Кто такой менеджер бизнес-процессов и как он превращает компанию в хорошо отлаженный механизм

Кто такой менеджер бизнес-процессов

Менеджер бизнес-процессов — специалист, который отвечает за описание, разработку и оптимизацию бизнес-процессов предприятия. Он помогает компании использовать ресурсы эффективно и не допускать их утечку.

На российском рынке профессия менеджера по бизнес-процессам появилась около десяти лет назад. Тогда специалиста можно было встретить лишь в штате крупных международных компаний, которые интенсивно развивались, анализировали и модернизировали свои бизнес-процессы.

Для остальных предприятий эта позиция долгое время была недоступна: позволить себе отдельного эксперта мог не каждый бизнес. Поэтому вопросами оптимизации обычно занимались руководители и начальники отделов, которые принимали решения на основании собственного опыта и предпринимательской интуиции.

В апреле 2018 года был утверждён профессиональный стандарт «Специалист по процессному управлению» — подробное описание его трудовых функций полностью соответствует компетенциям менеджера бизнес-процессов.

Мария Томозова

Бизнес-партнёр по стратегическому развитию компаний, член совета директоров «ESG-Декарбоника» и преподаватель Нетологии

Менеджер бизнес-процессов — относительно молодая специальность, которая возникла в России с появлением новых профессиональных стандартов. Однако история самой профессии — это долгая процедура наблюдения за бизнес-процессами и накопления опыта в различных отраслях экономики. Благодаря ей появилась необходимости описать и систематизировать знания в единой форме.

Перед тем как рассказать о рабочих задачах менеджера по оптимизации процессов, разберёмся, что собой представляют сами бизнес-процессы.

Что такое бизнес-процессы и какими они бывают

Бизнес-процесс — это любая логическая последовательность действий, которая регулярно повторяется и приводит к бизнес-результату.

Представим, что мы заказали шкаф в интернет-магазине. Наша цель — получить изделие, цель компании — доставить его вовремя. Вся работа интернет-магазина, которая помогает ему достичь конечной цели, — это и есть бизнес-процесс.

Вот так выглядит схема бизнес-процесса (БП) оформления заказа в интернет-магазине после обращения клиента ↓

Алгоритм процесса будет таким:

• Ищем клиента по базе. Если клиента там нет, регистрируем его, если есть — переходим к следующему этапу.
• Проверяем наличие товара.
• Если товара нет в наличии, уточняем — готов ли клиент ждать. Если да, переводим в ожидание, если нет — закрываем БП.
• Если товар в наличии, проводим презентацию товара и переходим к его продаже.
• Клиент готов заказать — оформляем заказ и передаём в службу доставки.
• Клиент готов подумать и просит связаться позже — переводим его на стадию взращивания: повторное взаимодействие и предложение выгодных условий покупки, до момента готовности к заказу.
• Если клиент отказывается, закрываем БП.

Бизнес-процессы имеют различную длительность — от минуты или недели до нескольких месяцев — и бывают простыми, например, сбор обратной связи от клиентов, и сложными: оформление сотрудника на рабочем месте и предоставление необходимых доступов. Кроме того, процессы могут быть автоматизированными и неавтоматизированными.

Выделяют три основных типа бизнес-процессов:

• управляющие — нацелены на управление деятельностью всей организации;
• ключевые — производят основной продукт, услугу и создают ценность компании для клиентов;
• поддерживающие — обеспечивают операционные и управляющие процессы всем необходимым для работы.

Основные бизнес-процессы обязательно должны быть подробно описаны — без этого они не могут существовать. Чем сложнее структура компании, тем важнее детальное изложение процессов. Только так можно избежать ошибок и утечки ресурсов.

Описанием этих мероприятий, а также их анализом и управлением занимается менеджер бизнес-процессов. Он не только следит за слаженностью работы, но и несёт ответственность за полученный результат. Если специалист грамотно описал, проанализировал и предложил улучшения бизнес-процесса, то результат будет отвечать намеченным целям, а деятельность предприятия, в свою очередь, станет более эффективной.

Почему эффективность бизнес-процессов так важна

В компаниях любого размера эффективность процессов — один из главных показателей, по которым можно судить об успешности бизнеса в целом. Даже если часть процессов не настроена, конкурентоспособность компании начинает снижаться, и бизнес несёт убытки. В итоге появляются такие проблемы как:

• лишнее расходование ресурсов;
• жалобы клиентов;
• снижение производительности и нарушение сроков;
• дублирование работы;
• слепые зоны;
• отсутствие заинтересованности у сотрудников;
• упущенные возможности в бизнесе.

Когда организация правильно отлаживает бизнес-процессы, она получает значительное преимущество, которое помогает ей опережать конкурентов, занимать лидирующие позиции в отрасли и получать больше прибыли.

Какие задачи решает менеджер по бизнес-процессам

Как мы уже писали, менеджер бизнес-процессов отвечает за описание, анализ и управление бизнес-процессами. Вот более подробный список его задач ↓

• Анализ текущих бизнес-процессов и поиск возможностей для повышения эффективности компании и прибыли в целом.
• Подготовка предложений по улучшению бизнес-процессов и, как следствие, создание нового алгоритма работы или внесение изменений в действующий порядок. Как итог — разработка регламентирующей документации и постановка технических заданий разработчикам.
• Доведение новшеств до сотрудников.
• Испытание улучшенного процесса на одном отделе или группе сотрудников.
• Составление отчёта с результатами проведённой работы для руководства, согласование дальнейших шагов.
• Обучение сотрудников, распределение задач внутри обновлённого процесса.
• Мониторинг выполнения задач согласно алгоритму и координация действий сотрудников.
• Презентация результатов оптимизации бизнес-процессов и дальнейшие рекомендации.

Мария Томозова

Бизнес-партнёр по стратегическому развитию компаний, член совета директоров «ESG-Декарбоника» и преподаватель Нетологии

Мы учим студентов выстраивать стратегию компании и выделять приоритетные на данный момент задачи для бизнеса и команды, ведь ресурсы всегда ограничены. Однако ответственность за внедрение изменений целесообразно возлагать непосредственно на владельцев процессов, так как это именно их задача — непрерывное улучшение своих бизнес-процессов. Поэтому очень важно, чтобы собственники и управленцы всё больше погружались в тему процессного управления, ведь успех внедрения изменений зависит от намерения первого лица идти до конца. Именно он должен быть заказчиком такого проекта.

Только в согласованной работе менеджера бизнес-процессов и владельцев самих процессов кроется успех.

Какие знания и навыки нужны менеджеру бизнес-процессов

Каждый бизнес уникален и требует особого подхода к работе, поэтому в профессии менеджера по оптимизации процессов остаётся место для креативности.

В целом объём и специфика компетенций специалиста различаются в зависимости от потребностей работодателя, размера компании и её сферы деятельности. При этом существуют универсальные механики, которыми должен обладать менеджер-бизнес процессов.

Рассмотрим требования к кандидатам на примере реальных вакансий.

Так, в Сбере ищут сотрудника широкого профиля, который, помимо работы с бизнес-процессами, имеет навыки методолога и может готовить учебные материалы:

Группа компаний «Ренна» сосредоточена на оптимизации внутренних процессов. Поэтому от менеджера ждут навыка удовлетворять потребности внутреннего клиента, то есть сотрудника, и умения взаимодействовать с топ-менеджментом:

Среди основных хард-скиллов менеджера по бизнес-процессам можно отметить:

• владение методиками аудита;
• знание методик анализа, моделирования, описания и оптимизации бизнес-процессов;
• компьютерную грамотность;
• владение инструментами моделирования: Miro, Visio, Aris, Business Studio, ELMA;
• опыт участия в проектах по улучшению бизнес-процессов;
• опыт разработки нормативных документов;
• умение управлять рисками и изменениями;
• навык работы с бюджетом и финансовыми показателями.

Помимо профессиональных навыков специалиста, ценятся следующие софт-скиллы:

• аналитические способности;
• системное мышление;
• склонность к исследовательскому типу деятельности;
• умение понятно излагать необходимую информацию, грамотно и корректно задавать вопросы;
• умение находить общий язык, договариваться, доносить смысл решений;
• инициативность;
• целеустремлённость;
• стрессоустойчивость;
• высокая работоспособность.

Мария Томозова

Бизнес-партнёр по стратегическому развитию компаний, член совета директоров «ESG-Декарбоника» и преподаватель Нетологии

Менеджер бизнес-процессов — человек, который видит, анализирует и предлагает. Ему нужно иметь проактивную позицию, живой ум, желание видеть возможности и предлагать реальные улучшения.

Где работает и сколько зарабатывает менеджер по бизнес-процессам

У каждой компании есть процессы, которые требуют анализа и управления, поэтому менеджер бизнес-процессов может работать практически везде. Обычно он находится в штате самого предприятия или оказывает услуги на фрилансе от имени консалтинговой компании.

Работа менеджера по бизнес-процессам востребована на рынке труда среди крупных компаний разных направлений. На сайте hh.ru можно найти предложения от Сбера, Почты России, BELUGA GROUP, Детского Мира и других известных брендов.

В будущем спрос на менеджеров по бизнес-процессам будет только расти. Это связано с большим количеством проектов по направлениям импортозамещения и цифровизации экономики.

В декабре 2021 года Сбер совместно с Высшей школой экономики провёл исследование и выпустил интерактивную версию «Атласа профессий будущего». В него вошло 50 перспективных профессий, в том числе дизайнер бизнес-моделей, который по своей роли близок к менеджеру по бизнес-процессам. В частности, в обеих профессиях можно найти схожие компетенции:

• знание методов и инструментов стратегического и конкурентного анализа;
• системное мышление, креативность, умение достигать результата;
• знание моделей генерации выручки и монетизации;
• межфункциональная коллаборация и тиминг;
• сторителлинг и презентационные навыки.

В среднем менеджер бизнес-процессов получает 72 тысячи рублей. Размер зарплаты обычно зависит от уровня квалификации соискателя, его стажа и возможностей работодателя.

На самом старте карьеры специалист может зарабатывать 40 тысяч рублей:

С опытом можно вырасти до высококлассного специалиста по бизнес-процессам. Потолок зарплаты здесь обозначить сложно, так как всё зависит от ценности конкретного сотрудника и масштаба компании.

Вот пример вакансии для специалиста с большим опытом работы:

Как стать менеджером бизнес-процессов

В российских вузах специальность «Менеджер бизнес-процессов» не встречается. Как правило, свой путь будущие специалисты начинают с базового обучения по направлению «Экономика», «Информатика» или «Менеджмент». После чего получают дополнительное образование на профильных курсах и семинарах, где собран передовой опыт управления процессами.

Вот так в системе «Трудоустройство» выглядит аналитика по необходимому образованию:

Мария Томозова

Бизнес-партнёр по стратегическому развитию компаний, член совета директоров «ESG-Декарбоника» и преподаватель Нетологии

Сложно сузить базовый уровень образования менеджера по бизнес-процессам до определённого направления. Скорее всего, это набор внутренних качеств, амбиций и аналитических способностей, которые позволяют сотруднику как бы приподняться и посмотреть сверху на процессы организации.

Это может быть специалист в любой отрасли. Сначала он набирается опыта как линейный сотрудник, со временем дорастает до позиции, когда может и хочет влиять на развитие и эффективность компании. На этом этапе специалист дополняет свои навыки специальными знаниями в процессном управлении. Такие менеджеры отличаются мощной осознанностью, и их компетенций уже хватает, чтобы смотреть системно на процессы в компании.

На курсе для менеджеров по бизнес-процессам в Нетологии за 5,5 месяца можно освоить профессию и получить документы государственного образца, подтверждающие переквалификацию. В программе обучения делается упор на практику — это позволяет быстро пополнить портфолио и устроиться на работу сразу после обучения.

На курсе учат:

• проводить стратегический анализ;
• разрабатывать стратегию компании;
• определять приоритетные для развития бизнес-процессы;
• проводить аудит;
• описывать и анализировать бизнес-процессы;
• оценивать риски;
• предлагать и внедрять улучшения;
• настраивать эффективную работу всех подразделений.

Moscow Business School предлагает обучение по направлению «Специалист по регламентации бизнес-процессов». Программа составлена на основе профессионального стандарта и предлагает на выбор срок обучения от четырёх месяцев до года.

Недостающие знания по профессии можно также получить на онлайн-курсах Сбера. Здесь предлагаются бесплатные варианты получения базовых знаний по настройке и ведению бизнеса.

Что почитать и посмотреть менеджеру бизнес-процессов

Книги:

• Свод знаний по управлению бизнес-процессами. BPM CBOK 3.0;
• Руководство по улучшению бизнес-процессов. Harvard Business School;
• «Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования», Бьёрн Андерсен;
• «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по реализации проектов», Джон Джестон, Йохан Нелис;
• «Учитесь видеть бизнес-процессы. Построение карт потоков создания ценности», Майк Ротер, Джон Шук;
• «Критическая цепь», Элияху Голдратт;
• «Дао Тойота», Джеффри Лайкер;
• «Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга», Генри Нив;
• «Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация», Джеймс Харрингтон;
• «Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами», Джамшид Гараедаги;
• «Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг», Майкл Джордж.

Медиа:

• Сообщество бизнес-аналитиков России;
• РБК;
• Электронный журнал «Бизнес-аналитик»;
• Блог академии Mindbox.

YouTube-каналы:

• Канал Максима Спиридонова;
• Канал Игоря Рыбакова;
• Канал Оскара Хартманна;
• FranchTV;
• Big Money.

Telegram-каналы:

• Делобанк — банк для бизнеса;
• Клуб анонимных аналитиков;
• Красивая аналитика;
• Бизнес-анализ & IT;
• Нормально делай, нормально будет.