Руководитель контент-маркетинга приложения «Дзен-мани» Надежда Лимонникова рассказала блогу Нетологии, как сервисы учёта финансов помогают фрилансерам на разных этапах развития своего дела.

Когда специалисты начинают работать на себя, они рассчитывают повысить свой доход, но это происходит не сразу, особенно если фрилансер новичок. Рассказываем, как происходит финансовая эволюция фрилансера и какие сервисы в этом помогут.

Открытие своего дела и Google Таблицы

Когда клиентов становится больше двух, можно начать учитывать денежные поступления в таблицах Excel или Google Docs.

Пример сводной таблицы с доходами за месяц

Обучение в онлайн-университете: курс «Excel: инструменты работы с данными для маркетологов и аналитиков»

Плюсы

С помощью таблицы удобно отслеживать:

количество клиентов;
даты, когда деньги должны поступить на счёт;
точность суммы, оговоренной с клиентом;
сколько в целом вы зарабатываете в месяц и растёт ли ваш доход.

Совет: если заказы временные, в таблице удобно вести количество и объем выполненных задач сразу после поступления. С постоянными заказчиками указывайте в таблице оплату и объём работы сразу за месяц.

Минусы

Вести учёт в таблицах сложно, а крупные клиенты, которые постоянно работают с фрилансерами, создают свои таблицы для контроля за выполнением работы и оплаты. То есть вам придётся заполнять несколько таких таблиц.

Рост заказов и приложения для учёта личных финансов

В таблицах вы фиксировали исключительно доходы и контролировали поступления денег. Следующим шагом должен стать полный контроль личных финансов и планирование бюджета. Таблица для этого не подойдёт, потому что чем больше расходов, тем сложнее ориентироваться. Если привычки вносить расходы нет, вы можете периодически забывать об этом и тратить много времени, чтобы разнести в таблицу расходы сразу за несколько дней или недель.

Решить проблему помогают приложения, в которых есть возможность синхронизации с банком для автоматической загрузки всех поступлений и списаний по счёту и сканирования QR-кодов для учёта наличных расходов.

Учет расходов в приложении для учёта финансов «Дзен-мани»

Деньги — хороший мотиватор, но они перестают им быть, если их не контролировать. Когда видишь в приложении остаток по счёту и начинаешь планировать доходы и расходы на месяц вперёд, появляются деньги на покупки, в которых раньше вы себе отказывали из-за страха в конце месяца остаться без денег.

Плюсы

С помощью учета личных финансов, вы:

Точно знаете свои доходы и расходы.
Можете планировать бюджет и совершать крупные покупки.
Знаете, сколько денег остаётся на счету.

Минусы

Для работы с крупными клиентами все же придётся регистрировать ИП и учиться пользоваться бухгалтерскими сервисами. Умение управлять личными финансами здорово поможет на этом этапе.

Оформление ИП и бухгалтерские сервисы

Когда фрилансер регистрирует ИП, у него появляются новые обязанности перед контрагентами и налоговой:

Заключать договоры с контрагентами, выставлять счета, оформлять акты.
Составлять для ФНС налоговую декларацию по итогам налогового периода и формировать «Книгу учёта доходов и расходов» (КУДиР).

Кроме этого, придётся следить за сроками отправки налоговой декларации и уплаты фиксированных взносов и налогов. С одной стороны, в этом могут помочь таблицы и приложения учёта личных финансов, если их правильно настроить. С другой — проще использовать бухгалтерские сервисы вроде Эльбы и Моё дело.

Главная страница личного кабинета в Эльбе

Сейчас подобные сервисы предлагают и некоторые банки, но с ограниченным набором функций. Например, в Альфа-Банке есть только расчёт и уплата налогов и взносов.

Фрилансеру, который работает на себя и не планирует нанимать сотрудников, лучше заниматься всеми документами самостоятельно. Это несложно, если использовать бухгалтерские сервисы.

Плюсы

В них есть шаблоны всех документов. Они синхронизируются с банками, автоматически составляют налоговую декларацию и КУДиР, оповещают, когда нужно отправлять отчётность и платить налоги и взносы. Там же вы сможете создать и вести базу контрагентов и проверять их благонадёжность.

Минусы

Такие сервисы не заменят приложения для учёта личных финансов, потому что доходы и расходы подгружаются только по расчётному счёту ИП. Планировать в них бюджет не получится, поэтому в итоге у вас должны остаться два инструмента для учёта финансов: приложение и бухгалтерский сервис.

На что обращать внимание при выборе сервиса

Стоимость. Бухгалтерские сервисы можно оплачивать ежемесячно или на год вперёд. Если хотите сэкономить, оплатите на год вперёд. Многие приложения для учёта финансов можно приобрести навсегда и не платить за подписку.
Интерфейс. К любому интерфейсу можно со временем привыкнуть, но если вы с первого раза не можете разобраться и у вас отпадает желание использовать сервис, то лучше и не пытаться.
Синхронизация с банками. Это помогает автоматизировать процессы. Если автоматизации нет, будете тратить время на рутинные операции, которые могут заменить программы.
Быстрая настройка. В бухгалтерском сервисе должна быть возможность ввести необходимую информацию один раз, чтобы затем использовать её во всех шаблонах документов.
Отзывы. Из положительных отзывов вы узнаете, какие функции используют люди и насколько сервис удобен. Негатив поможет выяснить, с какими проблемами вы столкнётесь и как их будете решать.
База знаний. В Базе знаний или разделе FAQ можно найти ответы на вопросы или решить техническую проблему.
Техподдержка. Если База знаний не помогла, у сервиса должна быть служба поддержки, и она не обязательно должна находиться на сайте — это могут быть и другие каналы: группы в соцсетях, боты, мессенджеры.

Читать ещё: «Управление командой дистанционно: что нужно помнить начинающему проектному менеджеру»

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.