Региональный маркетолог Wrike Яна Котруца рассказала, почему срываются планы работ по проекту и дала советы, как этого избежать.
Представьте ситуацию. На совещании руководство объявляет о предстоящем мероприятии для клиентов. Эта новость застала команду врасплох, потому что все проекты были спланированы перед началом нового квартала, а бюджет утвержден. У проекта четкий дедлайн — на подготовку заложено всего 2 месяца.
Расскажу, с какими трудностями сталкивается команда при срочных проектах и как их решить.
1. Отсутствие менеджера проекта
Коллективная ответственность — это не всегда эффективно. Если сотрудники не понимают, кто поможет решить проблему и к кому можно обратиться с вопросом — проект рискует превратиться в хаос.
Как решить. На этапе планирования определите, кто будет ответственным за проект. Главная цель менеджера проекта — выполнить требования заказчика. Определите, по каким показателям будете оценивать успешность проекта, и согласуйте эти критерии с руководством: количество приглашенных гостей, число новых сделок и другие показатели.
2. Недостаточное внимание рискам
Не так просто предугадать, на каком этапе проекта может произойти сбой. Но как правило всегда есть болевые точки, которые могут повлиять на результат. Поэтому лучше иметь под рукой план Б и понимать, как можно преодолеть возможные препятствия.
Как решить. Определить риски, которые могут возникнуть. Разбейте проект на стадии с выделением рисков на каждой из них и найдите ключевые элементы, которые могут все испортить.
В нашем случае, например, это могут быть риски, связанные с разработкой многочисленных дизайнов для мероприятия: раздаточные материалы, баннеры, оформление помещения, в котором будет проходить конференция. Если они будут готовы в последний момент, то есть вероятность, что подрядчики не смогут вовремя все сделать или качество печати не оправдает ожиданий. Поэтому заранее обсудите с дизайнерами объемы работ и сроки.
3. Отсутствие контроля за исполнением задач
Даже хороший план может провалиться, если не контролировать развитие проекта, особенно когда над ним работают более пяти человек.
Как решить. Собирать нужную информацию вручную трудоемко и энергозатратно, поэтому используйте сервисы, которые помогут в этом. В идеале можно использовать диаграмму Ганта, которая отображает актуальную информацию в режиме реального времени со всеми сроками и вехами. В случае организации мероприятия, проект будет выглядеть так:
На диаграмме Ганта видно, кто и за какую часть проекта отвечает: составление списка гостей, согласование итогового количества приглашений для клиентов и так далее. Если у вас есть цепочка зависимых задач, вы можете изменить сроки их выполнения.
- Профессия с нуля: курс даёт всю необходимую базу для работы в роли руководителя проекта
- Упор на практику: каждый студент работает минимум с 4 различными проектами
- Сопровождение: оперативная поддержка опытных кураторов и преподавателей
4. Неэффективное распределение ресурсов
Согласно исследованию Института управления проектами (PMI), 21% проектов срываются из-за недостающих или ограниченных ресурсов.
Именно поэтому роль менеджера проекта очень важна. При составлении плана работ он учитывает все необходимые ресурсы и возможности своей команды. Если уже на этапе планирования становится понятно, что сотрудники не справляются с поставленными задачами, то часть работы лучше отдать на аутсорс и подумать, как можно распределить ресурсы. В ином случае есть риск эмоционального выгорания сотрудников или полной потери мотивации.
Как решить. Увеличивать или сокращать количество ресурсов в зависимости от потребностей. Не начинать проект при недостатке ресурсов.
5. Нет четкого взаимодействия
Когда сведения по проекту хранятся не централизованно, приходится искать нужную информацию в электронных переписках, мессенджерах. А еще хуже, если информация была передана в разговоре с коллегой и нигде не зафиксирована.
Мы тратим самый ценный ресурс — время сотрудников, которое уходит на обобщение информации вместо решения задач. Чтобы этого избежать, нужно определиться, где хранить все данные, помогающие отследить ход выполнения проекта.
Как решить. Создайте отдельный канал в Slack, для оперативной связи и мгновенного обмена сообщениями. Добавьте в него всех участников рабочей группы, отвечающих за реализацию проекта.
Вы можете отметить любое важное сообщение звездочкой и оно автоматически сохранится в закладках. Очень удобно, что у Slack есть и мобильная версия — это позволит всегда находится в курсе последних событий.
Составляйте протоколы совещаний — подготовьте повестку и тему обсуждения и пригласите всех участников, чтобы не было эффекта «сломанного телефона» и все были в курсе последних новостей. Во время встречи фиксируйте все принятые решения, а после нее составьте вопросы для обсуждения на следующем совещании. Обязательно поделитесь протоколом с вашей рабочей группой после встречи.
Также не забывайте проводить ретроспективы с командой по результатам работы.
6. Отсутствие прозрачности процессов
Синхронизация процессов в различных командах дает нужный контекст и прозрачность, так как не нужно тратить время на обобщение информации. Именно поэтому используйте инструмент для совместной работы, который поможет следить за выполнением проекта и позволит своевременно вносить корректировки.
Как решить. Выберите инструмент для управления проектами. Это упростит взаимодействие и повысит эффективность работы. Вся информация по проекту будет храниться в одном месте и в любой момент к ней можно будет получить доступ. Менеджер проекта сможет выгрузить отчет и видеть динамику работ, а у команды исчезнет необходимость в разрозненных инструментах, так как все сведения, можно будет получить в один клик.
Резюмируем
Итак, менеджер проекта должен:
- Собрать с заказчика требования и определить критерии успеха проекта.
- Не забывать о ресурсном планировании.
- С вниманием относиться к работе с рисками.
- Проводить промежуточные ретроспективы и встречи с командой.
- Следить за ходом проекта и своевременно вносить корректировки.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
