Создание библиотеки контента — шаг за шагом

Андрей Гуйда, эксперт в области обучения и развития персонала, участник Гильдии вольных проектировщиков, специально для блога Нетологии адаптировал статью Rob McWhirter «Создание библиотеки знаний», которая поможет вам правильно структурировать полезный контент.

Библиотека может быть красивой, но если контент плохо структурирован, это не имеет смысла.

Библиотека знаний — это место, где люди получают доступ к информации, необходимой для работы.

Программа обучения: «Контент-продюсер»

Мы не ждем чуда, нам просто важно находить нужную информацию вовремя — но часто случается, что информация уже устарела, затерялась или она просто неверна.

Чтобы получить правильный результат, требуется тщательное планирование и управление: в этой статье я обрисую 4 шага, которые помогут создать превосходную библиотеку с нужным контентом.

1. Разобраться в том, что уже есть

«Да не скопируй слепо ты статьи из старой системы своей».

В Twine, продукте, над которым я работаю, нет функции импорта старого контента, потому что перемещение на новую платформу — это возможность для ревизии контента и его зачистки. С годами контент устаревает, требует уточнения или перестает соответствовать обстоятельствам. Если эти проблемы унаследует новая библиотека знаний, доверие к источнику информации будет утеряно. Самое время исправить это.

Изучите текущий контент, просейте его насквозь, проведите полный аудит: разберитесь, что у есть, что из этого нужно и чего не хватает. Ручка и лист бумаги, цветные стикеры или электронная таблица — не важно, как именно, главное, чтобы вы просеяли контент и понять, что ценно, что нужно дополнить, а что — удалить. Никакой жалости!

Не самое захватывающее занятие, требующее немало времени и усилий. Но поверьте, оно того стоит. Статья «Как управлять аудитом контент» (eng) — это хорошее, бесплатное введение в аудит контента, а книга «Content Strategy for the Web» by Kristina Halvorson — это то, что действительно приобщит вас к искусству проектирования контента.

2. Рассортировать по категориям

После ревизии надо решить, как организовать ваш безупречно очищенный контент. Пользователям важно находить контент максимально быстро, и ваша задача — им это обеспечить. Понадобится спланировать понятную структуру категорий, в которой легко ориентироваться, и при этом достаточно гибкую, чтобы расширять ее в будущем. Эта структура называется информационной архитектурой (ИА).

Во время аудита вы, скорее всего, хорошо поняли, какой контент у вас есть, теперь пришло время его категоризировать. Neilson Norman Group опубликовали отличный отчет об успехах и неудачах при реализации ИА-библиотек знаний.

Вот несколько советов оттуда:

• Четко обозначайте категории и избегайте слишком многозначных терминов и жаргона. Четкие обозначения — одна из важнейших задач, с которой сталкиваешься при создании ИА.
• Организуйте категории по задачам и темам — это лучше чем просто по разделам. Структуры, ориентированные на задачи, лучше выдерживают организационные изменения.
• Ограничьте количество категорий. Когда категорий слишком много, пользователям становится сложно ориентироваться в них.

3. Создать статьи

Когда скелет готов, можно наращивать мясо. Это означает, что необходимо использовать информацию, добытую во время аудита контента: обновлять старые материалы, добавлять пропущенные, создавать новые. При этом необходимо соблюдать единые стиль и верстку.

Несколько советов:

• Максимально избегайте PDF — такой контент не отображается в поиске и сложно загружается на мобильных устройствах. Конечно, можно использовать этот формат для печатных форм. Однако если контент, оформленный в pdf, можно легко представить в веб-формате, сделайте именно так. Больше об этом можно прочесть в статье «PDF vs HTML»
• Видео лучше текста — этот принцип отлично подходит для создания инструкций. Намного проще взять недорогой микрофон и записать видео, пошагово проведя пользователя по этапам работы с ПО. Это более личный способ взаимодействия, чем сухие инструкции, и недооцененный способ коммуникации.
• Будьте последовательны и постоянны в стиле изложения. Создайте собственный гайдлайн — это позволит всем вашим писателям разрабатывать страницы в согласованном стиле. Если вы работаете в команде, создать гайдлайн помогут инструменты вроде GatherContent. Если нет времени или ресурсов для создания собственного стайл-гайда, можно использовать GOV UK — так вы будете уверены в качестве своего контента.
• Согласуйте метки и ключевые слова. Хорошо согласованная система обозначений — это жизненная сила статей, запланированных для выдачи в поиске. Для получения необходимого результата поиск использует комбинацию названий категорий, статей, содержание, ключевые слова и метки. Чтобы быть уверенным в правильной поисковой выдаче статей, маркируйте их тщательно.

4. Поддерживать порядок

Вы привели контент в порядок, и пришло время продумать, как этот порядок сохранить.

Жалоба №1 от компаний, которые обратились к специалистам по ИА — это ужасная навигация, и не из-за плохого дизайна интерфейса, а из-за неактуального, неподходящего или повторяющегося содержимого.

Надо правильно делать три вещи:

• Поддерживать актуальность материалов. Установите оповещения, чтобы знать, когда контент теряет актуальность. У Twine есть подобный инструмент в режиме редактировании статьи.
• Слушать пользователей. Собирайте обратную связь и регулярно ее анализируйте. Twine использует для этого функцию «Была или эта статья полезна?», которая помогает обозначить проблемные статьи и в дальнейшем их проанализировать.
• Исследовать данные. Подключите Google Analytic и просматривайте его чаще. Он укажет на популярные статьи и покажет, как пользователи перемещаются по системе.

UX Mag выпустил хорошую статью с советами по этому поводу, а также я написал об этой теме в посте The Case For Maintenance. Обе статьи заслуживают внимания и времени на прочтение.

Самое главное, будьте готовы к изменениям

Организации меняются и это же происходит с их контентом. В связи с этим при разработке библиотеки знаний важно оставить немного пространства для новых категорий и статей.

Читать еще: «Инструменты для сценаристов, копирайтеров и переводчиков»

Проактивное планирование и системный мониторинг контента позволят вам быть уверенными, что ваша библиотека знаний остается местом, где люди могут получить доступ к необходимой информации, которая помогает им в работе.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации.