Сегодня во многих компаниях полностью или частично офисные совещания заменили общение в мессенджерах и видеоконференции.
Рассказываем о преимуществах видеоконференций и о том, какое оборудование, какие сервисы и правила делового этикета помогут провести эффективное онлайн-собрание.
Видеоконференции позволяют работать из любого места, где есть стабильный интернет
Видеоконференция — сеанс онлайн-связи между двумя или более пользователями — позволяет обсудить с коллегами и партнёрами рабочие вопросы, провести обучение или масштабное онлайн-мероприятие. Для этого достаточно иметь ноутбук и устойчивое интернет-соединение. Отсюда вытекает главное преимущество такого формата: можно работать и общаться из любой точки мира.
Но это не единственный плюс видеоконференций — рассмотрим и другие:
-
Экономия времени — никаких пробок или толкучки в общественном транспорте на пути к месту встречи. Особенно это актуально для таких крупных городов, как Москва, Новосибирск, Санкт-Петербург: в международном рейтинге загруженности дорог от компании TomTom, эти города заняли 1-е, 9-е и 12-е места соответственно среди 416 городов в 57 странах.
Освободившееся время на путь до офиса и обратно можно потратить на выполнение рабочих задач. Да и вероятность опоздания на встречу снижается в разы. - Сокращение транспортных расходов — не нужно оплачивать проезд и проживание в другом городе в случае командировок, а это существенная статья расходов для бизнеса.
- Количество участников встречи может достигать нескольких тысяч — в зависимости от формата.
- Увеличение продуктивности. Когда человек находится в комфортных условиях, его эффективность гораздо выше. Согласно данным Appollo Technical, те, кто работает дома, в среднем на 47% продуктивнее коллег, работающих из офиса.
-
Улучшение взаимодействия между участниками — по сравнению с аудиозвонком. С точки зрения психологии зрительный контакт позволяет добиться лучшего понимания друг друга.
Японские учёные провели эксперимент, в ходе которого у участников была зафиксирована синхронизация активности головного мозга в момент пересечения взглядов, что говорит о том, что зрительный контакт значительно влияет на развитие социальных взаимодействий.
Позднее те же учёные установили, что во время пересечения взглядов происходит активация лимбической системы, которая отвечает за формирование эмоций и отношения к окружающему миру. Люди лучше улавливают слова, становятся более внимательными к собеседнику, иногда повторяют его действия.
Какие бывают форматы видеоконференций
Видеозвонок — онлайн-встреча между двумя участниками, которые видят и слышат друг друга.
Групповая видеоконференция — собрание, в котором общаются от трёх участников.
Селекторное видеосовещание — онлайн-собрание, где выделяются модератор, докладчик(и) и слушатели.
Вебинар — мероприятие, направленное на обучение. На экран выводятся обучающие материалы и окно, где отображается видео с веб-камеры спикера в режиме реального времени. Участники не отвлекаются друг на друга и, как правило, могут задавать вопросы спикеру, если вебинар проводится в режиме реального времени.
Что понадобится для проведения видеоконференции
Компьютер или ноутбук.
Подключение к интернету: скорость должна составлять от 3 Мбит в секунду, соединение должно быть устойчивым.
Приложение для видеосвязи.
Программа для записи экрана — при необходимости.
Веб-камера.
Микрофон.
Давайте подробнее остановимся на выборе сервисов и требованиях к веб-камере и микрофону.
Программы для видеоконференций
Рассказываем про три популярные программы для проведения онлайн-мероприятий.
Zoom
Платформа появилась на рынке в 2011 году, но с наступлением пандемии её популярность увеличилась в десятки раз. Так, количество ежедневных пользователей Zoom в декабре 2019 года составляло 10 млн, в марте 2020 года — 200 млн, а уже через месяц в приложение заходило более 300 млн человек в день. Пользователи используют сервис не только для деловых, но и личных целей.
Помимо стандартного сеанса видеосвязи Zoom позволяет открыть общий доступ к экрану для совместной работы. Также можно общаться и обмениваться файлами с коллегами в общих чатах. Данные — видео со звуком, аудиофайл, переписка — будут храниться в облачном хранилище в течение 10 лет, что позволит вернуться к ним спустя годы.
🟢 Преимущества
- Два режима трансляций: мгновенные — можно начать встречу и пригласить других присоединиться к ней в любое время — и запланированные, когда дата и время начала выбирается.
- Большое количество участников: в бесплатной версии в конференции могут участвовать одновременно до 100 человек, в платных тарифах — до 300‒500.
- Высокое качество видео и звука.
- Создание виртуальных комнат согласно потребностям: учебные помещения, залы совещаний и конференц-залы.
- Режим демонстрации экрана.
- Рассылка приглашений.
- «Поднять руку»: если появились вопросы, не нужно перебивать лектора — достаточно просто нажать кнопку.
🔴 Недостатки
- Нельзя звонить на городские телефоны.
- В бесплатной версии максимальная длительность конференции —
40 минут.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image13.jpg)
Microsoft Skype
Одна из самых известных программ для видеосвязи. Для проведения крупных конференций стоит выбрать другую платформу, но небольшое совещание в Skype пройдёт без затруднений. По окончании звонок можно сохранить — запись будет доступна в течение 30 дней.
🟢 Преимущества
- Звонки на мобильные и стационарные телефоны.
- Групповые созвоны до 50 человек одновременно.
- Демонстрация экрана монитора.
- «Поднять руку», чтобы все участники могли высказаться.
- Переводчик голосовых, видеозвонков и мгновенных сообщений в режиме реального времени.
- Размытие заднего фона.
- Обмен текстовыми сообщениями.
- Понятный интерфейс.
- Переадресация звонков на любой телефон, если нет возможности войти в Skype и ответить на вызов.
- Нет ограничений по длительности онлайн-встречи с двумя участниками.
🔴 Недостатки
- Сервис сильно нагружает процессор (от 16% ЦП): могут случаться зависания.
- Не лучший выбор для масштабных веб-конференций: не более 100 часов групповой видеосвязи в месяц.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image15.jpg)
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image4-1.png)
Google Hangouts
Бесплатное приложение от компании Google для видеовстреч и обмена сообщениями.
🟢 Преимущества
- Нет лимита на время разговора.
- Удобный обмен файлами. Это может пригодиться, если нужно, например, обсудить дизайн логотипа.
- Синхронизация с другими устройствами. Содержимое чатов на компьютере соответствует данным в мобильной версии — можно переключаться между ними в любой момент.
- Бесплатный сервис.
🔴 Недостатки
- В конференции могут одновременно присутствовать не более 10 человек.
- Небогатая функциональность.
- Не подходит для обучающих вебинаров: нельзя показывать презентацию, допустимо небольшое число участников.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image16.png)
Программы для записи экрана
Иногда для проведения вебинара или другой видеоконференции нужны информационные или обучающие материалы. Это может быть презентация или запись экрана — скринкаст.
Создание скринкаста не займёт много времени, если подобрать хорошую программу. В идеале она должна сочетать в себе базовые функции для обработки, приличную библиотеку графических элементов для расстановки правильных акцентов и инструменты для повышения качества записи.
Рассмотрим несколько таких программ.
OBS Studio
Приложение для захвата видео с экрана монитора. Позволяет сделать скринкасты любой длительности из нескольких источников одновременно.
Что касается редактирования видео, можно выполнить настройку цветового баланса, применить фильтр, быстро изменить фон.
🟢 Преимущества
- Бесплатный сервис.
- Поддержка технологии хромакей.
- Интеграция со стриминговыми платформами Twitch, YouTube и другими.
- Управление записью с помощью горячих клавиш.
- База фильтров и эффектов.
🔴 Недостатки
- Не очень стабильно работает на слабых ПК: 1‒2 ГБ DDR1, Intel Pentium 4/Celeron, видеокарта с памятью 128‒256 МБ.
- Мало инструментов для обработки записи.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image14.jpg)
Экранная Камера
Это продукт российских разработчиков, что позволит быстро разобраться в интерфейсе.
Можно выбрать один из трёх режимов записи: полный экран, фрагмент или окно приложения. По окончании съёмки запись автоматически откроется в редакторе для подготовки её к трансляции и сохранения в любом формате.
🟢 Преимущества
- Запись экрана со звуком без потери качества.
- Богатая коллекция титров и стилей текста.
- Настройка длительности видео.
- Встроенная библиотека музыки.
- Таймер, который позволяет заранее выбрать время начала записи.
- Добавление голосовых комментариев.
- 30+ форматов для сохранения, в том числе загрузка на YouTube.
🔴 Недостатки
- В пробной версии максимальная продолжительность записи составляет 2 минуты.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image12.jpg)
IceCream Screen Recorder
Ещё одна программа для записи происходящего на экране. От аналогов отличается возможностью создания скриншотов.
Позволяет дополнить полученный скринкаст видео с веб-камеры, обработать изображение с помощью базовых функций и поместить результат в облачное хранилище.
🟢 Преимущества
- Обрезка и изменение скорости.
- Подсветка курсора.
- Установка таймера записи.
- Горячие клавиши для быстрого управления процессом съёмки.
- Множество шрифтов и большой выбор графических элементов.
- Быстрая загрузка в Dropbox, Google Drive или на YouTube.
- Часто обновляется.
🔴 Недостатки
- Для записи скринкаста длительностью более 5 минут нужно приобрести лицензию стоимостью 5 475 рублей (на момент написания статьи).
- Крупный водяной знак.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image8.jpg)
- Освоите навык публичных выступлений с помощью осознанной практики в неформальной атмосфере
- Узнаете, как убедительно продвигать себя и свои идеи
- Получите экспертные знания от двух мастеров публичных выступлений — компаний BEsmart и Presium
Выбираем веб-камеру
Во многих ноутбуках есть встроенная камера. Но если ноутбук не очень новый или недорогой, качество изображения и быстродействие могут страдать.
Эту проблему решит отдельная веб-камера — и необязательно она должна быть дорогой.
При выборе модели рекомендуем учитывать такие критерии:
- Разрешение: от 640×480 пикселей — чем оно выше, тем чётче картинка.
- Количество кадров в секунду: от 30 — при меньшем значении видео перестанет быть плавным.
- Наличие автофокуса — иначе при резких движениях — например, при поворотах, выходе из кадра — изображение будет нечётким.
- Системные требования: следует изучить инструкцию на предмет совместимости с разными версиями Windows, MacOS или Linux.
- Принцип крепления: прищепка, ножка или подставка-трансформер с двумя способами фиксации.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image11.jpg)
Варианты веб-камер с точки зрения соотношения между ценой и качеством
Автоматически определяет оптимальное значение экспозиции и держит картинку в фокусе. Снимает видео высокого качества даже при недостаточном освещении за счёт подстройки светочувствительности.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image3-1.png)
Камеру можно установить как на столе, так и закрепить на мониторе. Предусмотрен встроенный микрофон с неплохим качеством звука, но могут прорываться посторонние шумы.
Потребуется загрузка драйверов, которые можно скачать на сайте производителя.
Средняя стоимость — 1 690 рублей.
Изображение передаётся в Full HD 1080, что позволяет записывать чёткие видео. Два встроенных микрофона обеспечивают высокое качество записи. Камера поворачивается на 360 градусов, что облегчает установку и запись под любым углом.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image17.jpg)
Не нужно устанавливать драйверы или ПО — при подключении через USB моментально определяется компьютером. Однако при установке фирменного ПО откроются возможности улучшения портрета и другие подобные фильтры.
Средняя стоимость — 4 160 рублей.
Подбираем микрофон
При выборе микрофона стоит ориентироваться на качество звука: частотный диапазон от 80 Гц до 10 кГц, чувствительность от -70 Дб и выше, — и способ подключения: USB или Bluetooth.
USB-микрофоны подойдут для совещаний за столом.
Если же нужно параллельно рисовать графики на доске в метре от камеры, лучше взять беспроводное устройство: длины кабеля может не хватить, да и риск запутаться не стоит отметать. Также для общения на расстоянии можно воспользоваться наушниками или гарнитурой.
Варианты микрофонов с точки зрения соотношения между ценой и качеством
Настольный микрофон, который работает на широком диапазоне частот и обладает высокой чувствительностью.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image18.png)
Звук передаётся без помех, кабель 1,8 м и устойчивая подставка.
Средняя стоимость — 910 рублей.
Компактная модель, обеспечивающая высокое качество записи.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image6-1.png)
Чувствительный конденсатор воспринимает и улавливает звуки с высокой точностью. Можно отрегулировать угол наклона.
Средняя стоимость — 1 575 рублей.
Видеовстреча требует определённой подготовки и соблюдения правил делового этикета
До начала и во время онлайн-встречи советуем обратить внимание на ряд моментов.
Устанавливаем необходимые сервисы
Помимо приложения для видеосвязи стоит заранее позаботиться об установке необходимых программ — например, для создания наглядного пособия для вебинара — слайд-шоу, видео, графиков. Инсталляция и освоение сервисов займёт определённое время.
Готовим качественные информационные материалы
Удержать внимание аудитории поможет презентация. Текст, таблицы или графики — не стоит мельчить и не стоит стараться уместить на слайде как можно больше информации. Это сбивает с толку.
Для фона лучше использовать мягкие пастельные оттенки. Текст не должен сливаться с фоном.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image9.jpg)
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image2-1.png)
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image5.jpg)
Проверяем технику и интернет
Перед видеозвонком стоит убедиться, что компьютер или ноутбук работает хорошо, качество веб-камеры приемлемое, микрофон работает, интернет-соединение стабильное.
Соблюдаем дресс-код
Даже если компания не предъявляет строгих требований к внешнему виду для видеоконференций, лучше придерживаться делового стиля одежды.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image7.jpg)
Правильно расставляем свет
Чтобы видео не было зернистым, в помещении должно быть светло или должно находиться достаточное количество осветительных приборов.
В дневное время суток можно разместиться напротив или сбоку от окна: это позволит выглядеть более презентабельно. Не стоит располагать лампы так, чтобы лучи падали снизу.
![Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы](https://blog-prod-bucket.website.yandexcloud.net/uploads/2021/09/image10.jpg)
Не опаздываем
Причиной опоздания может стать простая невнимательность. Избежать неловкой ситуации поможет установка таймера за 10‒15 минут до созвона.
Выключаем микрофон, если не участвуем в обсуждении
Каждое действие участника или его окружения будет передаваться в виде шорохов. Это особенно актуально для офисных сотрудников и тех, кто работает в общественных местах. Поэтому рекомендуем отключить микрофон, особенно при использовании клавиатуры.
Смотрим в объектив камеры во время разговора
Так у собеседника сложится впечатление, что взгляд спикера направлен на него ― это сделает речь более убедительной.
Другие полезные советы можно прочитать в материале «Почта, мессенджеры, видеоконференции, звонки: новая этика делового общения в сети».
Успешное проведение онлайн-собрания во многом зависит от подготовки к нему
И речь не только об интернет-соединении, о веб-камере и микрофоне. Стоит заранее установить и освоить необходимые программы, подготовить качественные материалы, до видеовстречи удостовериться, что всё работает хорошо, а во время общения — соблюдать правила этикета.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.