Создание презентаций: почему этот навык нужен всем и как им овладеть

В материале

Почему презентации работают

У диджитал-специалистов часто возникает необходимость отчитаться об итогах квартала, защитить стратегию, отправить коммерческое предложение или рассказать о новом продукте. От результата может зависеть, заработает ли сотрудник премию, заключит ли выгодный контракт, получит ли компания лиды и так далее. По сути, эти задачи сводятся к тому, чтобы ясно и убедительно донести информацию. И презентация — наиболее подходящая для этого форма подачи. В первую очередь благодаря визуализации.

Люди, как правило, охотнее потребляют и легче усваивают информацию, когда она представлена ​​​​визуально. Об этом свидетельствует повсеместное использование инфографики и средств визуализации в учебном процессе.

Разберём преимущества визуализации на примере крупного эксперимента, который провели исследователь в области маркетинга и инноваций Джон Пулестон и Graphic Digital Agency. Они опросили 10 тысяч респондентов из пяти стран, чтобы проверить, как люди воспринимают визуальную информацию. В результате пришли к выводу, что визуализация помогает сделать подачу информации более эффективной ↓

• Люди быстрее воспринимают визуальную информацию, чем текст.

Эксперимент показал, что мозг обрабатывает изображения как минимум в два раза быстрее, чем слова, которыми они описаны.

Испытуемые узнавали логотип Apple менее, чем за 3 миллисекунды, тогда как для когнитивной обработки слова Apple им требовалось около 20 миллисекунд. Можно предположить, что мозг эффективнее извлекает смысл из визуализированной информации, чем из текстовой.

• Визуальные элементы вызывают интерес и удерживают внимание, помогают легче запоминать и усваивать информацию.

частники эксперимента на 40% чаще вспоминали факты, которые были даны вместе с любопытными изображениями, чем те же самые факты, представленные без них. В примере ниже с этой задачей отлично справляется визуализация аналогии.

• Иллюстрации изображают то, что нельзя или сложно выразить словами: метафору, схему, шутку. Они наполняют текст и речь дополнительными смыслами и помогают ещё лучше усваивать информацию.

В ходе эксперимента проверили известную маркетинговую стратегию: зашифровывали с помощью иллюстрации факт, который нужно запомнить. Подтвердили, что информацию, которую испытуемые разгадывали в визуальных метафорах и головоломках, они запоминали почти на 50% лучше, чем просто текст.

Кроме эффективного воздействия на аудиторию, у визуализации есть ещё одно преимущество — она помогает легче запоминать и воспроизводить текст и выступающему, а поэтому — говорить увереннее. Это располагает слушателей.

Например, список продуктов проще запомнить и воспроизвести по картинке, чем по тексту. Феномен называется эффект превосходства образа ↓

Для каких задач используют презентации

Убеждать

Благодаря визуализации и возможности управлять вниманием аудитории, презентация эффективна как инструмент убеждения.

Представим ситуацию: руководитель компании просит двух менеджеров подготовить к следующему совещанию идеи по развитию проекта. Один подкрепил своё выступление слайдами, другой — ограничился устным докладом. Скорее всего, выступление первого менеджера больше впечатлит и убедит руководителя. Ведь презентация поможет донести информацию проще и подчеркнуть логику, а ещё покажет, что специалист подошёл к задаче основательно.

Обучать

С помощью презентаций проще объяснять сложное — формат слайдов хорошо подходит для инструкций. В диджитал их часто используют, чтобы обучать новичков.

Ещё в форме презентаций пользователей могут знакомить с функциональностью продукта и проводить онбординг.

Делиться опытом

В презентации рассказывают коллегам об успешно завершённом проекте, делятся нововведениями в работе. Подача и визуализация помогают удержать внимание и заинтересовать кейсом. Слайды слушатели сохраняют и при необходимости обращаются к ним, чтобы применить полезный опыт в своих командах.

Продавать

Ещё кейс, оформленный в виде презентации, отправляют потенциальному клиенту. Результаты проекта получится выгоднее подчеркнуть, когда данные представлены графически. А продуманная структура и история как базовые компоненты презентации усиливают впечатление. Не случайно навыки визуализации данных и сторителлинга становятся всё востребованнее в цифровой сфере:

Выступать публично

Презентация помогает спикеру на конференции или менеджеру на переговорах взаимодействовать с аудиторией. Визуальные образы оживляют выступление, вызывают отклик и побуждают слушателей участвовать.

Продвигать бренд и сайт

Презентации загружают на сайт компании или агрегаторы вроде Slideshare и Speaker Deck. Поисковые системы индексируют их: сайт получает трафик, а компания — потенциальных клиентов.

Кому нужен навык презентации

Команда hh.ru выяснила, что владение PowerPoint, программой для создания презентаций — одно из самых популярных требований к молодым специалистам во всех сферах.

Если говорить о диджитале, то, согласно анализу znatrend, чаще всего навыки подготовки и проведения презентаций работодатели хотят видеть у таких специалистов ↓

Менеджеры:

• менеджер по маркетингу;
• продакт-менеджер;
• проджект-менеджер;
• бренд-менеджер;
• менеджер по развитию бизнеса;
• менеджер по продажам;
• пресейл-менеджер;
• менеджер по качеству и другие.

Аналитики:

• BI-аналитик;
• дата-аналитик;
• аналитик мобильных приложений;
• HR-аналитик и другие.

Специалисты в других областях:

• Интернет-маркетолог;
• UX-исследователь;
• СХ-исследователь;
• специалист SAP;
• BIM-менеджер и другие.

Навык создания презентаций в PowerPoint занимает третье место в топе скиллов специалистов по цифровой трансформации: руководителей проектов, IT-специалистов, аналитиков и других:

Как сделать презентацию эффективной

Чтобы сделать презентацию, необязательно уметь рисовать или владеть фотошопом — слайды несложно собрать с помощью PowerPoint, Google Презентаций, Figma или одного из онлайн-редакторов.

Разобраться с технической стороной презентации обычно не составляет труда. Сложнее — сделать содержание эффективным. То есть таким, которое поможет спикеру достичь целей, а слушателям — получить ценную информацию и при этом не утомиться и не заскучать.

Вот что поможет сделать презентацию успешной ↓

Начать подготовку с анализа аудитории

Если спикер чётко понимает, перед кем ему предстоит выступать, повышается вероятность попасть в ожидания аудитории и сделать выступление актуальным и интересным.

Для этого отвечают на вопросы:

• Кто и зачем придёт на выступление?
• Какие у этих людей боли?
• В чём для них ценность выступления?

Определить цель презентации

Цель — то, ради чего презентация должна состояться. При этом выступление не может быть ради выступления. Если проджект рассказывает коллегам о том, как его команда удобно организовала совместную работу с заказчиком, цель его презентации — не рассказать о кейсе, а упростить взаимодействие с клиентами в компании.

После выступления слушатели могут попробовать новый алгоритм, о котором рассказал менеджер. И если они захотят это сделать — значит, презентация была эффективной.

Проверить контент на соответствие цели

Один из эффективных способов наполнить презентацию — использовать методы дизайн-мышления. Для этого сначала нужно нагенерировать идеи, не ограничивая себя никакими рамками. Кто-то использует интеллект-карты, кто-то крепит стикеры на доску — пригодится любой инструмент для визуализации.

Обычно идей получается много, но выбрать нужно те, которые помогут достичь цели презентации. Вдобавок это избавит от ненужной детализации и затянутого выступления.

Структурировать содержание

Чёткая структура помогает слушателям понять суть и запомнить информацию. Содержание презентации различается в зависимости от контекста, но чаще всего его можно разделить на следующие блоки:

Тщательно продумать и использовать приёмы вовлечения

Хорошая презентация — это нескучно и увлекательно. Сторителлинг, метафоры, сравнения и аналоги, примеры и кейсы, диалог с аудиторией — эти приёмы помогают не только сообщить полезное, но и заинтересовать и даже развлечь.

Важно не использовать приём ради приёма и всегда задаваться вопросом, какую задачу он решает.

Верстать слайды по модульной сетке

Модульная сетка позволит выстроить грамотную композицию: не перегрузить слайд, оставить достаточно воздуха и помочь аудитории быстро увидеть важное. А ещё использование одной сетки во всей презентации поможет объединить слайды по стилю, и зрителям будет проще ориентироваться.

Соблюдать умеренность в цветах и шрифтах

Главное в презентации — информация. Чтобы ничто от неё не отвлекало — на слайдах не должно быть цветового шума и изобилия шрифтов.

Дизайнеры рекомендуют использовать один-два цвета вместе с чёрным и его оттенками и современную гарнитуру без засечек: Arial, Helvetica, Futura, PT Sans и другие гротески. Достаточно взять три-четыре размера шрифта для иерархии.

Дополнить презентацию качественными фотографиями, иллюстрациями, иконками

Изображения хорошо дополняют текст. Они привносят новые смыслы и вызывают эмоции, добавляют контраст и меняют ритм выступления — это важно, чтобы аудитория не заскучала. Стоит брать живые, не постановочные фото и не иллюстрировать текст слишком прямолинейно. Иконки в пределах презентации предпочтительнее использовать одного стиля и размера.

В этих сервисах можно бесплатно скачать и легально использовать изображения для презентаций:

• Unsplash — фото в высоком разрешении;
• Adobe Stock — фото, иллюстрации;
• Mixkit — иллюстрации, иконки.

Визуализировать данные

Если нужно поделиться данными и статистикой, стоит визуализировать их с помощью цифр, диаграмм, графиков, таблиц и других элементов. Людям проще увидеть цифры, чем воспринимать их на слух.

При визуализации данных дизайнеры рекомендуют:

• убирать всё лишнее: сетки, оси, незначительные данные и подписи;
• округлять цифры;
• соблюдать единый стиль оформления;
• отказаться от 3D-графики.

---

Эти рекомендации одинаково работают для публичных выступлений и презентаций для чтения. Хотя у них есть различия:

• Презентация для чтения самодостаточна и понятна без комментариев. На слайде размещают столько информации, сколько нужно для понимания идеи.

• Презентация для выступления — дополнение к речи спикера. На слайде — минимум содержания.

Как подготовиться к выступлению

Помимо содержания и оформления презентации, на её успех влияет выступление. Важно к нему хорошо подготовиться.

Репетиции не рекомендуют проводить перед зеркалом — это будет отвлекать от контента и естественной подачи. Ещё не стоит заучивать текст и, наоборот, читать с листа: спикер выглядит уверенней, когда он свободен в формулировках. Начинать подготовку лучше с запоминания верхнеуровневой структуры.

Вот каким может быть план подготовки к презентации:

• Наговорить на диктофон тезисы каждого блока презентации. После этого послушать и проверить, насколько части между собой соразмерны, а переходы между ними — логичны.

• Записать аудио всей презентации целиком — послушать и при необходимости скорректировать содержание.

• Снять видео презентации — посмотреть и при необходимости поработать над подачей.

• Выступить перед кем-то из близких и спросить о его впечатлении.

• Отрепетировать в реальных условиях, если есть возможность.

Чтобы справиться с волнением накануне презентации, нужно сконцентрироваться на пользе и цели выступления. Перед началом полезно снять зажимы: размяться, подышать животом, зевнуть, умыться холодной водой.