― спокойствие.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
cветлана крылатова
Технический писатель корпорации «Диполь», технический редактор издательской группы «ГЭОТАР-Медиа»