Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы

Видеоконференции позволяют работать из любого места, где есть стабильный интернет

Видеоконференция — сеанс онлайн-связи между двумя или более пользователями — позволяет обсудить с коллегами и партнёрами рабочие вопросы, провести обучение или масштабное онлайн-мероприятие. Для этого достаточно иметь ноутбук и устойчивое интернет-соединение. Отсюда вытекает главное преимущество такого формата: можно работать и общаться из любой точки мира.

Но это не единственный плюс видеоконференций — рассмотрим и другие:

• Экономия времени — никаких пробок или толкучки в общественном транспорте на пути к месту встречи. Особенно это актуально для таких крупных городов, как Москва, Новосибирск, Санкт-Петербург: в международном рейтинге загруженности дорог от компании TomTom, эти города заняли 1-е, 9-е и 12-е места соответственно среди 416 городов в 57 странах.
  
  Освободившееся время на путь до офиса и обратно можно потратить на выполнение рабочих задач. Да и вероятность опоздания на встречу снижается в разы.
• Сокращение транспортных расходов — не нужно оплачивать проезд и проживание в другом городе в случае командировок, а это существенная статья расходов для бизнеса.
• Количество участников встречи может достигать нескольких тысяч — в зависимости от формата.
• Увеличение продуктивности. Когда человек находится в комфортных условиях, его эффективность гораздо выше. Согласно данным Appollo Technical, те, кто работает дома, в среднем на 47% продуктивнее коллег, работающих из офиса.
• Улучшение взаимодействия между участниками — по сравнению с аудиозвонком. С точки зрения психологии зрительный контакт позволяет добиться лучшего понимания друг друга.
  
  Японские учёные провели эксперимент, в ходе которого у участников была зафиксирована синхронизация активности головного мозга в момент пересечения взглядов, что говорит о том, что зрительный контакт значительно влияет на развитие социальных взаимодействий.
  
  Позднее те же учёные установили, что во время пересечения взглядов происходит активация лимбической системы, которая отвечает за формирование эмоций и отношения к окружающему миру. Люди лучше улавливают слова, становятся более внимательными к собеседнику, иногда повторяют его действия.

Какие бывают форматы видеоконференций

Видеозвонок — онлайн-встреча между двумя участниками, которые видят и слышат друг друга.

Групповая видеоконференция — собрание, в котором общаются от трёх участников.

Селекторное видеосовещание — онлайн-собрание, где выделяются модератор, докладчик(и) и слушатели.

Вебинар — мероприятие, направленное на обучение. На экран выводятся обучающие материалы и окно, где отображается видео с веб-камеры спикера в режиме реального времени. Участники не отвлекаются друг на друга и, как правило, могут задавать вопросы спикеру, если вебинар проводится в режиме реального времени.

Что понадобится для проведения видеоконференции

 Компьютер или ноутбук.

 Подключение к интернету: скорость должна составлять от 3 Мбит в секунду, соединение должно быть устойчивым.

 Приложение для видеосвязи.

 Программа для записи экрана — при необходимости.

 Веб-камера.

 Микрофон.

Давайте подробнее остановимся на выборе сервисов и требованиях к веб-камере и микрофону.

Программы для видеоконференций

Рассказываем про три популярные программы для проведения онлайн-мероприятий.

Zoom

Платформа появилась на рынке в 2011 году, но с наступлением пандемии её популярность увеличилась в десятки раз. Так, количество ежедневных пользователей Zoom в декабре 2019 года составляло 10 млн, в марте 2020 года — 200 млн, а уже через месяц в приложение заходило более 300 млн человек в день. Пользователи используют сервис не только для деловых, но и личных целей.

Помимо стандартного сеанса видеосвязи Zoom позволяет открыть общий доступ к экрану для совместной работы. Также можно общаться и обмениваться файлами с коллегами в общих чатах. Данные — видео со звуком, аудиофайл, переписка — будут храниться в облачном хранилище в течение 10 лет, что позволит вернуться к ним спустя годы.

🟢 Преимущества

• Два режима трансляций: мгновенные — можно начать встречу и пригласить других присоединиться к ней в любое время — и запланированные, когда дата и время начала выбирается.
• Большое количество участников: в бесплатной версии в конференции могут участвовать одновременно до 100 человек, в платных тарифах — до 300‒500.
• Высокое качество видео и звука.
• Создание виртуальных комнат согласно потребностям: учебные помещения, залы совещаний и конференц-залы.
• Режим демонстрации экрана.
• Рассылка приглашений.
• «Поднять руку»: если появились вопросы, не нужно перебивать лектора — достаточно просто нажать кнопку.

🔴 Недостатки

• Нельзя звонить на городские телефоны.
• В бесплатной версии максимальная длительность конференции —
  40 минут.

Microsoft Skype

Одна из самых известных программ для видеосвязи. Для проведения крупных конференций стоит выбрать другую платформу, но небольшое совещание в Skype пройдёт без затруднений. По окончании звонок можно сохранить — запись будет доступна в течение 30 дней.

🟢 Преимущества

• Звонки на мобильные и стационарные телефоны.
• Групповые созвоны до 50 человек одновременно.
• Демонстрация экрана монитора.
• «Поднять руку», чтобы все участники могли высказаться.
• Переводчик голосовых, видеозвонков и мгновенных сообщений в режиме реального времени.
• Размытие заднего фона.
• Обмен текстовыми сообщениями.
• Понятный интерфейс.
• Переадресация звонков на любой телефон, если нет возможности войти в Skype и ответить на вызов.
• Нет ограничений по длительности онлайн-встречи с двумя участниками.

🔴 Недостатки

• Сервис сильно нагружает процессор (от 16% ЦП): могут случаться зависания.
• Не лучший выбор для масштабных веб-конференций: не более 100 часов групповой видеосвязи в месяц.

Google Hangouts

Бесплатное приложение от компании Google для видеовстреч и обмена сообщениями.

🟢 Преимущества

• Нет лимита на время разговора.
• Удобный обмен файлами. Это может пригодиться, если нужно, например, обсудить дизайн логотипа.
• Синхронизация с другими устройствами. Содержимое чатов на компьютере соответствует данным в мобильной версии — можно переключаться между ними в любой момент.
• Бесплатный сервис.

🔴 Недостатки

• В конференции могут одновременно присутствовать не более 10 человек.
• Небогатая функциональность.
• Не подходит для обучающих вебинаров: нельзя показывать презентацию, допустимо небольшое число участников.

Выбираем веб-камеру

Во многих ноутбуках есть встроенная камера. Но если ноутбук не очень новый или недорогой, качество изображения и быстродействие могут страдать.

Эту проблему решит отдельная веб-камера — и необязательно она должна быть дорогой.

При выборе модели рекомендуем учитывать такие критерии:

• Разрешение: от 640×480 пикселей — чем оно выше, тем чётче картинка.
• Количество кадров в секунду: от 30 — при меньшем значении видео перестанет быть плавным.
• Наличие автофокуса — иначе при резких движениях — например, при поворотах, выходе из кадра — изображение будет нечётким.
• Системные требования: следует изучить инструкцию на предмет совместимости с разными версиями Windows, MacOS или Linux.
• Принцип крепления: прищепка, ножка или подставка-трансформер с двумя способами фиксации.

Варианты веб-камер с точки зрения соотношения между ценой и качеством

Defender G-lens 2597 HD720p

Автоматически определяет оптимальное значение экспозиции и держит картинку в фокусе. Снимает видео высокого качества даже при недостаточном освещении за счёт подстройки светочувствительности.

Камеру можно установить как на столе, так и закрепить на мониторе. Предусмотрен встроенный микрофон с неплохим качеством звука, но могут прорываться посторонние шумы.

Потребуется загрузка драйверов, которые можно скачать на сайте производителя.

Средняя стоимость — 1 690 рублей.

AverMedia CAM 313 ‒ PW313

Изображение передаётся в Full HD 1080, что позволяет записывать чёткие видео. Два встроенных микрофона обеспечивают высокое качество записи. Камера поворачивается на 360 градусов, что облегчает установку и запись под любым углом.

Не нужно устанавливать драйверы или ПО — при подключении через USB моментально определяется компьютером. Однако при установке фирменного ПО откроются возможности улучшения портрета и другие подобные фильтры.

Средняя стоимость — 4 160 рублей.

Подбираем микрофон

При выборе микрофона стоит ориентироваться на качество звука: частотный диапазон от 80 Гц до 10 кГц, чувствительность от -70 Дб и выше, — и способ подключения: USB или Bluetooth.

USB-микрофоны подойдут для совещаний за столом.

Если же нужно параллельно рисовать графики на доске в метре от камеры, лучше взять беспроводное устройство: длины кабеля может не хватить, да и риск запутаться не стоит отметать. Также для общения на расстоянии можно воспользоваться наушниками или гарнитурой.

Варианты микрофонов с точки зрения соотношения между ценой и качеством

Ritmix RDM-125

Настольный микрофон, который работает на широком диапазоне частот и обладает высокой чувствительностью.

Звук передаётся без помех, кабель 1,8 м и устойчивая подставка.

Средняя стоимость — 910 рублей.

Trust Mico USB (23790)

Компактная модель, обеспечивающая высокое качество записи.

Чувствительный конденсатор воспринимает и улавливает звуки с высокой точностью. Можно отрегулировать угол наклона.

Средняя стоимость — 1 575 рублей.