Бережный тайм-менеджмент: выбираем российские планировщики задач

Исследование: как мы справляемся с потоком задач

Неумение планировать день и отслеживать результаты — прямой путь к потере эффективности и более частым ошибкам. Кажется, что, имея в руках планировщик, мы сможем успеть всё и даже больше. Но забить день задачами до отказа и не оценивать, хватит ли времени на каждую, — это не выход.

Чтобы узнать, как люди планируют свою работу и личную жизнь, команда разработчиков приложения SingularityApp опросила 400 россиян, занятых в разных сферах. Все они интересуются темой тайм-менеджмента, используют различные подходы и инструменты для планирования времени.

Как показал опрос, несмотря на знания различных методик планирования, 74% респондентов считают себя прокрастинаторами. А 57% опрошенных отметили, что им никогда не удаётся завершить все задачи, поставленные на день. Что, в общем, логично: 41% участников исследования сказали, что обычно ставят от 8 задач в день, тогда как статистика использования приложения SingularityApp показывает, что в среднем пользователи закрывают в день 6–8 задач.

Участники опроса называли разные причины своих неудач в управлении временем. Самая распространённая — неумение планировать свои задачи и контролировать их выполнение. В этом признались 20% респондентов.

19% опрошенных списывают проблемы управления временем на внешние факторы, такие как неконтролируемое поступление задач извне, наличие сразу нескольких категорий дел — работа, дети, учёба, быт — и заметное влияние на результат других людей. 17% не умеют правильно расставлять приоритеты и соблюдать очерёдность дел.

Также среди причин респонденты указали трудности с оценкой времени на выполнение задачи. Вот что говорит Максим Дорофеев по этому поводу:

Но что самое интересное, все опрошенные знакомы как минимум с одной техникой управления временем и применяют её на практике.

Чаще всего — 39% участников — называли метод GTD (Getting Things Done, выполнение поставленных задач). Суть заключается в том, чтобы как можно больше дел имели статус «завершено». Ключевое правило — выгружать все дела из головы в ежедневник, планировщик задач или куда-то ещё, систематизировать их и назначать дедлайны.

Второе место с минимальным отрывом занял метод Pomodoro — работа короткими спринтами с перерывами. Он набрал 38% голосов.

На третьем месте — метод под названием «Съесть лягушку» (21%). Действуя по нему, нужно сначала выделить из списка дел самую сложную и объёмную задачу — и выполнить её до конца.

Среди других подходов респонденты отметили метод матрицы Эйзенхауэра (12%), «Хронометраж» (10%), Джедайские техники (8%), собственный микс инструментов (5%), метод 4D (3%).

В теории любой метод управления временем должен приносить свои результаты. Но на практике для работы нужны ещё и удобные инструменты. Это может быть что угодно: от кухонного таймера и бумажного ежедневника до мобильного или десктопного приложения, которое соберёт задачи из мессенджера или почты, поставит их в план и напомнит о сроках.

Каким должен быть идеальный планировщик задач

Практически любую методику тайм-менеджмента можно упаковать в приложение-планировщик. Вот примерный список функций, которые должны быть в таком приложении, чтобы реализовать наиболее распространённые задачи:

• Календарь с гибким управлением напоминаниями и уведомлениями — поможет соблюдать дедлайны и видеть загрузку на день.
• Возможность группировать задачи — полезно тем, кто ведёт несколько рабочих проектов.
• Цветовая кодировка задач, пиктограммы, теги — всё это поможет, например, отмечать срочные, важные и другие задачи тем, кто использует метод матрицы Эйзенхауэра.
• Возможность фиксировать время выполнения задач — для тех, кто использует технику «Хронометраж».
• Режим совместной работы: возможность добавлять участников проектов, ставить им задачи, устанавливать дедлайны и отслеживать статус выполнения.
• Место для свободного потока идей, которые можно реализовать «как-нибудь потом», но не хочется забыть навсегда.
• Возможность отслеживать прогресс по краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным целям.
• Быстрый поиск по всей информации внутри приложения.
• Наличие трекера привычек — помогает отслеживать прогресс в разных сферах: от занятий спортом до изучения иностранного языка.
• Кроссплатформенность: наличие мобильной и десктопной версий для разных операционных систем, которые автоматически синхронизируются между собой.

Какое российское приложение для планирования выбрать

Приводим самые популярные российские планировщики — по числу скачиваний и отзывам в магазинах приложений Google Play и App Store. Сначала разместили приложения, подходящие для командной работы.

«ЛидерТаск»

Режим совместной работы: есть.

Поиск информации по проектам: есть.

Платформы, синхронизация: Windows, MacOS, Android, iOS. Можно настроить синхронизацию между устройствами.

Планировщик задач, подходящий для командной работы. Он прост в освоении и не перегружен лишними функциями, а тарифы позволяют работать командами от 2 человек. Поэтому решение актуально для небольших предприятий — отлично интегрируется в жизнь сотрудников разных уровней: специалистов, менеджеров, бизнесменов, руководителей.

В приложении есть календарь, напоминания, распределение задач по проектам, визуализация целей.

В десктопных версиях приложения есть функции для решения бизнес-задач: CRM для работы с клиентами (в платной версии), канбан-доски для командной работы над проектами, контроль продуктивности сотрудников.

CRM хранит историю взаимодействия со всеми клиентами компании, помогает настроить воронку обработки заявок от первого контакта до повторной покупки, распределяет задачи между менеджерами и позволяет собирать заявки с сайта.

Показатель продуктивности позволяет оценить, насколько эффективно каждый сотрудник выполняет задачи. Считается как соотношение выполненных в срок задач к общему числу выполненных из всех порученных. График показывает результаты каждого сотрудника за последние 10 дней, 10 недель или 10 месяцев. На нём отображаются все порученные задачи, выполненные в срок и просроченные.

Преимущества «ЛидерТаска»

• Отлично подойдёт тем, кому нужен сервис для простой автоматизации бизнес-процессов.
• К каждой задаче есть возможность прикрепить файлы.
• Для удобства и визуальной актуализации процесса задачи можно выделить определённым цветом, чтобы сразу был виден их статус.
• Наличие канбан-доски позволяет видеть полную картину работы над проектом, а с помощью функции «Рабочие контакты» можно быстро найти контакт коллеги или партнёра и поставить ему задачу.
• Приложение позволяет работать в офлайн-режиме со всеми инструментами таск-менеджера, включая отправку файлов другим пользователям.

Ограничения «ЛидерТаска»

• Заявленная функциональность доступна не на всех платформах. В мобильном приложении можно пользоваться только функциями таск-трекера.
• Наличие специфических функций: встроенной CRM-системы, статистики эффективности, генерации лидов, — может не понравиться любителям максимально понятных решений.

Тарифы

Есть бесплатная версия с ограничениями по количеству задач и проектов: до 100 задач, 3 проектов и 3 досок.

«Премиум» — только для личного использования, от 249 рублей в месяц.

«Бизнес» — для работы в команде, от 379 рублей за 1 пользователя ежемесячно.

«Хаос-контроль»

500+ тыс. скачиваний для Android

Рейтинг в App Store: 4,7 из 5 → 10 тыс. оценок

Режим совместной работы: нет, однако разработчики заявили, что в скором времени он появится.

Поиск по всем задачам: есть.

Платформы, синхронизация: iOS, Android, macOS и Windows. Есть синхронизация между устройствами.

Органайзер позволяет не только составлять списки дел на день, но и фиксировать среднесрочные и долгосрочные цели в разных сферах деятельности, включая необходимые для их достижения шаги.

Здесь есть календарь и напоминания, создание проектов и списков задач. Приложение основано на методе GTD. Суть этого метода в том, чтобы очистить мозг от постоянного запоминания списков задач и информации по ним, чтобы дать ему энергию для генерации идей. Для этого в приложении есть Место Хаоса, где можно хранить спонтанно возникающие идеи.

Приложение больше подходит для личного пользования.

Преимущества «Хаос-контроля»

• Возможность создавать проекты и контексты по методологии GTD и группировать их по папкам.
• Место Хаоса — раздел для сбора неотсортированных задач и заметок для отложенной обработки.
• Настройка повторов задач для управления регулярными активностями.
• Заметки для задач, проектов, папок и контекстов.

Ограничения «Хаос-контроля»

• Нет режима совместной работы и функции делегирования.
• Нельзя добавлять файлы к задачам и проектам.

Тарифы

Есть бесплатная версия с ограничениями по количеству задач и проектов: 30 задач, 10 проектов и 5 контекстов.

«Премиум» — от 249 рублей в месяц.

«Премиум навсегда» — от 1 750 рублей.

Tusk

500+ тыс. скачиваний для Android

Режим совместной работы: нет.

Поиск по всем задачам: нет.

Платформы, синхронизация: iOS, Android.

Приложение для составления персональных расписаний. Позволяет подробно описывать задачи и удобно отслеживать их выполнение с экрана смартфона.

В программе есть календарь и напоминания, возможность разделения задач по тегам, кастомизация иконок и задач, облачная синхронизация, шаблоны для разных типов задач.

Планировщик подойдёт тем, кто предпочитает простое решение, позволяющее быстро вносить задачи и настраивать их напоминания.

Преимущества Tusk

• Максимальная простота создания расписания на день, неделю, месяц или год.
• Наличие готовых шаблонов для распространённых задач.
• Интуитивно понятный интерфейс.
• Широкие возможности кастомизации: выбор цвета и иконки для задач из постоянно обновляющегося набора изображений.
• Система достижений: награды, которые выдаются за регулярное планирование, доведение задач до завершения, использование опций приложения.

Ограничения Tusk

• Задачи нельзя распределить по проектам.
• Нет режима совместной работы и версии для ПК.
• Нет поиска по всем задачам.

Тарифы

Есть бесплатная версия без ограничения по количеству задач, но без синхронизации с хранилищем и календарем и без опции повторения задач. Ограниченное число напоминаний и привычек.

«Премиум» — от 129 рублей в месяц.

«Премиум навсегда» — от 1 890 рублей.