Мы выбрали простые онлайн-сервисы для постановки, обсуждения и отслеживания задач при совместной работе. Все они служат в первую очередь этой цели и не отягощены избыточными функциями. Предприниматели и руководители проектов рассказали, почему работают именно с этими таск-менеджерами.
Trello
Как работает?
Первичная систематизация происходит с помощью досок — это разные проекты или процессы в компании. Каждая доска состоит из списков — вертикальных колонок, расположенных слева направо и отражающих этапы производства, от идеи до реализации.
В списки добавляются карточки с отдельными задачами. К карточкам можно добавлять описания, комментарии, файлы; присваивать им цветовые теги; отмечать ответственных и дедлайны, а также создавать чек-листы для понимания подзадач, которые необходимо выполнить в рамках общей задачи. Как только задача прошла текущий уровень реализации, карточка переносится в следующий список — и так до тех пор, пока не попадет в самую правую колонку, обозначающую финальный этап работы.
В меню доступно включение/отключение показа календаря, возможности голосования за отдельные карточки и визуального старения неактивных заданий.
Сколько стоит?
Сервис условно бесплатен — основной функционал позволяет работать почти без ограничений. За 5 долларов в месяц можно кастомизировать оформление и загружать более тяжелые файлы, а за 25 долларов — получить гибкое разграничение прав доступа, интеграцию с Google Apps и возможность выгрузки данных из аккаунта.
Мобильные приложения: iOS, Android, Windows 8, Windows RT.
Язык интерфейса: русский, английский.
Андрей Демидов
Сооснователь и генеральный директор сервиса мониторинга и аналитики Wobot
Trello наиболее удобен для организации процессов, для того чтобы быстро вводить людей в проект. У нас в нем представлены почти все сферы работы — и разработка, и маркетинг, и бухгалтерия.
Мы пользуемся также Redmine и Jira, и по сравнению с ними Trello — это такой minimal viable product, простой сервис, в котором нет ничего лишнего. В нем мы описываем и последовательно обсуждаем сложные задачи, которые после принятия решений переносятся в другие системы. И наоборот — сложные задачи из других систем дробим на более простые и переносим в Trello.
До того как пришли к этим трем сервисам, пробовали много чего — „Мегаплан“, Basecamp, Google Docs. „Мегаплан“ оказался слишком многофункциональным, Basecamp в то время сильно тормозил, таблицы были неудобны.
В Trello сразу было такое ощущение, как будто сделали продукт под тебя. Но надо понимать, что в нем нельзя отслеживать глобальные задачи, проводить аналитику, формировать отчеты. Одним словом, его недостатки — это плюсы Jira. И что важно, для Trello есть плагины, которые позволяют интегрировать его с другими сервисами
Basecamp
Один из первых минималистичных таск-трекеров для совместной работы. Создатели, американская компания 37signals, ставили перед собой задачу сделать простой сервис для постановки задач, лишенный надстроек и дополнительных опций.
Как работает?
Работа происходит внутри отдельных проектов. Главная страница каждого проекта показывает последние обновления проекта, последние обсуждения и списки задач, созданные пользователями.
Обсуждения отличаются от задач только тем, что не имеют ответственных и дедлайнов. При добавлении задачи можно выставить ответственного и сроки, а затем оставлять к задаче комментарии и прикреплять файлы. В отличие от многих других сервисов, текст комментариев форматируется — доступно выделение жирным, курсивом, выделение цитаты. При добавлении комментария можно выбрать, кому из участников придет уведомление об этом комментарии на почту. Опубликовать ответный комментарий можно прямо из почты, ответом на уведомление.
Все задачи просматриваются на отдельной вкладке — в формате календаря или списком задач. Календарь также позволяет заводить отдельные события, привязанные к дате, на основании которых при желании можно создать обсуждение. На отдельной вкладке можно отслеживать прогресс проекта в хронологическом порядке.
Сколько стоит?
Бесплатный пробный период — 60 дней. Платные тарифы начинаются от 20 долларов в месяц (до 10 проектов, до 3 Гб файлов). Если пробный или оплаченный период истекли, доступ к данным аккаунта полностью закрывается. В этом отношении Basecamp подобен наркотику — чем больше вы им пользуетесь, тем тяжелее отказаться, ведь ваша ценная информация внутри аккаунта будет потеряна.
Мобильные приложения: iOS.
Язык интерфейса: английский.
Лев Артамонов
Менеджер проектов акселератора научных проектов в области увеличения продолжительность жизни CrowdАge
Basecamp используем в основном для проектной работы. Удобно подключать новых сотрудников, работать со сторонними контрагентами. Для оперативных процессов почти его не задействуем, хотя это и возможно — практика у меня есть. Для девелопмента у нас Jira.
Изначально Basecamp выбрали еще во время работы нашей команды в другой компании. Он был больше остальных на слуху, им пользовались многие дружественные нам компании. Потом автоматом продолжили в новом проекте.
Меня полностью все устраивает в веб-версии. Не нравится работа через мобильные устройства — приложение не очень удобное. Дизайн тоже не айс, но это уже вкусовщина
редакция нетологии
Wrike
Продвинутый планировщик задач для командной работы. Позволяет гибко настраивать задачи, производить сложное планирование, следить за загрузкой участников проекта и проводить анализ выполненных задач.
Как работает?
Система предлагает три основных режима работы — обзор событий, тематические папки и отчеты.
Основная работа ведется на вкладке с папками. Структура папок создается по усмотрению пользователя — по проектам, сотрудникам, темам, процессам, включая возможность сделать вложенные папки. Задачи можно отнести к нескольким папкам одновременно.
При создании задач можно не только отметить ответственных и дедлайны, но и выставить задаче повышенный приоритет, обозначить период работы, создать зависимые задачи. Удобная функция — таймер, который запускается вручную и отсчитывает время, потраченное на задачу. Приложенные к задаче файлы можно редактировать прямо в интерфейсе сервиса, сохраняя все версии документа в одном месте. Оставлять комментарии к задаче, как и в Basecamp, можно прямо из своего почтового ящика.
Wrike также позволяет проводить сложное планирование задач в динамическом таймлайне — диаграмме Ганта (с отображением времени, необходимого на выполнение каждой задачи, отдельно по каждому сотруднику). На основе этих данных в отдельной вкладке отображается интерактивный график загрузки всех участников проекта, который можно редактировать в этом же окне, не переходя в интерфейс задач.
Глубокие настройки при выставлении задач позволяют формировать подробную аналитику, в которой в том числе отображается, за сколько времени была выполнена задача и насколько эффективным оказался каждый участник.
Сколько стоит?
Бесплатный тариф устанавливает ограничение в пять участников, 2 Гб и закрывает некоторые из перечисленных выше функций. Минимальная платная ставка — 49 долларов в месяц — увеличивает объем хранения файлов до 5 Гб и открывает полный функционал, но по-прежнему ограничивает команду пятью участниками. Самый дешевый тариф для команды более чем из пяти человек — 99 долларов (15 пользователей, 15 Гб).
Язык интерфейса: переведен на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android.
Владислав Кудинов
Директор бизнес-инкубатора ИТМО, руководитель стартап-школы SumIT, серийный предприниматель
Прежде чем перейти на Wrike, мы много чего перепробовали для организационных задач — пользовались Assemblа, Basecamp, Asana.
Assembla больше подходит для программирования, она заточена под Scrum. В Basecamp неудобно добавлять задачи — у него тогда не было горячих клавиш, нет возможности делать зависимые задачи. Самое быстрое добавление задач и внесение изменений было в сервисе Asana именно благодаря интуитивно понятным горячим клавишам. Также удобно было, что по каждой приходящей задаче можно сразу принять решение — делать ее сейчас или отложить на потом. Но когда задач стало слишком много и их сложность возросла, Asana себя исчерпала.
Wrike был выбран, поскольку позволяет планировать сложные проекты, стратегические долгосрочные задачи. Без диаграммы Ганта, просто списками задач, этого не сделать. В нем можно следить за перегрузками сотрудников, правильно перераспределять усилия. Очень удобно, что можно смотреть зависимости задач — помогает увидеть критически длинные пути и вовремя понять, на что не хватает ресурсов
Teambox
Как работает?
Сервис условно поделен на три пространства — рабочий стол, дающий представление о состоянии дел в проекте, раздел задач и обзор последних действий. Структура стандартная — проекты, списки задач, задачи.
Списки задач можно отображать горизонтально (как в Basecamp) или вертикально, колонками (как в Trello). Благодаря этому структурировать работу можно в соответствии с разной логикой процессов. Добавлять задачи и оставлять комментарии можно прямо из почтового ящика.
Функционал задач минимален — ответственные, дедлайн, вложения. Помимо задач, к каждому проекту можно добавлять обсуждения и заметки. Во всех случаях форматирование текста отсутствует.
Сколько стоит?
Бесплатный тариф поддерживает до пяти участников проекта и до 5 Гб информации. Неограниченное количество пользователей, неограниченный объем файлов, поддержка группового чата и приоритетная поддержка обойдутся в 5 долларов в месяц.
Язык интерфейса: переведен на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android, Amazon, BlackBerry.
Алексей федотов
Евангелист и генеральный директор системы телесовещаний Dataved
Используем Teambox в основном для проектов, в которых надо работать вместе с клиентом. Производственные процессы у нас в Jira.
Выбрали Teambox, потому что это свободный продукт и потому что дружим с основателем (в 22 года сделал три бизнеса, умница). Нравится удобный интерфейс — клиентам понятно, что происходит в проекте. Заметно внимание к мелочам — можно ссылаться на людей с помощью @тегов, вести сложную работу через почту, писать свои плагины
курс
Teamer
Сервис был создан командой русских разработчиков компании Ateve Commercial для решения собственных задач. Самая простая система с незатейливыми интерфейсами.
Как работает?
Рабочее пространство состоит из разделов «Что делать?» (списки задач), «Кто виноват?» (задачи по срокам и ответственным) и «Где все?» (приглашение участников). Работа, как и в других сервисах, ведется в отдельных проектах. В них можно создавать папки, задачи и заметки. Удобно, что каждой задаче можно выставлять один из трех приоритетов (низкий, средний, высокий), а также отмечать не только дедлайн, но и дату начала работы над задачей. Логика назначения ответственных отличается от большинства других сервисов — исполнитель после выполнения задачи не переводит ее на администратора, а помечает задачу как выполненную, после чего она автоматически отправляется администратору на проверку.
Сколько стоит?
Сейчас сервис полностью бесплатен и не устанавливает никаких ограничений по функционалу или количеству пользователей.
Язык интерфейса: русский.
Мобильные приложения: нет.
Дмитрий Гладышев
Генеральный директор веб-агентства Bambaclad
Мы занимаемся разработкой мобильных приложений, и у нас несколько человек на фрилансе — дизайнеры и разработчики. Teamer был выбран по рекомендации одного из наших фрилансеров, который работает в нем довольно давно.
Процесс работ с использованием сервиса организован так, что в каждый проект добавлены разработчик интерфейса, дизайнер, разработчик и я в качестве менеджера проектов. Удобство Teamer в том, что есть ветка комментариев ко всему проекту в целом и комментарии к каждому сообщению участников. Например, дизайнер выкладывает макет, далее идут комментарии участников к нему, утвердили, разработчик получает задачи поэтапно и задает свои вопросы участникам проекта. Таким образом, у нас есть возможность обсуждать проекты в структуре форума.
Не нравится только интерфейс — могли бы сделать его поинтереснее
Podio
Красивый функциональный сервис с продвинутыми настройками организации дел.
Как работает?
Рабочее пространство состоит из разделов «Действия» (обзор активностей), «Проекты» (список проектов с включенными в них задачами), «Вдохновение» (обсуждение сторонних материалов для улучшения собственной работы, с возможностью голосования и обсуждения), «Встречи» (назначение и проведение встреч, с возможность конспектирования), а также дополнительные разделы, позволяющие отслеживать воронку продаж и расходы.
Работа начинается с создания проектов, к которым можно добавлять подробные описания, включая цели и метрики, а также привязывать элементы из других разделов — например, расходы. Описание проекта содержит шкалу прогресса, которая включена в общий прогресс-рейтинг всех проектов за месяц, выводящийся в отдельном виджете на рабочем столе аккаунта.
Функционал задач стандартен — за исключением возможности выставлять дедлайн не только по дням, но и по часам. Задачи можно посмотреть внутри проекта, вывести на отдельной вкладке, а также посмотреть в календаре. Удобно, что сортировка разделяет не только собственные и чужие задачи, но и дает возможность посмотреть, что было делегировано.
Для рабочего стола есть дополнительные виджеты, которые можно включать и отключать: отчеты, объявления, облако тегов, список ссылок.
Сколько стоит?
Бесплатный тариф устанавливает ограничение до пяти пользователей и не позволяет предоставлять разные права доступа. Платный тариф рассчитывается от количества сотрудников в системе — каждый участник стоит 9 долларов в месяц. При этом количество пользователей «внешней команды» в платном тарифе не ограничивается и не оплачивается отдельно. Разница между собственными сотрудниками и внешней командой определяется по домену электронной почты.
Язык интерфейса: переведен на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android.
Галима Ахмадуллина
основатель агентства Galima HR
Я использую Podio сразу для нескольких целей — внешних и внутренних, ставлю задачи всем участникам своей команды, отслеживаю статус выполнения проектов, получаю обратную связь от клиентов в виде комментариев и получаю отклики на вакансии через свой сайт.
Лично я стала активным пользователем программы после того, как самостоятельно собрала несколько нужных для работы приложений. А для того чтобы интегрировать сервис в свой сайт, мне не потребовалось долго разбираться в настройках. С помощью конструктора приложений я собрала удобную ранжируемую базу данных кандидатов, настроила сбор откликов на вакансии через свой сайт, настроила сбор объявлений для публикации на сайте.
До того как перейти на Podio, я успела поработать с Baseсamp и Redmine. В Podio меня привлек интуитивный интерфейс, в котором, в отличие от упомянутых выше сервисов, работать было приятно — синяя цветовая схема не напрягает глаза, а поток активностей напоминает привычную ленту Facebook. Все блоки и виджеты можно удобно настроить под свои нужды и предпочтения, таким образом собрав идеальный „рабочий стол“ на одной странице. Мне нравится видеть перед глазами общую картину по всем проектам и отдельные активности участников процесса в режиме реального времени. Особенно удобен внутренний чат и календарь, который позволяет интегрировать все задачи по проектам. У Podio удобная мобильная версия, iPad-приложение я открываю чаще любого другого на своем устройстве
- Помогаем освоить востребованную профессию
за 6,5 месяцев - Научитесь эффективно управлять проектами и взаимодействовать с командой
- 160 часов практики, 127 часов теории
ProofHub
Инструмент для управления проектами, удалёнными командами и взаимодействием с клиентами.
Как работает?
Рабочее пространство позволяет в полном объёме управлять ходом проекта. Выделяют такие блоки, как планирование, коммуникация, организация и реализация.
К основной функциональности относится таск-менеджмент (канбан-доски), коммуникация с командой и клиентами, отслеживание времени на выполнение задач, работа с документами (согласование, хранение, обмен), планирование с помощью диаграммы Ганта, проектный календарь, встроенная почта, ограничение доступа кого-либо к чему-либо и другое.
Для клиентов удобство в прозрачности процессов, работ и возможности быть в курсе реализации проекта без дополнительных телодвижений. Они могут оперативно согласовывать документацию и задавать интересующие вопросы непосредственно в сервисе.
Сколько стоит?
Бесплатный пробный период — 14 дней с неограниченным количеством пользователей и проектов. Есть два платных тарифа с оплатой за месяц, при этом лимита на количество пользователей нет. За $50 в месяц можно вести 40 проектов и хранить до 15 ГБ данных. За $150 долларов в месяц количество проектов неограничено, объем хранилища — 100 ГБ, также добавляется ряд дополнительных возможностей. Например, настройка пользовательских ролей с ограничением доступа к данным, «фейсконтроль» по IP для инфобезопасности, интеграция с внешним софтом и другие.
Язык интерфейса: английский, французский, португальский, испанский, немецкий, польский.
Мобильные приложения: iOS, Android.
Weeek
Простой таск-менеджер для личного пользования или для работы с командой.
Как работает?
Пользователи могут отслеживать и обсуждать задачи, делиться файлами, координировать работу, настраивать приватность проектов, устанавливать приоритетность задач и проектов. Есть опция оценки времени задач и спринтов в разработке продуктов, формирования и скачивания отчётов по проектам и сотрудникам. Работать в инструменте помогают быстрые клавиши.
При создании задач можно выбрать три стандартных типа: звонок, встреча или действие. В зависимости от выбранного Weeek будет по-разному отображать задачи и отправлять уведомления. В рамках задач можно создавать подзадачи.
Сколько стоит?
Тарифные планы различаются для личного пользования и командной работы. Там и там есть бесплатные функции.
В случае с совместным использованием бесплатно можно вести 7 проектов, количество пользователей — 5, объём хранилища — 250 МБ, количество досок неограничено, есть система уведомлений.
Платный командный тариф — 390 рублей за пользователя в месяц при оплате за год. Количество проектов, досок, шаблонов проектов и досок неограничено. Сервисом может пользоваться от 5 до 99 участников команды. На файлы отводится 5 ГБ.
Язык интерфейса: английский, русский.
Мобильные приложения: iOS, Android.
Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.